Документ предоставлен КонсультантПлюс
ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 октября 2010 г. N 300-П
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Список изменяющих документов
(в ред. постановлений Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П,
от 30.11.2011 N 880-П, от 18.05.2012 N 382-П, от 27.08.2012 N 703-П,
от 18.12.2012 N 1044-П, от 26.03.2013 N 179-П, от 16.05.2013 N 325-П,
от 27.01.2014 N 38-П, от 20.03.2014 N 195-П, от 28.08.2014 N 658-П,
от 13.10.2014 N 808-П, от 27.02.2015 N 170-П, от 16.06.2015 N 524-П,
от 02.11.2015 N 1048-П, от 09.03.2016 N 168-П, от 25.08.2016 N 803-П,
от 01.09.2016 N 830-П)
В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа в условиях ввода в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).
2. Членам Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа и руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа обеспечить строгое соблюдение Инструкции.
3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа привести в соответствие с Инструкцией инструкции по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа в части работы с документами Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа.
4. Признать утратившими силу:
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 октября 2006 года N 476-А "Об инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 декабря 2006 года N 628-А "О внесении изменений в постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 октября 2006 г. N 476-А";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 февраля 2008 года N 67-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 ноября 2008 года N 628-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 января 2009 года N 16-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 года N 143-А "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 8 июня 2009 года N 292-А "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 июля 2009 года N 365-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 11 ноября 2009 года N 597-А "О внесении изменения в пункт 4.2.10 подраздела 4.2 Инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 года N 41-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 мая 2010 года N 267-А "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа";
пункт 2 постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 года N 49-А "О работе со служебной информацией ограниченного распространения".
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Соколову И.Б.
Губернатор
Ямало-Ненецкого автономного округа
Д.Н.КОБЫЛКИН
Утверждена
постановлением Правительства
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 14 октября 2010 г. N 300-П
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
Список изменяющих документов
(в ред. постановлений Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П,
от 30.11.2011 N 880-П, от 18.05.2012 N 382-П, от 27.08.2012 N 703-П,
от 18.12.2012 N 1044-П, от 26.03.2013 N 179-П, от 16.05.2013 N 325-П,
от 27.01.2014 N 38-П, от 20.03.2014 N 195-П, от 28.08.2014 N 658-П,
от 13.10.2014 N 808-П, от 27.02.2015 N 170-П, от 16.06.2015 N 524-П,
от 02.11.2015 N 1048-П, от 09.03.2016 N 168-П, от 25.08.2016 N 803-П,
от 01.09.2016 N 830-П)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция, автономный округ) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в процессе осуществления возложенных на них функций.
Основным инструментом и инфраструктурой межведомственного и внутреннего документационного взаимодействия Правительства автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа при осуществлении делопроизводства, организации документооборота на бумажных носителях и в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, является система электронного делопроизводства и документооборота исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - СЭДД).
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
На этих же принципах осуществляется документационное взаимодействие с органами государственной власти автономного округа, местного самоуправления в автономном округе, организациями и предприятиями, являющимися участниками региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа (далее - РМСЭД).
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 26.03.2013 N 179-П)
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа, Законами автономного округа от 25 мая 2010 года N 56-ЗАО "Об исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа" и N 57-ЗАО "О Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа", Регламентом Правительства автономного округа, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 8 июля 2010 года N 127-П "О Регламенте Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - Регламент Правительства автономного округа), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 2 декабря 2009 года N 76.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
1.3. Члены Правительства автономного округа и руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа обязаны обеспечить строгое соблюдение требований настоящей Инструкции.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными копиями документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием СЭДД.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяет Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утвержденная постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года N 49-А "О работе со служебной информацией ограниченного распространения".
Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или автономного округа для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых - в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
По отдельным видам документов, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утверждены правовыми актами автономного округа, положения настоящей Инструкции применяются в части, не урегулированной такими правовыми актами автономного округа.
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 26.03.2013 N 179-П)
1.6. Нормативно-методическое руководство системой делопроизводства, в том числе с использованием СЭДД и РМСЭД, Правительства автономного округа, образуемых им совещательных и коллегиальных органов, а также исполнительных органов государственной власти автономного округа, ее совершенствование, а также осуществление контроля исполнительской дисциплины и обеспечения установленного настоящей Инструкцией и иными правовыми актами автономного округа порядка работы с документами возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.03.2013 N 179-П)
Аппарат Губернатора автономного округа непосредственно осуществляет организацию и ведение делопроизводства Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа, за исключением заместителей Губернатора автономного округа, являющихся руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
1.7. При работе с документами Правительства автономного округа не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.
