При составлении ответа на запрос об образовании, основанном на личном деле, следует указывать, какие именно документы дали ответ на данный запрос (Приложение N 17).
В случае отсутствия личного дела для составления справок по обучению используются приказы по личному составу или по основной деятельности учреждения (Приложения N N 18, 19), для партийных органах - в протоколах заседаний бюро партийного органа (Приложение N 20).
Информацию о поступлении в учебное заведение и о его окончании можно найти в протоколах и решениях экзаменационных комиссий, а также аттестационных и конкурсных комиссий.
Факт обучения в учебном заведении может упоминаться в справках-объективках, характеристиках и других личных документах запрашиваемого лица.
При обращении к документам вышестоящей организации следует иметь в виду, что сведения из этих документов могут дать лишь подтверждение факта наличия в данном ведомстве конкретной формы обучения и срока обучения в ней, что также бывает необходимо для подтверждения срока учебы в техникумах, ведомственных курсах повышения квалификации, или о направлении на учебу.
В случае, когда кроме сведений о направлении на учебу никаких данных не найдено, в сопроводительном письме к архивной справке это необходимо оговорить (Приложение N 19).
Запросы о подтверждении срока обучения лица с сохранением ему заработной платы исполняются с привлечением финансовых документов учреждения, направившего данное лицо на учебу (расчетные ведомости, личные карточки (ф. Т-2) и др.) (Приложение N 21). Необходимую информацию могут содержать списки учащихся за конкретный учебный год. Наиболее информативными из них являются списки лиц, окончивших учебу.
Сведения о сроке обучения и наименовании присвоенной специальности могут содержаться в различных видах учетной документации и приказах руководителя учебного заведения.
Плохая сохранность фондов школ, особенно сельских, нередко требует для подтверждения обучения в них обращения к фондам местных органов государственной власти и управления, где могут находиться документы об учебе лица в сельской школе.
Сведения о существовании краткосрочных учебных структур (курсов) в случае отсутствия на хранении их фондов можно установить по распорядительным документам организации (приказы, решения, постановления и др.), при которой они функционировали (Приложение N 22).
3.3. Исполнение запросов о трудовой деятельности (трудовой стаж, льготный трудовой стаж, зарплата, несчастный случай на производстве)
Запросы граждан по вопросам служебно-трудовых и связанных с ними иных отношений составляют самую значительную по объему и разнообразную по тематике группу.
Основными источниками указанных сведений являются документы, отложившиеся:
- в фондах учреждений, организаций, предприятий всех форм собственности по месту трудовой деятельности гражданина; их вышестоящих организаций (отраслевых министерств и ведомств); органов государственной власти и управления, советских, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций: о трудовом стаже лица в государственном, частном секторах; льготном стаже работы; особых условиях труда; трудовом стаже за рубежом; должностных перемещениях; заработной плате; получении пособий по беременности и родам; несчастном случае на производстве; регистрации на бирже труда, участии в студенческих трудовых отрядах и др. С трудовой деятельностью связаны запросы о переименовании и реорганизации организаций;
- в фондах Комиссии по выездам за границу ЦК ВКП (б) - КПСС, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций: места работы, должностные перемещения, общественная работа, работа за рубежом;
- в фондах колхозов, артелей, товариществ: трудовой стаж, оплата труда.
3.3.1. Исполнение запросов о трудовом стаже
Основанием для подтверждения трудового стажа рабочих и служащих государственных организаций служат личные дела, приказы, распоряжения по личному составу, записки о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска, личные карточки по учету кадров (служебные, регистрационные, алфавитные), алфавитные книги по учету работников, списки сотрудников, штатные расстановки, послужные и трудовые списки, характеристики, рекомендации, лицевые счета, расчетно-платежные, расчетные (платежные) ведомости, невостребованные профсоюзные, партийные билеты образца 1973 г., комсомольские билеты (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии), карточки уплаты членских взносов, учетные карточки членов профсоюза, партии, комсомола, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях.
Кроме того, в соответствии с п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. N 555 <*>, основанием для подтверждения периодов работы могут служить письменные трудовые договора, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, копии лицевых счетов и ведомости по начислению заработной платы.
--------------------------------
<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" (с изменениями на 20.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. N 31. Ст. 3110.
