Инструкция по проведению конференций К. Н. Гаврилова, С. В. Головин Для проведения конференции потребуются

Инструкция по проведению конференций

1. 
   Название
   
2. 
   Сроки проведения, начала и окончания регистрации и приема тезисов
   
3. 
   Программный комитет
   
4. 
   Локальный оргкомитет
   
5. 
   Деятельный председатель оргкомитета и аккуратный секретарь оргкомитета, готовый к однообразной работе в течении года
   

Техническая работа по датам

1. 
   В год перед проведением конференции подается письмо (см. приложения «Обоснование», «Предложения», «Сопроводительное письмо») в Президиум СО РАН с информацией о сроках конференции, указывается, что заседания будут проходить в ДУ и что участники будут размещаться в ЗД. В письме содержится просьба внести конференцию в план мероприятий СО РАН на соответствующий год.
   
2. 
   Обычно летом в год перед конференцией подается предложение по проведению конференций ученому секретарю института, который формирует общий список и подает его в Президиум (но это не отменяет пункта 1).
   
3. 
   Заводится сайт конференции. Проще всего это сделать при помощи системы «Конференция» http://www.sbras.ru/ws. Для наполнения сайта используется «Первое информационное сообщение» (сайт нашей последней конференции http://www.sbras.ru/ws/lvo09.
   
4. 
   У членов предполагаемого Программного комитета запрашивается согласие на включение в список Программного комитета (см. приложение «Письмо программному комитету»).
   
5. 
   Подготавливается «Первое информационное сообщение» (для международных конференций на русском и английском языках) (см. приложение «Первое информационное сообщение») и организуется его рассылка потенциальным участникам конференции. В сообщении указываются программный комитет, основные научные направления конференции, требования к тезисам, важнейшие даты (сроки регистрации, подачи тезисов, оплаты оргвзноса), а также размер оргвзноса на конференции.
   
6. 
   Наиболее уважаемым участникам (обычно, членам РАН) рассылаются бумажные варианты (см. приложение «Бумажное письмо») приглашений за подписью председателя Программного комитета (прилагается «Первое информационное сообщение»).
   
7. 
   Иностранным участникам конференции сообщается информация о правилах получения российской визы.
   
8. 
   В течении приема заявок рекомендуется создавать файл с данными участников (см. приложение «Список участников конференции»), который в будущем пригодится для составления статистики конференции, для различных справок и т.д., а также файл с названиями докладов (см. приложение «Список докладов»), который будет нужен при составлении заявки РФФИ.
   

9. 
   Подготавливается заявка в РФФИ (бумажный вариант должен поступить в РФФИ не позднее, чем за 4 месяца до начала мероприятия) (см. приложение «заявка в РФФИ»). Сама заявка заполняется на сайте РФФИ стандартным образом с использованием данных из первого информационного сообщения и обоснования проведения конференции.
   
10. 
    Подводятся предварительные итоги успешности оповещения потенциальных участников конференции, в случае необходимости делается повторная рассылка.
    
11. 
    Уточняются сроки проведения конференции.
    
12. 
    С иностранных участников собирается информация, необходимая для оформления визовых документов (уточнять в Президиуме, потому что каждый раз что-то меняется). Соответствующие запросы направляются в ОВИР. Оформление разрешения на въезд с российской стороны занимает 1 месяц, рассмотрение запроса на визу в российском посольстве также может занять до 1 месяца.
    

13. 
    Заканчивается регистрация и прием тезисов потенциальных участников. В случае необходимости, прием продлевается еще на 2 недели.
    
14. 
    В соответствии с количеством поступивших заявок определяется формат проведения конференции, количество заседаний, параллельных секций, стендовых докладов и соответственно какие залы и в какие дни нужны. При этом необходимо учитывать, что Малый зал ДУ вмещает 200 человек, Музыкальный салон ДУ — 50 человек, конференц-зал ИГиЛ СО РАН — 50 человек.
    
15. 
    Поступившие тезисы сортируются и предоставляются в Программный комитет для отбора поступивших заявок, распределения докладов по типу (пленарный, устный, стендовый) и продолжительности.
    
16. 
    Участникам конференции делается рассылка о том, какой тип доклада им предоставлен (см. приложение «Письмо согласие-отказа»), сразу можно просить участников предоставить информацию, когда кому удобно выступать, чтобы с учетом этого составлять программу.
    
17. 
    По запросу участникам конференции, тезисы которых были приняты, делаются и посылаются приглашения (см. приложение «приглашение участнику конференции»).
    
18. 
    Отобранные программным комитетом тезисы передаются для редактирования и подготовки к изданию.
    

19. 
    В ДУ направляется письмо (см. приложение «Письмо в ДУ»), содержащее полную информацию о предстоящем мероприятии (количество дней, место и сроки проведения заседаний, требуемое оборудование). Выясняется стоимость данных услуг.
    
