2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.
Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
• Общие положения
• Функции
• Должностные обязанности
• Права
• Ответственность
• Взаимоотношения (Связи по должности)
"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.
Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определённый стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.
Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщённом виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.
Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Следующий раздел – «функции». В нём указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.
Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что к сожалению при утверждении тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не только изменившиеся профессиональные требования к работникам службы делопроизводства (наличие высшего или среднего специального образования), но и место, которое занимает сегодня эта служба в системе управления, престижность и востребованность этой специальности. Поэтому раздел Требования к квалификации по разрядам оплаты труда и сами разряды по Единой тарифной сетке, к которой отнесены работники службы делопроизводства, на сегодня устарели и абсолютно не соответствуют сложившейся практике работы учреждений.
Из квалификационных характеристик можно использовать раздел Должностные обязанности.
Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:
- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению;
- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
- организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;
- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;
- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;
- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;
- организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведённые в сборнике тарифно-квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;
- получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям;
- организует телефонные переговоры руководителя;
- принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;
- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя;
- передаёт и принимает информацию по приёмо-переговорным устройствам;
- печатает по указанию руководителя различные материалы;
- ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
- принимает документы на подпись руководителю;
- организует приём посетителей, содействует оперативности выполнения просьб и предложений работников;
- формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.
Как видим, приведённые характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конкретной должностной инструкции.
Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объёму. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приёма посетителей, а секретарь руководителя структурного подразделения может вести учёт рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объём работ по перепечатке документов, формированию дел и т.д.
В обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении обычно включают:
- приём поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;
- заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной системе регистрации;
- внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при децентрализованной системе регистрации);
- передача документа исполнителю;
- сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;
- сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля);
- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;
- приём от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;
- передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) - их отправка, включая факс и электронную почту;
- участие в составлении номенклатуры дел подразделения;
- формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;
- подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив. В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:
- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;
- печатание под диктовку;
- распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;
- уход за используемой техникой, контроль за её состоянием. В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформление документов ведётся централизованно в машбюро, в обязанности заведующего бюро печати, осуществляющего руководство работой операторов ПЭВМ (машинисток) можно внести:
- приём документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ (машинистками);
- учёт выполненных работ;
- контроль за сроками выполнения работ;
- контроль за качеством выполнения работ;
- учёт и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;
- обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;
- оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);
- обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;
- контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих
машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машинописными работами.
В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:
- постановка документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);
- получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;
- проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов(его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);
- проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;
- информирование руководства о ходе исполнения документов;
- составление сводок о исполнении документов и т.д. Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:
При обработке входящих документов:
- проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;
- вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;
- проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;
- проставление отметки о получении документа;
- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
- передача регистрируемых документов на регистрацию;
- передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;
- общий учёт количества входящих документов.
При обработке отправляемых документов:
- проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;
- проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;
- маркирование почтовых отправлений;
- составление описей на заказную почту;
- отправка факсов и сообщений электронной почты;
- общий учёт количества отправляемых из организации документов и т.д.
В должностные обязанности-курьера обычно записывают:
- доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;
- доставка документов по городу;
- доставка документов в структурные подразделения;
- запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т.д.
Приведённые примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных обязанностей работников службы делопроизводства. Отдельному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдёт отражение в его должностной инструкции. Другому—копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заведующий архивом или ответственный за архивное хранение.
Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.
В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.
Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.
Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.
Для секретаря руководителя - право при организации приёма определения приоритетности приёма посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.
Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке и возвращение их на дооформление.
Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.
Для машинистки надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.
Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка ... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.
Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нём обобщённо записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполнения работы и её качество.
Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.
Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем.
Например:
|
