УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров
ЗАО «ФАРЭКСПО»
(Протокол № 2 от 03 февраля 2010 года)
Правила
ведения и хранения реестра владельцев именных ценных бумаг
Закрытого акционерного общества «ФАРЭКСПО»
Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации.
г. Санкт-Петербург
2010
Содержание
1 Введение 3
2 Порядок регистрации и обработки документов 3
2.1 Информация и документы, составляющие систему ведения Реестра 3
2.2 Входящие документы 3
2.3 Исходящие документы 4
2.4 Журналы в системе ведения Реестра 4
2.5 Архивные документы 6
2.6 Электронные данные реестра 6
2.7 Сопроводительные документы 6
2.8 Документооборот Эмитента 6
2.9 Порядок приема и регистрации входящих документов 7
2.10 Экспертиза входящих документов 8
2.11 Экспертиза исполнения документов и исполнение операций 8
2.12 Обработка исходящих документов 9
3 Порядок хранения и архивирования документов 9
3.1 Хранение документов 9
3.2 Архивирование документов 9
3.3 Папка эмитента. 9
3.4 Папка зарегистрированного юридического лица 10
3.5 Папка входящих писем и запросов 11
3.6 Папка распоряжений 11
3.7 Папка актов о приеме документов 11
3.8 Папка результатов закрытия операционного дня 11
3.9 Папка анкет зарегистрированных физических лиц 11
3.10 Порядок доступа к архиву 11
1Введение
Настоящий документ «Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации», далее по тексту – «Правила документооборота», является неотъемлемой частью документа «Правила ведения и хранения Реестра владельцев именных ценных бумаг» (далее по тексту – “Правила”).
Настоящие Правила документооборота регулируют документооборот Эмитента и являются обязательными для исполнения всеми специалистами Эмитента.
Правила документооборота одновременно являются инструкцией для специалистов Эмитента, отвечающих за прием и регистрацию документов, передачу их на обработку, передачу исходных документов или их копий в архив для хранения и осуществляющих учет и хранение архивных документов.
Настоящие Правила документооборота определяют:
Порядок регистрации и обработки документов.
Порядок хранения и архивирования документов.
В настоящие Правила документооборота могут быть внесены изменения и/или дополнения в случае изменения законодательных и нормативных актов Российской Федерации. Изменения и дополнения к Правилам документооборота принимаются и утверждаются Советом директоров.
2Порядок регистрации и обработки документов
2.1Информация и документы, составляющие систему ведения Реестра
Система ведения реестра Эмитента (далее по тексту – Реестр) содержит данные, достаточные для идентификации зарегистрированных лиц. В реестре накапливается информация об Эмитенте; обо всех выпусках ценных бумаг эмитента; о зарегистрированных лицах, виде, количестве, категории (типе), номинальной стоимости, государственном регистрационном номере выпусков ценных бумаг, учитываемых на лицевых счетах зарегистрированных лиц и об операциях по лицевым счетам.
По функциональному признаку документы, являющиеся составной частью Реестра, подразделяются на группы:
Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр или для выдачи информации из Реестра (далее по тексту Правил документооборота - входящие документы).
Документы, формируемые в Реестре в ответ на запросы зарегистрированных лиц или лиц, имеющих право получить информацию (далее по тексту Правил документооборота - исходящие документы).
Документы, формируемые в Реестре в бумажном и/или электронном виде с целью выполнения функции учета или регистрации различных событий в Реестре (далее по тексту Правил документооборота - журналы).
Документы, составляющие архив бумажных документов (далее по тексту Правил документооборота - архивные документы).
Документы, составляющие Реестр на электронных носителях (далее по тексту Правил документооборота - электронные данные реестра).
Документы, формируемые в процессе обмена документами между подразделениями Эмитента (далее по тексту Правил документооборота – сопроводительные документы).