Поиск соответствующих сведений, указанных в запросе, целесообразно начинать с изучения алфавитной картотеки по учету работников соответствующей организации, которая обычно передается в государственный архив после ликвидации организации <*>. При отсутствии такой картотеки в фонде сведения о работе заявителя следует искать в его личном деле <**> (или по невостребованным трудовым книжкам, трудовым спискам, личным карточкам (ф. Т-2)). В личном деле, как правило, содержатся копии приказов (либо указания на их даты и номера) о приеме, перемещении и увольнении с работы конкретного лица или заверенные выписки из приказов. Вместо копий приказов в личном деле могут быть приемные, переводные и увольнительные записки, договоры, заключенные с принятыми на работу, в которых имеются все необходимые сведения о работе заявителя.
--------------------------------
<*> Наличие алфавитных картотек характерно, в основном, для федеральных государственных архивов.
<**> Такой же порядок сохраняется и для других категорий заявителей.
При отсутствии личного дела поиск целесообразно начинать с приказов по личному составу (приказы по кадрам) <*> в том случае, если у заявителя имеется трудовая книжка или ее копия, т.к. наиболее точная информация о приеме, перемещении, увольнении содержится именно в приказах, подписанных руководителем. Если в документах отражен только факт приема или только увольнения (приказ о приеме или увольнении), а других данных нет, то в архивной справке так и пишется: "в приказе от ... N ... значится "....", "В приказе за ... период записи об увольнении нет" (или эти сведения отражаются в сопроводительном письме).
--------------------------------
<*> В некоторых организациях кадровые приказы формировались вместе с приказами общего делопроизводства.
Следует учитывать, что в организациях негосударственной формы собственности, а также в общественных организациях с небольшим числом работающих приказы по личному составу издавались не всегда. Сведения о приеме и увольнении работников в этих случаях могут содержаться в протоколах общих собраний трудового коллектива и протоколах заседаний правления.
Если в архивных документах не указано, с какого числа работник принят (освобожден), не обнаружено соответствующее решение о приеме (освобождении) работника, или эти данные не совпадают со сведениями, представленными заявителем запроса, то период работы может быть установлен по сведениям о получении заработной платы в данной должности, содержащимся в расчетных (платежных) ведомостях и лицевых счетах.
Если для установления трудового стажа используются лицевые счета, то необходимо в архивную справку включать сведения о конкретном количестве отработанных лицом дней в соответствующий период времени. Например: указывается, что зарплата ему была начислена с июня (18 дней) 1970 по август (10 дней) 1971 гг. включительно. Если таких данных нет, то указывается количество фактически отработанного времени (общее количество рабочих дней/часов, за которые произведены начисления).
В случае, когда заявителю требуется подтвердить трудовой стаж за несколько лет, но к заявлению не приложена копия трудовой книжки, необходимо просматривать документы за каждый год указанного в заявлении периода, так как заявитель на протяжении этих лет мог неоднократно увольняться и вновь поступить на работу. В противном случае стаж заявителя может быть завышен. Например, в заявлении указано, что заявитель работал с июня 1960 по сентябрь 1962 гг. Если за основу принять даты поступления и увольнения, то его трудовой стаж составляет 2 года 3 месяца. А фактически в 1960 г. он работал 3 месяца, в 1961 г. - 4 месяца, в 1962 г. - 3 месяца. Таким образом, трудовой стаж заявителя составляет 10 мес. а не 2 года 3 месяца.
Если заявитель не помнит точное название организации, где он работал, годы поступления и увольнения с работы, целесообразно просматривать документы за несколько предыдущих и последующих лет, указанных в запросе, а также обратиться к документам не только той организации, о которой помнит заявитель, но и к документам близких по названию организаций данной отрасли, а также документам вышестоящей организации.
В стандартную форму справки о подтверждении трудового стажа не включаются сведения об очередных, дополнительных, учебных, декретных отпусках, отпусках без сохранения содержания.
Справка может содержать эти сведения, если другая информация о работе заявителя в архиве отсутствует или заявитель указывает в заявлении на их необходимость (либо для подтверждения льготного стажа). В таком случае, например, период нахождения в декретном отпуске подтверждается приказами об отпуске по уходу за ребенком, сведениями из личной карточки (ф. Т-2), личного дела.
Подтверждением трудового стажа для совместителей являются приказы о приеме на работу по совместительству, о продлении срока работы по совместительству, об увольнении заявителя, а также по лицевым счетам.
Если трудовой стаж подтверждается по трудовым соглашениям, договорам найма и подряда, в архивную справку включаются сведения, указанные в актах о приеме работ, выполненных по трудовому соглашению; по лицевым счетам за указанный период - сведения: начислялась ли за этот период заработная плата.
