Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Новосибирской области
«Новосибирский радиотехнический колледж»
УТВЕРЖДЕНО
приказом директора ГБПОУ НСО
«Новосибирский
радиотехнический
колледж»
В.В. Бородиным
от «11» мая 2016 г. № 55/1-П
Регистрационный номер 62
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве
государственного бюджетного профессионального
образовательного учреждения Новосибирской области
«Новосибирский радиотехнический колледж»
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архив является структурным подразделением Колледжа, осуществляет полномочия по приему архивных документов от структурных подразделений, обеспечивает их учет, сохранность, упорядочение и использование.
1.2. Колледж обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и приказом директора назначает работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
1.3. В своей деятельности архив Колледжа руководствуется государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003, принятым постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст; Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук М.2007 с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 16.02.2009 № 68; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и другими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству, а также настоящим положением.
1.4. Работа архива организуется в соответствии с утвержденным планом работы колледжа. Работник, ответственный за обеспечение сохранности документов, отчитывается в своей работе перед директором колледжа.
1.5. Организационно – методическое руководство деятельностью архива колледжа осуществляет объединённым ведомственным архивом профессиональных образовательных учреждений Новосибирской области.
1.6. Контроль над деятельностью архива осуществляет директор колледжа или лицо его временно замещающее.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Архив хранит:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Колледжа.
2.2. Документы временного (свыше 3 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности.
Дела временного хранения со сроками хранения до 3 лет передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях колледжа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту.
2.3. Документы по личному составу работников и студентов Колледжа.
3. ЗАДАЧИ АРХИВА
Основными задачами архива являются:
3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности, упорядочение и создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.3. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве
колледжа.
3.4. Подготовка и своевременная передача документов из архива на постоянное хранение в объединенный ведомственный архив профессиональных образовательных учреждений Новосибирской области с соблюдением требований, установленных нормативными документами по архивному делу.
4. ФУНКЦИИ АРХИВА
В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1. Принимает дела не позднее чем через 1 год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы по основным направлениям деятельности колледжа, упорядоченные в соответствии с нормативными требованиями по архивному делу.
4.2. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
4.3. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
4.4. Организует использование документов:
- информирует руководство и работников колледжа о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
4.6. Участвует в разработке инструкции по делопроизводству в колледже.
4.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Колледжа.
4.9. Организует и оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел колледжа, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче на постоянное хранение.
4.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в объединенный ведомственный архив профессиональных образовательных учреждений Новосибирской области.
5. ПРАВА АРХИВА
5.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив, в лице специалиста, уполномоченного приказом директора Колледжа, имеет право:
5.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
5.1.2. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
5.1.3. запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива;
5.1.4. участвовать в мероприятиях, проводимых объединенным ведомственным архивом профессиональных образовательных учреждений Новосибирской области по вопросам архивного дела и делопроизводства.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
6.1. Возглавляет архив колледжа архивариус, назначенный на должность приказом директора.
6.2. Архивариус организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
6.3. Обязанности и ответственность архивариуса определяется его должностными обязанностями.
6.4. Прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования при смене лица, ответственного за обеспечение деятельности архива колледжа, прием – передача документов и учетно-справочного аппарата к ним при реорганизации техникума осуществляется в соответствии с требованиями Правил, регламентирующих деятельность архива организации.
|