2.2Входящие документы
2.2.1Перечень основных входящих документов:
Анкета зарегистрированного лица;
Документы, необходимые для открытия новых лицевых счетов;
Документы, необходимые для внесения в Реестр записей о переходе прав собственности на ценные бумаги;
Документы, необходимые для внесения записей о зачислении (списании) ценных бумаг на лицевой счет номинального держателя;
Документы, необходимые для внесения записей о зачислении (списании) ценных бумаг на лицевой счет доверительного управляющего;
Документы, необходимые для внесения изменений в информацию лицевого счета о зарегистрированном лице;
Документы, необходимые для внесения записей об обременении именных ценных бумаг обязательствами;
Документы, необходимые для внесения записи о блокировании (прекращении блокирования) операций по лицевому счету зарегистрированного лица;
Документы, необходимые для проведения конвертации ценных бумаг, принадлежащих отдельным владельцам;
Документы, необходимые для совершения операций объединения дополнительных выпусков эмиссионных ценных бумаг.
Документы, необходимые для совершения операций аннулирования индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска ценных бумаг и объединения ценных бумаг дополнительного выпуска с ценными бумагами выпуска, по отношению к которому они являются дополнительными.
Документы, необходимые для проведения информационных операций, а именно:
предоставление информации зарегистрированным лицам;
предоставление информации эмитенту;
предоставление информации представителям государственных органов.
Документы, необходимые для проведения операций по поручению эмитента, а именно:
внесение записей о размещении ценных бумаг;
внесение записей о конвертации ценных бумаг;
внесение записей об аннулировании (погашении) ценных бумаг;
подготовка списка лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам;
подготовка списка лиц, имеющих право участия в общем собрании акционеров.
Документы, предоставляемые номинальными держателями в Реестр для осуществления прав, удостоверенных ценными бумагами.
2.3Исходящие документы
2.3.1Информация из Реестра предоставляется в письменной форме.
2.3.2Перечень основных исходящих документов:
Выписка из Реестра;
Уведомление о проведении операции в Реестре;
Справка об операциях по лицевому счету зарегистрированного лица за любой указанный период времени;
Справка о наличии на счете указанного в распоряжении количества ценных бумаг определенного вида, категории (типа);
Уведомление об отказе от внесения записи в Реестр;
Иные документы, предусмотренные действующим законодательством.
2.3.3Требования к исходящим документам изложены в разделе Правил «Документы, используемые Эмитентом для ведения Реестра».
2.4Журналы в системе ведения Реестра
2.4.1Регистрация событий в Реестре происходит путем добавления записи на каждое событие в соответствующий журнал, где фиксируются: событие, дата, время, исполнитель, производивший то или иное действие, и объект, на который это действие было направлено. Данный механизм позволяет своевременно отслеживать особо важные события и контролировать работу системы документооборота.
2.4.2В Реестре Эмитентом предусмотрены следующие журналы:
Журнал учета входящих документов;
Регистрационный журнал;
Журнал учета выдачи выписок.
Все страницы в журналах, которые ведутся в бумажной форме, должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены печатью Эмитента.
Допускается ведение журналов в электронном виде.
2.4.3Журнал учета входящих документов
В Журнале учета входящих документов регистрируются события, связанные с поступлением документов.
Журнал учета входящих документов содержит следующие данные:
порядковый номер записи;
дата получения документа Эмитентом;
входящий номер документа (по системе учета Эмитента);
наименование документа;
полное наименование эмитента, в отношении которого поступил документ;
способ предоставления документа;
сведения о лице, предоставившем документы, а именно:
для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;
для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя;
статус исполнения документа (в процессе обработки, обработан (исполнен или отвергнут);
дата отправления ответа (внесения записи в реестр) или направления отказа о внесении записи в реестр;
исходящий номер ответа на документы;
фамилия должностного лица, подписавшего ответ.
Журнал учета входящих документов ежедневно ведется в электронной форме. Периодически журнал распечатывается на бумажный носитель и подшивается в папку. Периодичность распечатки определяется в рабочем порядке и зависит от объема поступающих документов.