С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.
1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы Правительства автономного округа лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.
При обнаружении утраты оригинала документа или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.
1.9. Сотрудники исполнительных органов государственной власти автономного округа несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.
II. Основные понятия
Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти автономного округа;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти автономного округа;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой автором документа в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу в установленных действующим законодательством случаях;
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронную копию документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти автономного округа, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;
дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности исполнительного органа государственной власти автономного округа;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - основное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, на которое возложены функции по организации и ведению делопроизводства Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
ответственный делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, исполнительного органа государственной власти автономного округа или его структурного подразделения, а также по отдельным видам документов, назначаемое приказом уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа;
(в ред. постановлений Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П, от 18.05.2012 N 382-П)
делопроизводитель секретариата - лицо, ответственное за ведение делопроизводства члена Правительства автономного округа, назначаемое приказом аппарата Губернатора автономного округа;
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
документальный фонд исполнительного органа государственной власти автономного округа - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Правительства автономного округа составляют документы, созданные в этом органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами государственной власти, местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
сканирование документа - получение электронного образа документа.
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
III. Создание документов
3.1. Бланки документов, печати и штампы
3.1.1. Документы, создаваемые на бумажном носителе в Правительстве автономного округа, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Электронные документы создаются в форме регистрационно-контрольных карточек соответствующих баз данных СЭДД или РМСЭД. Все документы должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.03.2013 N 179-П)
Эскизы бланков документов составляются в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию эскизов бланков документов исполнительных органов государственной власти и должностных лиц автономного округа (приложение N 1 к настоящей Инструкции);
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
Абзацы третий - четвертый утратили силу. - Постановление Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П.
3.1.2. В Правительстве автономного округа применяются следующие виды бланков:
3.1.2.1. с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте (приложения N N 2 - 8 (1) к настоящей Инструкции):
(в ред. постановлений Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П, от 16.05.2013 N 325-П)
а) правовых актов:
- бланк постановления Губернатора автономного округа;
- бланк постановления Правительства автономного округа;
- бланк распоряжения Губернатора автономного округа;
- бланк распоряжения Правительства автономного округа;
б) общий бланк Правительства автономного округа;
в) бланк поручения Губернатора автономного округа;
г) бланк письма Губернатора автономного округа;
д) двуязычный бланк письма Губернатора автономного округа;
(пп. "д" введен постановлением Правительства ЯНАО от 16.05.2013 N 325-П)
3.1.2.2. с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте (приложения N N 9 - 11 к настоящей Инструкции):
а) поручения первого заместителя Губернатора автономного округа;
а-1) поручения заместителя Губернатора автономного округа;
(пп. "а-1" введен постановлением Правительства ЯНАО от 26.03.2013 N 179-П)
б) писем:
- продольный бланк письма первого заместителя Губернатора автономного округа;
- продольный бланк письма заместителя Губернатора автономного округа.
(пп. 3.1.2.2 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
3.1.2.3. резолюций без воспроизведения герба автономного округа (формат А6) (приложения N N 12 - 14 к настоящей Инструкции):
- бланк резолюции Губернатора автономного округа;
- бланк резолюции первого заместителя Губернатора автономного округа;
- бланк резолюции заместителя Губернатора автономного округа.
(пп. 3.1.2.3 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
3.1.2.4. утратил силу. - Постановление Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П.
3.1.3. В своей деятельности Губернатор автономного округа и Правительство автономного округа используют печати с воспроизведением герба автономного округа:
- печать Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа;
- печать Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.
В целях осуществления действий по обеспечению деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа используются:
- регистрационные штампы Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа;
- круглые печати без воспроизведения герба автономного округа с указанием наименования аппарата Губернатора автономного округа или уполномоченного основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа;
- иные штампы и печати, предназначенные для проставления на документах в виде оттисков реквизитов, отражающих ход согласования, движения или исполнения документов.
3.1.4. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа утвержден постановлением Губернатора автономного округа от 27 апреля 2011 года N 55-ПГ "Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа".