20. 
    В ресторан ДУ направляется письмо (см. приложение «Письмо в ресторан ДУ») с просьбой провести кофе-брейки, а также фуршет и банкет конференции в указанные сроки и выясняется примерная стоимость данных мероприятий в расчете на 1 человека.
    
21. 
    В ЗД направляется письмо (см. приложение «Письмо в ЗД»), в котором указывается сколько и каких номеров нужно для размещения участников конференции (по опыту 2009 года надо не ошибиться с количеством номеров, так как за простой всех заказанных и не занятых номеров ЗД выставляет счет (сутки за простой +0.25 суток за бронь), поэтому или надо брать вперед плату за сутки или, по крайней мере, всех кто не подтвердил свой приезд, за сутки вычеркивать из списка на бронирование, или быть готовыми оплатить простой гостиницы из средств конференции).
    
22. 
    Подготавливается запрос котировок для аренды помещений в ДУ. Для этого необходимо
    
    1. 
       Выяснить примерную общую (аренда+ресторан) стоимость мероприятия. Максимальная сумма госконтракта, заключаемая через запрос котировок не должна превосходить 500 тыс. руб. Помимо этого, можно заключить договор на сумму до 100 тыс. руб. без проведения запроса котировок (обычно используется для окончательного расчета с ДУ) и заплатить в ресторан наличными из средств, полученных с участников конференции.
       
    2. 
       Составить запрос котировок (см. приложение «Запрос котировок») с общей суммой контракта, не превосходящей реально прогнозируемую. Важно: общая сумма госконтракта не меняется, поэтому если денег по заключенному контракту на деле не хватит, либо будет слишком много, платить нужно будет столько, сколько указано в госконтракте.
       
23. 
    Уточняется в бухгалтерии способ принятия оргвзноса. Возможны способы: 1) оформление договора (см. приложение «Договор на оплату оргвзноса»), выставление счета на оплату оргвзноса, перечисление по безналичному расчету, после конференции оформление счет-фактуры и акта сдачи-приемки работ; 2) оплата на место налом (обычно на 10-15% больше), также оформление договора, счет-фактуры, акта сдачи-приемки. С участников конференции из института обычно оргвзнос берется по 226 ст. Руководители грантов предоставляют в оргкомитет служебные записки, в которых указывают из какого источника и за кого перечисляется оргвзнос (см. приложение «Служебная записка»), далее составляется список этих грантов и подается главному бухгалтеру, который использует средства для оплаты ДУ и прочего (см. приложение «Список главному бухгалтеру»).
    

24. 
    На основе присланных заявок, кто когда может-не может выступать составляется предварительная программа конференции и рассылается участникам (см. приложение «Программа конференции»). После этого неделю можно принимать дополнительные заявки и вносить коррективы. На первый день желательно ставить или местных, или иногородних, тех кто точно приедет, чтобы в первый день не было сдвигов. Добиться сразу окончательной программы невозможно, поэтому в ходе конференции будет составляться программа на каждый день. Также составляется «схема» конференции, содержащая информацию в какой день сколько секций, время заседаний, место заседаний и прочее (см. приложение «Схема конференции»). Делается оригинал-макет программы и отдается в полиграфический отдел для печати (тонкости надо уточнять у них самих). Также в это время печатаются тезисы докладов.
    
25. 
    Посылается второе информационное сообщение, которое содержит информацию о дне заезда, инструкцию как добраться до Академгородка, о размещении участников конференции и прочем (см. приложение «Второе информационное письмо»), составляется таблица приездов-отъездов VIP-ов, а также отслеживаются массовые прилеты участников конференции (см. приложение «Таблица отъездов-приездов»), а также таблица с пожеланиями о номерах для проживания (см. приложение «Номера в ЗД»), последний список постоянно обновляется и пополняется, чтобы за два дня до заезда сдать окончательный список в отдел бронирования, может составляться сводная таблица оплаты оргвзносов, приездов-отъездов, пожеланий на номера и даты выступления (см. приложение «Сводная таблица номера-оргвзносы»). Желающие жить в двухместных номерах сразу разбиваются на пары, потому что в ЗД надо подавать список уже готовый.
    
26. 
    Если планируются экскурсии или другая развлекательная программа договариваются о дне и времени, стоимости, готовятся объявления (см. приложение «Экскурсии»).
    
27. 
    Если планируется общее фотографирование в первый день конференции находится фотограф.
    
28. 
    На основе сообщений приезда-отказа, заплаченных оргвзносов и числа участников от института подсчитывается количество комплектов участников конференции и заказывается в канцелярских магазинах. В комплект участника обычно входят папка, ручка, блокнот и бейдж, также если планируется стендовая сессия надо купить ножницы, скотч и кнопки.
    