2.4.4Регистрационный журнал
В регистрационном журнале отмечаются события, связанные с исполнением операций в Реестре. Регистрационный журнал содержит следующие данные:
порядковый номер записи;
дата получения входящего документа;
входящий номер документа (из журнала учета входящих документов);
дата исполнения операции;
тип операции (все операции, исполняемые Эмитентом, за исключением: операций по предоставлению информации из Реестра, операций по подготовке списка лиц, имеющих право на получение доходов по ценным бумагам или на участие в общем собрании акционеров, операций по сбору и обработке информации от номинального держателя);
номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами в сделке;
вид, количество, категория (тип), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг;
фамилия, имя, отчество лица, исполнившего операцию.
Регистрационный журнал ведется отдельно по каждому эмитенту по всем ценным бумагам эмитента.
Регистрационный журнал ведется в хронологическом порядке в электронной форме. Журнал распечатывается на бумажный носитель и подшивается в папку. Периодичность распечатки определяется в рабочем порядке.
2.5Архивные документы
Архивные документы – документы в бумажной форме, составляющие Реестр, прошедшие обработку всеми подразделениями Эмитента и переданные в архив на хранение.
Порядок хранения архивных документов представлен в разделе 3 настоящего документа.
2.6Электронные данные реестра
Электронные данные реестра – совокупность данных и документов, составляющих систему ведения Реестра в виде записей на электронных носителях. Каждый документ на электронном носителе представлен в виде совокупности однотипных записей, которые объединены по функциональному признаку.
Доступ к электронным данным реестра ограничен системой паролей, которой определяется право доступа к работе специалистов Эмитента в системе ведения реестра.
2.7Сопроводительные документы
Эмитентом с целью организации работ по ведению реестров владельцев именных ценных бумаг разработаны и утверждены следующие документы:
Акт приема - передачи документов
Акт возврата принятых документов
2.8Документооборот Эмитента
Документооборот Эмитента предусматривает технологическую безопасность системы ведения Реестров, которая зависит от внутренней структуры документооборота и соответствующей организационной структуры.
Процесс приема, обработки и хранения входящих документов обеспечивает контроль сроков и правильности исполнения запросов, контроль действий персонала, контроль выдачи информации.
В целях ограничения возможности несанкционированного копирования данных Эмитент информационно и технически разделяет административную систему управления документооборотом и Реестра, организует систему запретов и ограничений на использование устройств печати и съемных магнитных накопителей на машинах, где ведется обработка поручений, а также на доступ к глобальным сетям.
Этапы осуществления деятельности по ведению реестров именных ценных бумаг производятся различными подразделениями Эмитента, а их взаимодействие и подготавливаемые на различных этапах отчетные документы определяют документооборот.
Обработка входящих документов в Реестре проходит несколько этапов: прием и регистрация документов в журнале учета входящих документов; контроль и экспертиза поступивших документов; направление документов на исполнение; формирование сопроводительных документов; экспертиза документов; ввод данных о предстоящей операции в Реестре; автоматический контроль соответствия данных предстоящей операции и данных Реестра; исполнение операции; контроль исполнения операции; отметка об исполнении; формирование отчетов и выдача исходящих документов; передача документов на хранение в архив.
На каждом последующем этапе обработки проводится контроль исполнения предыдущего, что минимизирует вероятность появления ошибок.
В основу работы программного обеспечения, используемого Эмитентом при обработке документов, положен принцип электронного документооборота в режиме реального времени. Это означает, что каждый документ определяет цепочку связанных действий, в том числе и порождение других документов, которые становятся доступны сразу после их выполнения всем пользователям в соответствии с их полномочиями.
Принцип реального времени обеспечивает получение любой аналитической и отчетной информации и гарантирует оперативный контроль в течение всего жизненного цикла документа.
Технологически процесс построен таким образом, что каждый сотрудник выполняет строго определенную часть действий по обработке документов в электронном документообороте, контролируя определенную часть действий, выполненных при обработке документов ранее.