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
3.2. Оформление документов на бумажном носителе
(в ред. постановления Правительства ЯНАО
от 26.03.2013 N 179-П)
3.2.1. Документы Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа (далее - документы) изготавливаются с использованием электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.). Заполнение полей форм на бумажном носителе может осуществляться с использованием машинописной техники.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
Документы оформляются на одной стороне бланков или стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом черного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
25 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Электронные документы создаются в формате визуальных форм СЭДД или форматах, установленных настоящей Инструкцией, обеспечивающих воспроизведение реквизитов и текста, идентичных оформленным на бумажном носителе.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
3.2.2. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения и без переноса (разбиения) слов. Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 18.05.2012 N 382-П)
Для отделения реквизитов документа используется набор строк(и) непечатаемых символов с параметрами шрифта предыдущего реквизита.
При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа, допускается, но не рекомендуется уменьшение количества строк непечатаемых символов, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.
3.2.3. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.
3.2.4. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.2.5. Герб автономного округа
Размещение герба автономного округа на документах осуществляется в соответствии с Законом автономного округа от 13 октября 2003 года N 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа".
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
3.2.6. Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа (наименование должности должностного лица)
Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа - автора документа должно соответствовать его полному наименованию, указанному в утвержденном положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования возможно его указание в скобках ниже полного.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
Абзацы третий - четвертый утратили силу. - Постановление Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П.
3.2.7. Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа
Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населенного пункта), официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению исполнительного органа государственной власти автономного округа.
Абзацы третий - пятый утратили силу. - Постановление Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П.
3.2.8. Вид документа.
Наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа при их наличии или указывается составителем при подготовке документа.
В письмах наименование вида документа не указывается.
(п. 3.2.8 в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
3.2.9. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя строками непечатаемых символов.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений).
Допускается дату документа оформлять словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже или его сокращением до "г.". Например: 08 сентября 2010 г.
3.2.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд Правительства автономного округа.
Регистрационный номер формируется строго в соответствии с Порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства, утвержденным постановлением Администрации автономного округа от 31 января 2008 года N 26-А "О единых принципах регистрации и учета документов".
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой ("/") регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
3.2.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется при его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю. Указание в тексте письма ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
В РКК СЭДД ответного документа в обязательном порядке устанавливается связь на РКК исходного документа.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
3.2.12. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа (г. Салехард) указывается в бланках документов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа, за исключением бланков писем.
На бланке письма место издания помещается в реквизите "Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа".
3.2.13. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определенном Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утвержденной постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года N 49-А.
3.2.14. Адресат
Документы адресуют в органы государственной власти, местного самоуправления, общественным объединениям, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.
При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления, общественное объединение, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименований являются условными):
Министерство регионального
развития Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему специалисту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации его(ее) наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ЗАО "Крайний Север"
В.Н.Логунову
При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:
Ректору государственного
образовательного учреждения
высшего профессионального
образования "Новосибирский
государственный университет",
члену-корреспонденту
Российской академии наук
Н.С.Диканскому
или
Командиру войсковой части 7425
генерал-майору внутренних войск
Г.А.Новикову
В письме за подписью Губернатора автономного округа, направляемом на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, наиболее длинная строка выравнивается по правому полю, остальные строки центрируются относительно нее:
Губернатору
Магаданской области
И.И.Иванову
Во всех видах написания адреса инициалы и фамилия адресата отделяются одной строкой непечатаемых символов. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений, организаций.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, отделяемый одной строкой непечатаемых символов. Порядок написания почтового адреса следующий (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи):
- наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс,
например:
Государственная корпорация
"Банк развития и
внешнеэкономической деятельности
(ВНЕШЭКОНОМБАНК)"
Пр. Академика Сахарова, д. 9,
Москва, 107996
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
или при адресовании физическому лицу:
Сидорову С.П.
ул. Полярная, д. 8, кв. 28,
г. Салехард, Ямало-Ненецкий
автономный округ, 629007
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в автономном округе, органы государственной власти автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Обращение в тексте письма в этом случае относится к первому, основному адресату, остальные адресаты информируются о направлении данного письма во все указанные адреса.
При большем числе адресатов составляют список рассылки документа по форме приложения N 28 к настоящей Инструкции, который прилагается к проекту письма и визируется аналогично проекту письма. В этом случае в проекте письма указывают:
По списку рассылки
Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 26.09.2011 N 679-П)
Если документ отправляют нескольким однородным адресатам, то их можно указывать обобщенно, например:
Исполнительные органы
государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа
или должностным лицам
Руководителям исполнительных
органов государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа
|
