2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.
Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.
Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.
Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должностная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.
Например, общее положение можно написать так:
1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации.
1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.
1.3 Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.
1.4 Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата организации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.5 Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации осуществляется канцелярией.
1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с Отделом программно-технических средств.
1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.
1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.
1.9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику (под расписку) с уведомлением зав. канцелярией о передаче дел.
1.11 Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответственность зав. канцелярией регламентируются Положением о канцелярии.
1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных работников определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку составления и оформления документов. В их построении можно следовать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: сначала дать раздел - "Подготовка и оформление документов", а затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".
При написании раздела - "Подготовка и оформление документов" за основу берётся ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договора, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. Например, какие визы должен иметь приказ по личному составу, приказ о премировании, различные виды договоров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, разновидностей писем. Всё это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел: порядок печатания и размножения документов. Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации и исключит их многократные пересоставления и переоформления.
После разделов, посвящённых составлению и оформлению документов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними: приём и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.
Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.
Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автоматизированной системе может выглядеть так:
1.1 В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.
1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.
1.3 Справка может выдаваться:
По конкретному документу:
- где (у кого) находится;
- стадия исполнения (подготовки);
- результат исполнения;
- место хранения (для исполненных документов).
По теме (содержанию):
- конкретный документ;
- группа документов.
По корреспонденту/автору:
- конкретный документ;
- все документы автора/корреспондента;
- все документы автора по конкретному вопросу;
- все документы автора за определенный период.
По региону:
- стране;
- области;
- городу.
1.4 При поиске документов может указываться:
- Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов)
- Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних - подписания документа);
- Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- Организация (корреспондент/адресат);
- Содержание (тема).
1.5 При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его номер;
1.6 При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это обычно:
- образцы оформления наиболее распространённых видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);
- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и др.);
- списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать и т.д.).
Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров расписывается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа - правила составления и оформления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.
Инструкция по делопроизводству, также как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего они утверждаются приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа они вводятся в действие и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для их внедрения. Например:
1 Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
2 Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.
3 Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
4 Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением.
и т.д.
Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.
Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству - основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.
|