Разделение процесса приема и обработки документов позволяет обеспечить высокую степень контроля документов и сроков их обработки.
2.9Порядок приема и регистрации входящих документов
Требования к оформлению входящих документов описаны в Правилах.
На этапе приема документов Эмитент выполняет следующие действия:
проверяется полномочие лица на право давать распоряжение Эмитенту;
проводится идентификация личности, представившей документы;
проверяются: документ, удостоверяющий личность, и доверенность уполномоченного представителя;
проверяется правильность и полнота заполнения прилагаемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ;
проверяется наличие всех необходимых документов для данного вида распоряжения или запроса;
назначается срок исполнения документа.
При необходимости предлагается обратившемуся лицу (в случае личной явки) заполнить формы распоряжений, предусмотренные Эмитентом.
Каждый документ, получаемый Эмитентом, в обязательном порядке регистрируется в журнале учета входящих документов в день их поступления, за исключением случаев, предусмотренных Правилами документооборота, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к этому журналу, и направляется, не позднее следующего рабочего дня с момента их получения, в соответствующие подразделения Эмитента для работы с ними.
В случае личной явки обратившегося лица и обнаружения Эмитентом несоответствия документов требованиям законодательства РФ и/или утвержденным Правилам при приеме документов, документы возвращаются указанному лицу с устным указанием причины возврата и способа устранения недостатков. В этом случае допускается возврат документов без их регистрации в журнале учета входящих документов.
В случае если несоответствие документов требованиям законодательства РФ и/или утвержденным Правилам обнаружилось после их регистрации в журнале учета входящих документов, то обратившемуся лицу выдается письменное уведомление об отказе в исполнении операций в реестре. По требованию данного лица документы (кроме распоряжения на внесение записей в реестр) могут быть возвращены ему с обязательным оформлением акта возврата принятых документов. Второй экземпляр акта возврата с копиями возвращенных документов, передаются в архив на хранение.
Прием документов для дальнейшей обработки не является гарантией исполнения распоряжения, так как могут возникнуть несоответствия между данными в представленных документах и данными в реестре.
Документы принимаются по акту приема - передачи документов. Второй экземпляр акта приема - передачи документов передается клиенту, сам акт приема - передачи подшивается в соответствующую папку.
Заинтересованное лицо может заблаговременно ознакомиться с действующими расценками на услуги Эмитента и требованиями, предъявляемыми Эмитентом к перечню и содержанию документов, необходимых для проведения той или иной операции.
Документ, поступивший по почте, хранится вместе с конвертом, в который этот документ был запечатан. Датой поступления почтовых сообщений считается дата вручения документа Эмитенту (уведомление о вручении).
Документы, поступившие после окончания времени приема текущего рабочего дня, регистрируются следующим днем.
2.10Экспертиза входящих документов
Эмитент при выполнении экспертизы входящих документов обязан произвести следующие действия:
Проверку входящих документов на предмет соответствия действующему законодательству, а также на правомочность зарегистрированного лица давать распоряжение и / или выдавать доверенность;
Сверку содержания документов с информацией, содержащейся в реестре акционеров.
Сверку подписи зарегистрированного лица с имеющимся у Эмитента образцом подписи в анкете зарегистрированного лица.
Сверку количества ценных бумаг, указанных в документе, с количеством ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица, передающего ценные бумаги.
Сверку содержания предоставленных документов на полноту информации и на соответствие информации, имеющейся в учредительных документах;
Ввод данных в Реестр с отметкой о необходимости исполнения операции или отказа в исполнении операции.
Эмитент не несет ответственности за возможный подлог или подделку подписей, совершенных лицами, предоставившими документы, либо третьими лицами.
Если в результате проверки выявляется причина, по которой невозможно исполнение документа, то оформляется уведомление об отказе с указанием причин отказа и действий, которые необходимо предпринять обратившемуся лицу для устранения причин, препятствующих внесению записи в реестр.
