Инструкция по заполнению «Декларации о розничной продаже алкогольной продукции»
Вступление
Декларация разработана в формате электронных таблиц Excel и включает в себя: Титульный лист, лист Сводной декларации и листы Приложений (количество этих листов соответствует количеству приложений к лицензии). Данные с листов Приложений суммируются и заносятся в лист Сводной декларации. Для облегчения заполнения листов приложений и расчета сводных данных в форме предусмотрены специальные функции, которые запускаются соответствующими клавишами, расположенными на листе Сводной декларации.
Для правильной работы программы первоначально необходимо установить средний уровень безопасности для файлов, содержащих макросы. Для этого запустите файл Декларация.xls. Выберите пункт Сервис в главном меню, далее пункт «Параметры», далее закладку «Безопасность». На странице «Безопасность» нажмите клавишу «Защита от макросов». В открывшемся окне на закладке «Уровень Безопасности» переключите указатель на пункт «Средняя». Последовательно нажмите клавиши «Ок» для закрытия окон параметров.
В дальнейшем при запуске файлов Excel будет выдаваться запрос: «Файл … содержит макросы. Отключить макросы или нет?». Выбирайте пункт «Не отключать макросы».
Подготовка к работе
Создайте каталог на диске для работы с декларацией, например, каталог (папку) «Dekl», или используйте прежний, в котором вы уже работали с декларациями ранее.
Зайдите в каталог Dekl и создайте в нем подкаталог с названием отчетного месяца. Например, «Апрель».
Скопируйте в этот каталог файл Декларация.xls.
Вы можете готовить данные по всем торговым точкам прямо в файле Декларация.xls в соответствующих листах Приложений или собирать их в отдельных файлах, а затем переносить листы Приложений в итоговый файл. Второй вариант защитит вас от потери промежуточных результатов при случайных ошибках в работе (нажали не ту клавишу, удалили случайно лист или строки, перенесли данные не в то приложение и т.д.), но несколько усложнит работу (необходимо переносить листы в итоговый документ). В любом случае не забывайте периодически делать копии ваших файлов.
Порядок работы
Внимание! Первой строкой данных считается строка, следующая за строкой шапки декларации, нумерующей столбцы (1,2,3,4,5 и т.д.). Строки шапки не трогайте, все данные заносите в строки расположенные ниже.
Сформируйте строки начальных остатков. Для этого перенесите строки с конечными остатками из отчета за предыдущий период и перенесите данные из графы конечных остатков в графу начальных. Проверьте, что все входящие остатки не равны нулю, лишние строки удалите. При первом заполнении декларации в новом формате 2010 года заполните новые графы (штрих-код и код ОКПД продукции). Порядок переноса остатков продукции из старой формы декларации в новую показан в отдельном разделе (см. ниже).
Сформируйте строки по поступлениям продукции (либо перенесите их с электронных носителей, которые вам передали поставщики, либо введите их вручную). При первом заполнении декларации в новом формате 2010 года заполните новые графы (цену поставки, код страны происхождения), если они не заполнены поставщиками.
Проверьте, в каком формате заполнены данные в графах. Формат данных приведен
в «Приложении к приказу департамента промышленного производства,
торговли и услуг Тверской области» (см. файл Порядок_заполнения.doc). Если форматы не соответствуют, преобразуйте их в требуемый формат, иначе данные из соответствующих строк не войдут в сводную ведомость. Для этого выделите ячейки и, нажав правую кнопку мыши, выберите пункт «формат ячеек» и переключите на требуемый формат.
Перейдите на лист «Сводная декларация». Выберите режим автоматического заполнения декларации, для чего нажмите на пустой квадратик в желтой ячейке с текстом «Автоматизировать заполнение» - появится галочка. После этого на листе появится панель с кнопками. Эти кнопки продублированы также в панели «Обработка деклараций» в строке меню вверху листа.
Выполните Этап 0 – проверку подготовленных данных.
