Инструкция по Бизнес Процессу
К104010: Учет заявок на получение денежных средств
148286.doc
Проект “Автоматизация учетных задач УБУ”
Автор: Осипов И.А.
Дата создания: 23 ноября 2011 г.
Последнее изменение:
Версия: 0.1
Статус: Рабочая
Утверждено:
Руководитель проекта от Заказчика
«___»______________20 г. _____________
Руководитель проекта от Исполнителя
«___»______________20 г. _____________
Контроль за изменениями документа
Запись изменений
29
-
-
-
-
Дата
|
Автор
|
Версия
|
Краткое содержание изменений
|
|
|
|
|
23.11.2011
|
Осипов И.А.
|
0.1
|
Создание документа. Нет предыдущих версий
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
СОДЕРЖАНИЕ
БП ПО0010.doc
Соглашения об обозначениях
(К) – Нажать клавишу на клавиатуре, либо кнопку на экране,
(М) – Выбрать пункт меню
(З) – Перейти на закладку
(Э) - Экран
> - продолжение навигации
(Т)- выбрать положение Точки-переключателя
(Г)- установить Галку-флаг
(И) - Иконка
(ПС)– выбрать Пункт Списка
1. Вход в систему ИС-ПРО
Для работы в системе ИС-ПРО (рабочая версия) необходимо иметь подключённый сетевой диск «M». Открыть программу «Мой компьютер» на рабочем столе и посмотреть наличие диска «M» (Если диски подключены, то перейти к пункту 1.3).
1.1. Подключение к диску «M»
-
Подключение временного пользователя
С «Рабочего стола» Вашего компьютера необходимо запустить иконку «Мой компьютер», далее кликнуть мышью на диск «M». Ввести «логин» (стоит по умолчанию) и «пароль».
Логин(имя): best\tmp_bestuser
Пароль: 1478963
-
Подключение штатного пользователя
Подключение штатного пользователя системы ИС-ПРО (внесенного в группу IT IS-PRO user) происходит автоматически.
1.2. Проверка подключения к диску M
На «Рабочем столе» Вашего компьютера должна быть активна «иконка» системы ИС-ПРО
 .
Для проверки подключения к диску «M» нажать клавишу «F5». Иконка системы ИС-ПРО должна иметь следующий вид
1.3. Запуск системы ИС-ПРО
- кликнуть мышью на икону на рабочем столе компьютера
- ввести своё имя пользователя и пароль.
Например: Имя: KAS_IR
Пароль:
См рисунок:
1.4. Начало работы в системе
Начать работу с кнопки «ОК»,
2. Ввод заявок на получение денежных средств в систему ИС-ПРО
2.1. Место ввода в системе
(М) Касса
(Э) Кассовые ордера
В (П) Тип документа по умолчанию - «Приходный ордер»
В (П) Журнал по умолчанию «Заявка на получение д.средств»
Учет заявок на получение денежных средств выполняется в реестре приходных кассовых ордеров в журнале «Заявка на получение д.средств» (см. рис. 1).
Рис.2.1. Реестр приходных кассовых ордеров-заявок
Заявка отдельно формируется на каждый источник денежных средств. Обозначение источников в ИС-ПРО следующая:
п – предпринимательская деятельность,
б – бюджет и
а - бюджет-аренда.
2.2. Ввод заявок в систему
Ввод в систему заявок осуществляется в два этапа:
2.2.1. Этап - I
Ввод сводной заявки, в которой Пользователь разносит суммы заявки по шифрам поступления приходного кассового ордера, осуществляется с помощью клавиши (К) «Insert».
Разноска сводной заявки начинается с заполнения общей вкладки приходного кассового ордера (см. рис. 2):
Рис. 2.2. Сводная заявка, оформленная как приходный кассовый ордер
Необходимо заполнить следующие поля
Номер - Номер сводной заявки должен совпасть с номером банковского чека, в конец которого дописывается префикс источника хозяйственной деятельности (п, б или а);
Дата - Дата текущая.
Сотрудник - Исполнитель по заявке выбирается из справочника «Работники» системы. Вызов справочника происходит либо по нажатию клавиши (К) «F3», либо нажатием значка треугольника в строке «Сотрудник». У ответственного исполнителя по заявке в справочнике «Работники» должны быть полностью и точно указаны его паспортные данные;
Валюта - РУБ рубль (стоит по умолчанию)
Налог. мод. - не заполнять
Налоги - не заполнять
Сумма - Вводится общая сумма заявки;
Рис. 2.3. Выбор работника из справочника
Назначение - В этом поле справочным образом можно ввести информацию о назначении получаемых денежных средств. Введенную информацию в поле можно хранить в справочнике назначений и в дальнейшем её применять в других заявках. Вызов справочника «Назначений» происходит также по нажатию клавиши (К) «F3». Вход в режим редактирования поля «Назначение» через клавишу (К) «F4»;
Приложение - не заполнять
Кор. счет - не заполнять
Код ан.уч. - не заполнять
Шифр ЦН - В поле шифра целевого назначения указывается префикс источника денежных средств (п – предпринимательская деятельность, б – бюджет, а – бюджет-аренда);
Рис. 2.4. Выбор шифра целевого назначения из справочника
После заполнения полей общей вкладки приходного кассового ордера заполняется вкладка с полями пользователя. Вызов вкладки с полями пользователя происходит через нажатие комбинации клавиш (К) «Alt» + «H».