Уведомление об отказе направляется обратившемуся лицу не позднее пяти дней с даты предоставления (получения) документов.
2.11Экспертиза исполнения документов и исполнение операций
Эмитент до исполнения операции в Реестре обязан произвести следующие действия:
Сверку введенной информации в Реестр с содержанием предоставленных документов.
Анализ возможности исполнения операции, т.е. сверку наличия необходимого количества ценных бумаг на счете зарегистрированного лица, а также соответствия данных, указанных в документе, с данными лицевого счета в реестре.
Далее происходит исполнение операции или формирование уведомления об отказе в исполнении операции.
Одновременно с исполнением операции данные о проведенной операции заносятся в регистрационный журнал согласно требованиям, предъявляемым к этому журналу Правилами.
Исполненные документы с отметкой об исполнении передаются в архив.
2.12Обработка исходящих документов
Все исходящие документы: выписки, уведомления, ответы на запросы, акты возврата, справки и другие документы передаются на подпись уполномоченному представителю Эмитента. Каждому исходящему документу присваивается исходящий номер.
Эмитент выдает исходящий документ обратившемуся лицу лично или его уполномоченному представителю, либо высылает по почте заказным письмом.
При получении исходящего документа на входящем документе или на копии исходящего документа обратившееся лицо проставляет отметку о получении исходящего документа. В случае отправки документа по почте заказным письмом на входящем документе проставляется отметка о факте и способе отправки документа.
После окончания обработки документы с отметкой об исполнении передаются на хранение в архив.
3Порядок хранения и архивирования документов
3.1Хранение документов
Эмитент обеспечивает всем документам, составляющим Реестр, надлежащее хранение.
Хранение поступивших документов осуществляется в соответствии с внутренними документами Эмитента, регламентирующими порядок и сроки хранения документов.
Вся документация хранится в папках.
Перечень возможных папок:
Папка эмитента;
Папка зарегистрированного юридического лица;
Папка входящих писем и запросов;
Папка распоряжений;
Папка актов о приеме документов;
Папка анкет зарегистрированных физических лиц;
Папка результатов закрытия операционного дня;
Иные.
3.2Архивирование документов
По мере поступления материалов в архив, они регистрируются в журнале учета архивных документов как вновь поступившие или как ранее извлеченные.
Всякий раз, когда из архива изымаются материалы, делается запись, кто, когда и для какой цели изъял данный документ.
Доступ к архиву ограничен, а помещение, где хранится архив, защищено от повреждения водой, будь то по естественным причинам или вследствие ошибок, допущенных человеком, или от пожара и других причин, могущих уничтожить оригиналы документов.
3.3Папка эмитента.
Папка эмитента формируется отдельно по каждому эмитенту.
Папка эмитента содержит сведения об эмитенте и выпущенных эмитентом ценных бумагах. В ней хранятся:
анкета эмитента;
копия устава эмитента и изменения к нему, удостоверенные нотариально или заверенные регистрирующим органом;
копия учредительного договора и изменения к нему, удостоверенные нотариально или заверенные регистрирующим органом;
копия свидетельства о государственной регистрации эмитента, удостоверенная нотариально или заверенная регистрирующим органом, а также, если юридическое лицо зарегистрировано до 01.07.2002г. - копия свидетельства о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц, удостоверенная нотариально или заверенная регистрирующим органом;
проспекты ценных бумаг эмитента;
отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;
решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг;
уведомления о государственной регистрации выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;
выписки из протокола собрания акционеров эмитента об избрании Совета директоров (наблюдательного совета) и назначении (избрании) руководителя исполнительного органа эмитента, заверенные эмитентом;
договор между Эмитентом и эмитентом (копия);
акт приема - передачи реестра;
различные соглашения между эмитентом и Эмитентом (копии);
копии решений уполномоченного органа эмитента (собрания акционеров или совета директоров) о проведении глобальной операции;
список должностных лиц эмитента, которые имеют право на получение информации из системы ведения Реестра, с указанием должности, образца подписи и объема информации, которую имеет право получить каждое из этих должностных лиц,
заверенные эмитентом годовые бухгалтерские балансы эмитента за последние три года;
заверенные эмитентом решения общих собраний акционеров за последние три года;
заверенные эмитентом сведения о лицах, входящих в органы управления эмитента за последние три года;
иная документы и информация, касающаяся взаимоотношений между эмитентом и Эмитентом.
