Инструкция по делопроизводству адвокатских образований Адвокатской Палаты Костромской области
|
Скачать 168.74 Kb.
|
|
Утверждено Решением Совета АПКО 24.02.2005 г., протокол № 3 (с изменениями, принятыми на заседании Совета 21.06.2007, протокол № 9, 19.07.2007, протокол № 10) Инструкция по делопроизводству адвокатских образований Адвокатской Палаты Костромской области Общие положения Правильная постановка делопроизводства является одним из условий надлежащей организации адвокатского образования (коллегии, бюро, кабинета, филиала, юридической консультации), способствует повышению качества и культуры правового обслуживания населения, доверителей. Ведение делопроизводства в адвокатских образованиях осуществляется заведующими канцелярией, секретарем, кассиром. В адвокатских образованиях, не имеющих штатных работников по делопроизводству, данный вид работы осуществляется руководителем адвокатского образования или может быть возложен на одного из адвокатов. Руководитель адвокатского образования является ответственным за надлежащую постановку делопроизводства в адвокатском образовании, своевременное исполнение документов и за надлежащую подготовку документов к хранению и использованию. При смене руководителя адвокатского образования на все делопроизводство составляется акт передачи и приемки делопроизводства. Указания архивных органов о постановке делопроизводства являются для адвокатских образований обязательным. При подготовке служебных документов проставляется исходящий номер, заносится в журнал, производится датирование, проставляется отметка об их прохождении и исполнении. В документах организационно-распорядительного характера указывается наименование учреждения, автора (как правило, воспроизводится на бланке), наименование вида документа и его заголовок. Наименование вида документа (распоряжение, справка, отчет и т.д.) должно быть указано на каждом документе за исключением письма. Заголовок документа нумеруется составителем. Он должен быть предельно кратким и точно отражать его содержание. Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах. При написании адреса на документах необходимо соблюдать следующие привила: - документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу, почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяц прописью или тремя парами арабских цифр (24 февраля 2005 г. – 24.02.2005 г.); - в документе, составленном не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа; - текст документа должен быть точным, логичным, грамматически и юридически правильным и без исправлений; - текст документа можно подразделить на разделы и пункты (подразделы), которые нумеруются арабскими цифрами по порядку. Документы адвокатского образования, в том числе копии исходящих писем, которые остаются в адвокатских образованиях, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входит: обозначение должностного лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например: «Заведующий Городским филиалом», подпись «П.П.Петров». Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание отвечают несколько лиц (акты, протоколы, финансовые документы). Протоколы производственных совещаний, а также протоколы и решения других коллегиальных органов подписываются руководителем и секретарем. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то в приложении следует указать количество листов и число экземпляров. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса. Регистрации подлежат все документы, как входящие, так и исходящие. Не регистрируются лишь письма, поступившие в адрес общественных организаций, личная переписка, сообщения о совещаниях, поздравительные открытки, пригласительные билеты и т.п., которые непосредственно с деятельностью адвокатского образования не связаны. При приеме поступающей в адвокатские образования корреспонденции, прежде всего, отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, которая подлежит немедленной пересылке по назначению. Все конверты личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправления и получения корреспонденции. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, об этом составляется акт, копия которого направляется отправителю. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный номер и дата поступления документа. Личные документы передаются по назначению. Документы, подлежащие регистрации, учитываются в журнале входящей корреспонденции. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция в журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело, предусмотренное номенклатурой дел. Руководитель адвокатского образования несет личную ответственность за своевременное и правильное разрешение предложений, жалоб и заявлений, извещений, за срок и контроль исполнения поручения, писем и т.д. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан ответ корреспонденту. На исполненном документе проставлены отметки об исполнении и направлении его в дело. Отметка об исполнении (в дело, «номер дела») помещается на нижнем поле первого листа документа или, за неимением листа, на обороте первого листа документа. Исходные документы регистрируются в журналах исходящей корреспонденции. На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номер дела, в котором будет храниться копия исходящего документа. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается под расписку в разносной книге. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет руководитель адвокатского образования или его заместитель. На контроль обязательно берутся документы, поступающие из Министерства юстиции, Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации, все постановления президиумов коллегий, решения Совета палаты, а также документы, где указывается срок исполнения или в отношении которых имеется резолюция или распоряжение о контроле. Документы подлежат исполнению в срок, указанный в самом документе; уведомление, извещение в резолюции либо специальных правилах. Документы, срок исполнения которых не определен, подлежат исполнению в десятидневный срок. Контроль за исполнением документов может вестись с помощью контрольного журнала. По исполнении документ снимается с контроля, делается отметка, как в самом документе, так и в контрольном журнале. В целях правильного оформления дел, из быстрого поиска в адвокатском образовании составляется номенклатура дел, составленная на основе решений президиумов, палаты. Номенклатура дел печатается на общем бланке в 4 экземплярах и утверждается руководителем адвокатского образования, вводится с января соответствующего года. Из документов постоянного хранения формируются дела отдельно от документов временного хранения. Дела и книги ведутся в течение года, за исключением тех дел и книг, продолжение которых обусловлено характером делопроизводства. Годовые планы и отчеты должны помещаться в деле того года, в котором они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков и проектов документов. Изъятие и выборка каких-либо документов из дел не разрешается. Отобранные для постоянного хранения дела систематизируются и заносятся в опись с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов на хранение проводится отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов на уничтожение оформляется актом. Дела хранятся в определенном руководителем адвокатского образования месте, в запертых шкафах. Примерная номенклатура дел Примерная номенклатура дел утверждена президентом Адвокатской Палаты Костромской области 18.03.2004 г. и продолжает действовать до замены новой. Формы журналов Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Графа 1. Дата регистрации исходящего документа должна совпадать с датой подписания (утверждения). Поскольку решение управленческих задач требует быстрого движения информации (документов), желательно, чтобы дата регистрации документа совпадала с датой его отправки. Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Графа 2. Достаточно указать только наименование организации. Графа 3. В графу 3 переносится заголовок отправленного документа. Сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). Графа 4. В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа. Если есть ответ корреспондента, делается соответствующая отметка. Отметка об ответе корреспондента должна включать ссылку на входящий регистрационный номер и дату поступления ответа. Записи графы 4 датируются. Журнал входящей корреспонденции
Графа 1. Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют сведениям отметки о поступлении документа Графа 2. Сведения в графу 2 переносятся из полученного документа – наименование организации, отправившей документ, дата и регистрационный номер. Графа 3. В графу 3 переносится заголовок поступившего документа. Сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). Графа 4. В графу 4 вносится результат распределения, т.е. решения о том, кому этот документ необходимо отдать для работы. Графа 5. В графе 5 последовательно отражается информация о действиях, как оформленных документально, так и бездокументальных, которые исполнитель предпринимал для решения вопроса, и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Журнал учета консультационной работы
С 01.07.2007 г. «Журнал записи требований судов и следственных органов по защите обвиняемых» в соответствии с решением принятым на заседании Совета АПКО от 21.06.2007 г. (протокол № 9) именуется: «Журнал учета требований судебно-следственных органов по назначению в порядке ст.51 УПК РФ и требований судов о назначении адвоката в порядке ст.50 ГПК РФ»