Для сводной заявки в полях пользователя нужно обязательно ввести серию, номер и дату чека (см. рис. 3).
Рис. 2.5. Поля пользователя сводной заявки
Например:
Серия чека - АУ
Номер чека - 2726071
Дата чека - 23/11/2011
И последним действием при заполнения приходного ордера для заявки является разноска общей суммы заявки по шифрам поступления денежных средств. Шифры приходного кассового ордера разносятся соответственно по кодам бюджетной классификации для бюджетной заявки или пунктам разрешений на получение денежных средств, в случае заявки на предпринимательскую деятельность ГУ-ВШЭ.
Значение шифров приходного кассового ордера выбираются из справочника «Шифры поступлений» (см. рис. 7). Для вызова справочника необходимо выбрать пункт меню «Документ», «Разноска по шифрам …», или вызвать по комбинации клавиш (К) «ALT» + «S»:
Рис. 2.6. Разноска по шифрам
Рис. 2.7. Выбор шифра поступлений из справочника
2.2.2. Этап - II
На втором этапе создаются отдельные приходные кассовые ордера на каждую сумму, приведенную в шифрах разносок сводного приходного кассового ордера. Заполнение полей приходного ордера на этом этапе ничем не отличается от заполнения полей сводного ордера см. пункт 2.2.1., за исключением того, что номер документа может быть сквозным, разноску по шифрам можно не выполнять.
ВНИМАНИЕ!!!
|
обязательно для этого ордера нужно указать коды бюджетной классификации или просто ЭКР(для автономных учреждений ввод КБК только по требованию УФК) для заявки на предпринимательскую деятельность, а также символ кассового плана
|
Форму для заполнения см. рис. 9. Второй этап нужен для формирования экспортируемого файла заявок и его передачи в казначейство.
Рис. 2.8. Дополнительные поля для заполнения
2.3. Ввод шифров поступлений
Все шифры поступлений, как по бюджетной классификации, так и по пунктам разрешений вводятся в данный справочник заранее. Получить доступ к справочнику можно в модуле «Настройка» денежных средств, вкладка «Справочники» и далее вкладка «Шифры поступлений» (см. рис. 10).
Рис. 2.9. Вид справочника шифры поступлений
Ввод нового шифра производится по клавише (К) «Insert». Далее необходимо выбрать, что будем вводить «Группу шифров» или «Шифр».
    
Рис. 2.10. Окно ввода/изменения шифра поступления
Ввести значение «Код», «Наименование» нового шифра
3. Редактирование существующей заявки
(М) Касса
(Э) Кассовые ордера
В (П) Тип документа по умолчанию - «Приходный ордер»
В (П) Журнал по умолчанию «Заявка на получение д.средств»
3.1. Как найти заявку в картотеке заявок
С помощью процедуры поиска по (К) «F7» (выбрав соответствующий столбец реестра заявок) найти нужную заявку.
Рис. 3.1. Поиск заявки
ВНИМАНИЕ!!!
|
Поиск может быть осуществлен по одному из перечисленных параметров:
|
- по номеру - ввести внутренний номер заявки например - 4819,
- по дате - ввести дату ввода заявки,
- по коду контрагента - по (К) «F3» войти в справочник «Сотрудников» и выбрать из него нужного сотрудника (поиск в справочнике «Сотрудников» запускать по наименованию - ФИО сотрудника, или ввести его табельный номер),
Рис. 3.2. Поиск контрагента
РЕКОМЕНДУЕТСЯ
|
по номеру - ввести номер заявки в окно ввода.
|
по контрагенту в данному случае – НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ
Подтвердить сохранение, нажав (К) «ОК».
3.2. Ввод и корректировка заявки
- В «Журнале кассовых ордеров» установить курсор на нужную заявку и по (К) «Enter» войти в карточку заявки.
- если заявка имеет статус «Черновик», то можно изменить любые значения заполненных полей.
4. Печать документов
(М) Касса
Э) Кассовые ордера
В (П) Тип документа по умолчанию - «Приходный ордер»
В (П) Журнал по умолчанию «Заявка на получение д.средств»
4.1. Формирование печатной формы заявки.
