Правила обработки персональных данных в Аппарате
Администрации Ненецкого автономного округа
I. Общие положения
1. Настоящие правила обработки персональных данных в Аппарате Администрации Ненецкого автономного округа (далее – Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.
2. Обработка персональных данных в Аппарате Администрации Ненецкого автономного округа (далее - Аппарат) выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Аппарате.
3. Правила определяют политику Аппарата как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
4. Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Федеральный закон «О персональных данных»), Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации»), Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (далее – Федеральный закон «О противодействии коррупции»), Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»), Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», постановлениями Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами», от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», от 06.07.2008 № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных», от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 05.09.2013 № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных» (далее – приказ Роскомнадзора «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»).
5. Субъектами персональных данных являются:
лица, замещающие государственные должности Ненецкого автономного округа, кадровое обеспечение которых осуществляет Аппарат (далее – лица, замещающие государственные должности);
государственные гражданские служащие органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее – гражданские служащие);
руководители учреждений и предприятий, подведомственных Аппарату Администрации Ненецкого автономного округа (далее – руководители подведомственных организаций);
директор Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа;
члены семей вышеуказанных лиц (супруги, несовершеннолетние дети);
работники, замещающие в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы (далее – работники);
граждане, претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, должностей руководителей подведомственных организаций;
граждане и организации, обратившиеся в Аппарат в связи с предоставлением государственных услуг, исполнением государственных функций.
6. Обработка персональных данных в Аппарате осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
II. Условия и порядок обработки персональных данных в связи
с реализацией служебных или трудовых отношений
7. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в пункте 5 Правил, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими и работниками должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа и членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции, оказания государственных услуг, предоставляемых Аппаратом, и исполнения государственных функций.
8. В целях, указанных в пункте 7 Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций:
1) фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
2) число, месяц, год рождения;
3) место рождения;
4) сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);
5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;
6) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;
7) номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
8) реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
9) идентификационный номер налогоплательщика;
10) реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
11) реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;
12) сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших);
13) сведения о трудовой деятельности;
14) сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;
15) сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);
16) сведения об ученой степени;
17) сведения о владении иностранными языками, уровень владения;
18) сведения об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;
19) фотография;
20) сведения о прохождении гражданской службы (работы), в том числе: дата, основания поступления на гражданскую службу (работу) и назначения на должность гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы (работы), наименование замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания (заработной платы), результатов аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;
21) сведения, содержащиеся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту;
22) сведения о пребывании за границей;
23) сведения о классном чине гражданской службы Российской Федерации (дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);
24) сведения о наличии или отсутствии судимости;
25) сведения об оформленных допусках к государственной тайне;
26) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;
27) сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;
28) сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;
29) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
30) номер расчетного счета;
31) номер банковской карты;
32) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 7 Правил.
9. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7 Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.
10. Обработка специальных категорий персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7 Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требуется письменное согласие руководителей подведомственных организаций и граждан, претендующих на замещение указанной должности).
11. Обработка персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется при условии получения согласия указанных граждан в следующих случаях:
1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе и Трудовым кодексом Российской Федерации;
2) при трансграничной передаче персональных данных;
3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.
12. В случаях, предусмотренных пунктом 11 Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".
13. Обработка персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций осуществляется управлением государственной гражданской службы и кадров (далее – единая кадровая служба) и управлением бухгалтерского учета и отчетности (далее – бухгалтерия) Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
14. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется путем:
1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в единую кадровую службу);
2) копирования оригиналов документов;
3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
5) внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы Аппарата, используемые единой кадровой службой и бухгалтерией.
15. В случае возникновения необходимости получения персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, у третьей стороны следует известить об этом лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
16. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу лица, замещающего государственную должность, гражданского служащего, работника, руководителя подведомственной организации, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, персональные данные, не предусмотренные пунктом 8 Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
17. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий единой кадровой службы (далее - гражданский служащий единой кадровой службы), осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
18. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
III. Условия и порядок обработки персональных данных,
необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций
19. В Аппарате обработка персональных данных граждан и организаций, обратившихся в Аппарат, осуществляется, в том числе, в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.
20. Персональные данные граждан, обратившихся в Аппарат лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.
В соответствии с законодательством Российской Федерации в Аппарате подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, а также обращения организаций.
21. При рассмотрении обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства подлежат обработке их следующие персональные данные:
1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
2) почтовый адрес;
3) адрес электронной почты;
4) указанный в обращении контактный телефон;
5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема граждан или в процессе рассмотрения обращения.
22. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Аппарата.
23. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется структурными подразделениями Аппарата, ответственными за предоставление соответствующих государственных услуг и (или) исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
24. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг или исполнением государственных функций, осуществляются непосредственно от субъектов персональных данных путем:
1) получения подлинников документов, необходимых для предоставления государственных услуг или исполнения государственных функций, в том числе заявления;
2) заверения необходимых копий документов;
3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
4) внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы Аппарата.
25. При обработке персональных данных, необходимых в связи с исполнением государственных услуг и исполнением государственных функций, запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.
26. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий структурного подразделения Аппарата, предоставляющего государственные услуги и (или) исполняющего государственные функции, осуществляющий получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.
27. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных (заявителей), необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами.
IV. Сроки обработки и хранения персональных данных
28. В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются сроки обработки и хранения персональных данных лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, а также должностей руководителей подведомственных организаций:
1) персональные данные, содержащиеся в распоряжениях по личному составу (о приеме, о переводе, об увольнении, о надбавках), подлежат хранению в единой кадровой службе в течение трех лет с последующим формированием и передачей указанных документов в отдел документооборота, делопроизводства и работы с обращениями граждан Аппарата для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
2) персональные данные, содержащиеся в личных делах и личных карточках лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа хранятся в единой кадровой службе в течение трех лет с последующим формированием и передачей указанных документов в отдел документооборота, делопроизводства и работы с обращениями граждан Аппарата для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
3) персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа подлежат хранению в течение трех лет в единой кадровой службе с последующим формированием и передачей указанных документов в отдел документооборота, делопроизводства и работы с обращениями граждан Аппарата для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
4) персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, работников, руководителей подведомственных организаций, директора Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа, подлежат хранению в единой кадровой службе в течение пяти лет с последующим уничтожением;
5) персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, должностей руководителей подведомственных организаций, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей гражданской службы в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, должностей руководителей подведомственных организаций (далее - конкурс), и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровой службе в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.
29. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых в связи с получением государственных услуг и исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.
30. Персональные данные граждан, обратившихся в Аппарат лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.
31. Персональные данные, предоставляемые на бумажном носителе в связи с предоставлением Аппаратом государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Аппарата, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги или исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Аппарата.
32. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
33. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных Правилами.
34. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Аппарата.
35. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.
V. Порядок уничтожения персональных данных при достижении
целей обработки или при наступлении иных законных оснований
36. Единой кадровой службой, бухгалтерией, а также иными структурными подразделениями Аппарата, осуществляющими обработку персональных данных, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.
37. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании соответствующей экспертной комиссии по организации и проведению работы по экспертизе документов, отбору и подготовке на постоянное хранение документов в архивном фонде, которая утверждается распоряжением руководителя Аппарата (далее - экспертная комиссия).
По итогам заседания экспертной комиссии составляются протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается заместителем руководителя Аппарата.
38. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
|