29. 
    В ДУ заказывается «аншлаг» (вывеска с названием конференции, которую вешают возле входа). Для этого подается название конференции.
    

30. 
    Заготавливаются бейджи обычно по группам «Программный комитет» (на цветной бумаге), «Рабочая группа» (на цветной бумаге) и «Участники конференции» (на обычной бумаге) (см. приложение «Бейджи»).
    
31. 
    Подготавливаются пригласительные билеты на фуршет и банкет (см. приложение «Фуршет»).
    
32. 
    Составить список на регистрацию, который включает в себя отметки о заранее оплаченном оргвзносе, банкете и прочем (см. приложение «Список на регистрацию»).
    
33. 
    Сформировать комплекты участников, которые обычно включают в себя папку, ручку, блокнот, тезисы, программу, другой раздаточный материал. Бейджи заранее лучше не «начинять», так как их обычно бывает меньше, чем заготовленных бумажных вкладышей. Карточка с именем будет вкладываться на регистрации.
    
34. 
    На основе «Списка участников конференции» сделать «Список председателям» (см. приложение «Список председателям») (бывает не все всех знают по имени отчеству и просят такой список для объявления докладчика).
    
35. 
    Если планируется стендовая сессия, то готовятся номерки для стендов (см. приложение «Номерки»).
    
36. 
    Если конференция будет проходить в ДУ и заседания будут идти в том числе в «Музыкальном салоне», то печатаются указатели с названием «Музыкальный салон» и стрелочкой в нужную сторону.
    
37. 
    Для встречи участников в аэропорту надо договариваться с транспортом (начальником гаража), обговаривать оплату, и с учетом дня недели-времени прилета за сколько надо выезжать. Также необходимо найти встречающих, так как водители участников конференции встречать отказываются. Для встречающих желательно заготовить табличку с названием конференции, так как они обычно не знают всех участников в лицо, а самих участников предупредить, что их будут встречать с такой табличкой, чтобы они не разбежались.
    
38. 
    Составить меню банкета, фуршета, а также кофе-брейков. Учитывать, что самый большой кофе-брейк надо заказать на открытие конференции, а дальше количество уменьшать. Попытаться договориться, что спиртное возьмете в Ресторане ДУ по минимуму и привезете свое. Также что будет своя минералка (это существенно сэкономит бюджет). Если договоренность достигнута, то надо посчитать необходимое количество алкоголя и минералки и закупить.
    
39. 
    Найти людей для регистрации участников конференции, сопровождающих на экскурсии, а также «сидящих на аппаратуре» во время заседаний.
    

40. 
    Сдать окончательный список по номерам в отдел бронирования гостиницы «Золотая Долина»
    
41. 
    Разбить «Список на регистрацию» на несколько частей в зависимости от числа регистрирующих, ознакомить их с инструкцией по регистрации (см. «Инструкция для регистрирующих»).
    
42. 
    Даже тем участникам, которые будут платить оргвзнос налом на месте, надо будет сделать счет-фактуру. Поскольку, сколько не требуй, чтобы участники привозили реквизиты организаций, они не привезут, то желательно заранее использую открытые ресурсы и сайт РФФИ заготовить файл, содержащий название организации, адреса, ИНН и КПП (см. приложение «Список институтов»).
    
43. 
    Если конференция будет проходить в ДУ, то надо подготовить необходимое на вывоз, договориться кто куда и что повезет, а также сделать разрешения на вынос оборудования из института. Для работы в комнате оргкомитета в ДУ необходимы ноутбук, принтер, чайник, также бумага, ручки, скрепки, степлеры, ножницы.
    

44. 
    Часть коробок с папками и обычно пара регистрирующих завозятся в ЗД, желательно чтобы во время регистрации там присутствовали или ученый секретарь, или зампредседателя оргкомитета для решения возникающих вопросов. Производится регистрация участников в холле гостиницы.
    

45. 
    В первый день после открытия конференции проводится общее фотографирование.
    
46. 
    Все собранные документы обрабатываются, регистрируются вновь прибывшие. Составляются новые договора и акты.
    
47. 
    По утрам надо напоминать председателям секций, что они председатели, выдавая программу и список имен докладчиков.
    
48. 
    Каждый день верстается программа на завтра, чтобы не было «окон».
    
49. 
    В предпоследний день составляется статистика конференции, которая будет оглашена на закрытии конференции (см. приложение «Статистика конференции»).
    
50. 
    Участники конференции из-за рубежа могут попросить сертификат участника конференции (см. приложение «Certificate of Attendance») и (или) сертификат о сдаче оргвзноса (см. приложение «Fee»).
    
51. 
    Перед стендовыми сессиями развесить номерки на стендах.
    

52. 
    В двухмесячный срок надо составить отчет в РФФИ (см. приложение «Отчет в РФФИ»).