Журнал учета платных поручений
Сроки хранения документов Сроки хранения документов определены Примерной номенклатурой дел адвокатских образований АПКО на 2004 г., а также в соответствии с основами делопроизводства, а также: 1. Отчеты, доклады, обзоры о состоянии работы – постоянно. 2. Договоры по оказанию юридической помощи – 3 года. 3. Производства адвокатов по судебным делам (досье) – 3 года с момента окончания поручения. 4. Документы клиентов по судебным делам – не востребованные, не менее 5 лет. 5. Корешки квитанционных книжек – 5 лет. 6. Корешки ордерных книжек – 5 лет. 7. Журнал учета платных поручений – 5 лет. 8. Журнал учета поручений принятых адвокатами в соответствии с Законом Костромской области от 28 мая 2007 г № 149-4-ЗКО «Об оказании юридической помощи гражданам Российской Федерации бесплатно на территории Костромской области» - 5 лет. 9. «Журнал учета требований судебно-следственных органов по назначению в порядке ст.51 УПК РФ и требований судов о назначении адвоката в порядке ст.50 ГПК РФ» - 1 год. 10. Переписка с предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами по вопросам оказания юридической помощи – 2 года. 11. Статистические отчеты годовые – постоянно. 12. Кассовые книги – 3 года при условии завершения ревизии. 13. Книга регистрации приказов и распоряжений. 14. Финансовые отчеты, ведомости и переписка по различным удержаниям из зарплат – 3 года после окончания ревизии. Формы журналов Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Журнал входящей корреспонденции
Журнал учета консультационной работы
Журнал записи требований судов и следственных органов по защите обвиняемых
Журнал учета платных поручений
Журнал учета поручений принятых адвокатами в соответствии с Законом Костромской области от 28 мая 2007 г № 149-4-ЗКО «Об оказании юридической помощи гражданам Российской Федерации бесплатно на территории Костромской области»
ПРЕДЛОЖЕНИЯВ соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству:
|
Похожие:
 |
Президент Адвокатской палаты Иркутской области кандидат юридических наук При создании Адвокатских палат субъектов федерации законодатель не предусмотрел обязанность адвокатов и руководителей адвокатских... |
 |
Решение совета адвокатской палаты Краснодарского края «Об утверждении Инструкции о порядке выдачи ордеров адвокатам, хранения бланков ордеров и корешков использованных ордерских книжек... |
|
Решением Совета Адвокатской палаты Иркутской области 27 сентября 2012 года рекомендации Адвокатской палаты Иркутской области гражданам, предприятиям, учреждениям, организациям |
|
Методические рекомендации о порядке подачи заявления об оплате труда... Совета Адвокатской палаты Амурской области 27 ноября 2015 года (протокол №11), с изменениями и дополнениями, внесёнными решением... |
|
Инструкция о порядке определения размера гонорара при заключении... Настоящая инструкция разработана в целях упорядочения гонорарной практики и рекомендует порядок определения минимального размера... |
|
Инструкция по направлению запросов (заявок) в Координационный центр... Координационный центр Адвокатской палаты Амурской области на участие адвокатов в делах по назначению |
|
Инструкция для следователей и дознавателей по направлению заявок... Автоматизированный программный комплекс Адвокатской палаты Приморского края (далее – аппк) на участие адвокатов в качестве защитников... |
|
Утвержден решение Неисполнение либо ненадлежащее исполнение решений органов адвокатской палаты, принятых в пределах компетенции, влечет ответственность... |
|
Региональные правила Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации, Стандартом осуществления адвокатом защиты в уголовном судопроизводстве, разъяснениями... |
|
Инструкция по направлению заявок на участие адвокатов в уголовном... Автоматизированный программный комплекс Адвокатской палаты Приморского края (далее апк аппк) в случаях, когда адвокат впервые вступает... |
|
Рабочая программа по предмету нвп 10-11 класс Костромской области от 25 января 2010 года № ис-0-03пр, приказом директора департамента образования и науки Костромской области от... |
|
Совет Адвокатской палаты Заключения |
|
Администрация костромской области постановление В целях обеспечения учета аттракционной техники, используемой на территории Костромской области, обеспечения безопасности для жизни... |
|
Инструкция для следователей и дознавателей По направлению запросов (заявок) в координационный центр Адвокатской палаты Хабаровского края на участие адвокатов в уголовных делах... |
|
Губернатора костромской области О методических рекомендациях организациям, осуществляющим управление жилищным фондом на территории Костромской области |
|
Костромской области постановлени е ... |