Для формирования печатной формы заявки нужно находясь в «Журнале» «Заявка на получение д.средств», войти в выбранную заявку по (К) «Enter» и нажать клавишу «F9» - «Печать»
Рис. 4.1. Выбор заявки
Выбрать из меню требуемую выходную форму отчета в зависимости от вида источника денежных средств.
Например, отчет «32 W2011 (АУ) Заявка на получение НД PRO+». Выбор отчета по клавише (К) «Enter».
Рис. 4.2. Запрос на формирование отчета - заявка
Нажать (К) «ОК» (для подтверждения введенной информации)
Выбранный отчет сформируется в редакторе TIGER.
Рис. 4.3. Первый лист заявки
Рис. 4.4. Второй лист заявки
Далее можно распечатать данный документ на принтере или экспортировать в MS WORD.
4.2. Формирование электронной формы заявки
Находясь в «Журнале» «Заявка на получение д.средств» нажать клавишу «F9» «Печать». Выбрать нужный отчет-export в зависимости от вида источника денежных средств.
Рис. 4.5. Выбор программы экспорта заявки
Например, отчет «133 W2011 EXPORT Заявок на получение НД PRO+(пг)». Выбор отчета по клавише (К) «Enter».
Рис. 4.6. Запрос на формирования файла экспорта
Нажать (К) «ОК» (для подтверждения введенной информации)
Система сформирует текстовый файл
4.3. Передача файла с заявками в казначейство
Сформированный системой текстовый файл можно передать в казначейство различными способами.
- на носителе (дискета, CD, Flash )
- по системе электронного документооборота с УФК по г. Москве (СЭД)
Система ИС-ПРО формирует текстовый файл (TXT) по форматам данных казначейства. Файл сохраняется на диске в папке: C:\BPO_ZZ. Имя файла также составляется по правилам, предложенным казначейством, и однозначно идентифицирует дату и организацию, представившую файл с данными заявки (рис. 4.7, 4.8):
Рис. 4.7. Опись содержимого файла заявки
Рис. 4.8. Вид текстового файла
Формат имени файла следующий:
ХХХХХ Х ХХ . ZS Х
Код организации День Номер файла Тип файла Месяц
5. Дополнительные возможности при работе с заявками
(М) Касса
(Э) Кассовый ордер
В (П) Тип документа по умолчанию - «Приходный ордер»
В (П) Журнал по умолчанию – «Заявка на получение д.средств».
5.1. Использование процедуры поиска в системе.
Для поиска документа в системе ИС-ПРО предусмотрена процедура поиска. Вызов производится по (К) «F7» или выбор через меню «Правка», «Найти запись». Необходимо в строку поиска ввести искомое значение
Рис. 5.1. Поиск заявки
Процедура поиска описана в п. 3.1. настоящей инструкции.
5.2. Использование сортировки в системе.
В системе ИС-ПРО предусмотрен режим сортировки. Сортировку можно выполнить по (К) «F12» , или меню «Вид», «Сортировать по…Возможно три варианта сортировки.
«Номеру» - по внутреннему номеру заявки
«Дате, номеру» - сортировка реестра заявок происходит по дате заявки и внутреннему номеру
«Контрагенту» - сортировка реестра заявок происходит по алфавиту контрагентов (удобно пользоваться при быстром поиске заявки по «названию» контрагента).
Рис. 5.2. Сортировка заявки
5.3. Использование фильтров в системе.
В системе ИС-ПРО предусмотрен режим фильтрации данных. Фильтр можно поставить по (К) «F11» , или меню «Вид», «Установить фильтр».
Рис. 5.3. Установка фильтра
5.3.1. Установка фильтра (стандартного, фильтр по текущему значению)
Находясь в реестре заявок нажать (К) «ALT+F11» параметрами фильтра. Параметров фильтрации может быть как один, так и несколько значений.
Рис. 5.4. Установка фильтра по заявке
«Дата док-та» - устанавливает фильтр по дате заявки;
«Номер заявки» - № кассового ордера;
««Сумма» - Значение суммы.
Контрагент» - выбирается из справочника. Выбрать «Сотрудник»
«Статус» - выбирается из справочника статусов заявки (Черновик, Утвержден, Закрыт, Расторгнут, Аннулирован).
5.3.2. Снятие фильтра
Находясь в реестре заявок нажать (К) «Shift + F11». Любой фильтр можно «снять» и из меню «Вид», «Снять фильтр» или убрать (Х) с окна фильтрации значений.
6. Завершение работы
- При завершении работы необходимо выйти в «Главное меню» программы ИС-ПРО.
- Нажать мышкой на строку (ПМ) «Завершение работы…»
Далее (К) «ОК».
Рис. 5.5. Завершение работы с ИС-ПРО
148286.doc Страница из Вер 0.1
|