К папке прилагается опись документов.
3.4Папка зарегистрированного юридического лица
Папка зарегистрированного юридического лица формируется отдельно по каждому эмитенту.
Папка зарегистрированного юридического лица содержит сведения о зарегистрированном юридическом лице. В ней хранятся:
удостоверенные нотариально или заверенные регистрирующим органом копии учредительных документов и все изменения к ним;
анкеты зарегистрированного лица с образцами подписей;
удостоверенная нотариально или заверенная регистрирующим органом копия свидетельства о регистрации юридического лица, а также, если юридическое лицо зарегистрировано до 01.07.2002г. - копия свидетельства о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц, удостоверенная нотариально или заверенная регистрирующим органом;
копия лицензии на осуществление профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг (для номинального держателя и доверительного управляющего);
документ, подтверждающий назначение на должность лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности;
нотариально заверенная копия банковской карточки;
доверенности на уполномоченных лиц;
другие сведения.
3.5Папка входящих писем и запросов
В папке входящих писем и запросов хранятся все поступающие на имя Эмитента письма, запросы от эмитентов, зарегистрированных лиц и уполномоченных государственных органов, не являющиеся основанием для внесения записей в реестр. Учет в папке ведется в хронологическом порядке по всем эмитентам по дате регистрации документов.
Возможные запросы:
запросы от эмитента на предоставление той или иной информации из реестра;
запросы на получение выписок из реестра, справок об операциях по лицевому счету;
запрос о состоянии лицевого счета владельца ценных бумаг (о количестве и типе бумаг, находящихся на счету, об обременении ценных бумаг обязательствами и т. д.);
запрос о механизме реализации прав, вытекающих из ценных бумаг (получение дивидендов, участие в собрании акционеров и т.п.);
запрос на получение информации об эмитенте;
иные запросы.
3.6Папка распоряжений
В папке распоряжений накапливаются и хранятся в хронологическом порядке отдельно по каждому эмитенту документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестре:
распоряжения эмитента о проведении операций;
распоряжения о переходе прав собственности;
распоряжения о зачислении и списании ценных бумаг со счета номинального держателя и доверительного управляющего;
распоряжения об обременении ценных бумаг обязательствами;
распоряжения о блокировании операций по лицевому счету;
другие документы, являющиеся основанием для внесения записи в реестр.
3.7Папка актов о приеме документов
В папке актов о приеме документов хранятся в хронологическом порядке все акты о приеме документов.
3.8Папка результатов закрытия операционного дня
В папке результатов закрытия операционного дня в хронологическом порядке хранятся все отчеты и балансы, распечатанные по итогам операционного дня, по всем выпускам ценных бумаг и всем эмитентам.
3.9Папка анкет зарегистрированных физических лиц
В папке анкет зарегистрированных физических лиц накапливаются и хранятся анкеты зарегистрированных физических лиц отдельно по каждому эмитенту. Анкеты хранятся в порядке возрастания номеров лицевых счетов.
Анкета зарегистрированного физического лица, поступившая повторно, прикладывается к ранее поступившим анкетам этого лица в хронологическом порядке.
3.10Порядок доступа к архиву
Право доступа к архиву дается в соответствии с приказом руководителя Эмитента.
Документы из архива выдаются только под роспись с регистрацией факта выдачи в журнале учета архивных документов.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится комиссией, назначенной приказом генерального директора с последующим составлением акта об уничтожении.
|