Следует также учитывать, что в соответствии с требованиями пенсионного законодательства в общий трудовой стаж может быть зачтен период обучения лица на курсах в том случае, если подтверждаются сведения о начислении работнику (ученику) заработной платы, с которой были произведены отчисления на социальное страхование (уплата подоходного налога не приравнивалась к уплате страховых взносов).
Для подтверждения работы во время обучения на курсах по рабочим специальностям, например, ученик слесаря, необходимо указать в архивной справке, что в соответствии с приказом о приеме работник принят с оплатой согласно Положению об учениках, либо с определенной оплатой труда, например, "с оплатой 50 р. в месяц" (если эти сведения содержатся в приказе). При этом следует просмотреть лицевые счета (расчетные или платежные ведомости) и указать, что заработная плата за период обучения начислялась (Приложение N 23).
Период работы лица учеником в самой организации, который не относится к периоду обучения на курсах, при исчислении стажа приравнивается к рабочим специальностям, включается в стаж его работы и начислением заработной платы, как правило, не подтверждается.
Исключение составляет стаж работы ученика в школе-магазине, который подтверждается приказами о приеме и присвоении квалификации в связи с окончанием обучения и представлением сведений о начислении заработной платы в виде таблицы.
Особенностью запросов граждан о подтверждении сведений об их федеральной государственной службе, государственной службе субъекта Российской Федерации является необходимость выявления статуса организации, в которой работал заявитель. При исполнении таких запросов рассматривается целый комплекс документов: постановления СМ СССР (РСФСР), которые утверждали структуру министерства (ведомства), ее изменения за запрашиваемый период; приказы министерства (ведомства), которые утверждали положение (устав) организации; при отсутствии положения (устава) организации - приказы министерства (ведомства) об образовании организации, в которых могут находиться сведения о функциях организации, список предприятий, передающихся в ведение этой организации. Кроме того, приводятся сведения о реорганизации, переименовании министерства (ведомства), организации за запрашиваемый период.
Трудовой стаж депутата любого уровня устанавливается по учетной карточке, которая, как правило, находится в его личном деле (Приложение N 24).
Основанием для подтверждения стажа вольнонаемных в военных учреждениях и организациях являются приказы, книги учета и именные списки вольнонаемного состава, раздаточные ведомости на выдачу заработной платы вольнонаемному составу, лицевые карточки на выдачу заработной платы, переписка по вольнонаемному составу, переписка по вольнонаемным переводчикам.
Основными источниками для исполнения запросов о подтверждении трудового стажа партийных и комсомольских работников являются:
1) для лиц, работавших секретарями партийных и комсомольских комитетов разных уровней (секретарей обкомов, горкомов, райкомов партии и комсомола, первичных партийных и комсомольских организаций):
- постановления и протоколы конференций и собраний соответствующих партийных и комсомольских органов и организаций;
- постановления и протоколы пленумов соответствующих партийных, комсомольских комитетов (если решение об утверждении состоялось в период между отчетно-выборными конференциями и собраниями);
- постановления и протоколы заседаний бюро, секретариата вышестоящего партийного, комсомольского комитета, утверждающего решения нижестоящего комитета;
- книги распоряжений по аппарату соответствующего обкома, горкома, райкома;
2) для лиц, работавших заведующими отделами партийных, комсомольских комитетов:
- протоколы пленумов и заседаний бюро соответствующих комитетов;
3) для лиц, работавших заместителями заведующих отделами, заведующих секторами, помощниками секретарей, инструкторами, пропагандистами, лекторами, инспекторами, освобожденными работниками первичных партийных и комсомольских организаций и на других ответственных должностях партийных и комсомольских комитетов разных уровней:
- протоколы заседаний бюро соответствующего комитета (Приложение N 25);
- протоколы заседаний бюро и секретариата обкомов партии и комсомола.
Кроме того, для всех вышеперечисленных в пп. 1 - 3 лиц основанием для подтверждения трудового стажа могут являться также распоряжения об их приеме, перемещении и увольнении;
4) для лиц, входивших в номенклатуру партийных и комсомольских комитетов (руководителей областного и районного значения, промышленных предприятий, строительных организаций, председателей колхозов, директоров совхозов, домов культуры и отдыха, редакторов газет, пионервожатых):
- протоколы заседаний бюро соответствующего комитета;
- протоколы заседаний бюро и секретариата обкомов партии и комсомола;
5) для лиц, работавших техническими работниками (библиотекарей, машинисток), для обслуживающего персонала (уборщиц, водителей и др.) обкомов, горкомов, райкомов партии и комсомола:
- книги (журналы) распоряжений (приказов) по личному составу соответствующего комитета;
|