Есть три варианта проверки:
быстрая проверка значений с пометкой ошибочных ячеек – проверяется, все ли нужные графы заполнены и правильно ли заданы форматы;
глубокая проверка значений;
поиск двойных штрих-кодов с начальными остатками. По каждому штрих-коду может быть только одна строка, содержащая остатки. В результате проверки выявляются «лишние» строки.
При нажатии соответствующей клавиши выдается запрос, какие листы приложений проверять. Введите номер нужного листа или 0, если хотите проверить все листы, нажмите «Ок». Далее подтвердите выбор листов. Ошибочные ячейки помечаются красным уголком примечания, незаполненные ячейки помечаются текстом «~заполнить~». Приведите эти ячейки в порядок. Не обращайте внимание на зеленый уголок примечания - он показывается из-за того, что цифровые данные внесены в ячейку с текстовым форматом, здесь это нормально. Обнаруженные лишние строки с двойными штрих-кодами удалите вручную.
Для пуска проверки нажмите соответствующую кнопку этапа 0. Эти же задания вы можете запустить, выбрав пункты меню в панели «Обработка деклараций» -> «Выполнение проверки» -> пункты «Быстрая проверка значений (помечая)», «Поиск двойных ШК с двойными остатками», «Глубокая проверка значений».
Если в процессе проверки появиться окошко с сообщением о сбое (текст и клавиши «end», «debug» и т.д.), то нажмите клавишу «end».
Выполните Этап 1 – Расчет продаж и добавление новых строк остатков.
По кнопке «Этап 1» анализируется массив данных листа. Если входящий остаток по штрих-коду есть и заполнены конечные остатки, рассчитываются продажи. Если входящего остатка не было, в конец массива добавляется строка под конечный остаток с нулевым входящим остатком по этому штрих-коду и необходимой информацией. После этого строки сортируются по штрих-коду. Добавленные строки помечаются словом «add», а ячейки, которые надо заполнить (цена продажи и конечный остаток), словом «заполнить». Операция может занять длительное время, особенно при большом объеме данных.
Эту же процедуру можно выполнить, выбрав пункт меню «Обработка деклараций» -> «Добавление итоговых строк по новым штрих-кодам».
Проставьте цены продажи и конечные остатки.
Выполните Этап 2 – вычисление количества проданной продукции – нажмите кнопку «2 Этап» или выберите пункт меню «Обработка деклараций» -> «Расчет количества проданной АП». Обратите внимание, что, чтобы правильно считались продажи, в приложениях в итоговых строках с остатками на начало и конец месяца графа “ЗАКУПКА” должна быть пустая (даже не 0)!
Обратите внимание, что если у вас в графе «продажа» уже проставлены данные до выполнения этого этапа, они пересчитаны не будут, даже, если заданы нули. Продажи вычисляются только в тех строках, где в этой графе пусто.
Выполните Этап 3 – нумерацию строк и расчет сводной декларации - нажмите кнопку «3 Этап» или выберите пункт меню «Обработка деклараций» -> «Расчет сводной декларации».
Переход к следующему месяцу
Зайдите в каталог Dekl и создайте в нем подкаталог с названием очередного отчетного месяца. Например, «Май».
Скопируйте в этот подкаталог файл «Декларация.xls» c отчетом за предыдущий месяц.
Начните работать с каталогом «Май».
На листах приложений удалите строки, не содержащие конечных остатков и перенесите данные из графы конечных остатков в графу начальных остатков.
Порядок переноса остатков из старой формы декларации в новую
№ п/п
|
Штрихкод товара
EAN-13
|
Код на основе ОКПД
|
Наименование продукции
|
Вмести
мость тары, л.
|
Остаток на начало
шт.
|
Закупка, шт.
|
Продажа, шт.
|
Прочий расход, возврат шт.
|
Остаток на конец отчетного периода,
шт.
|
Цена поставки, руб.
|
Цена продажи, руб.
|
Поставщик
|
Происхождние продукции
|
Крепость
|
Дата розлива
|
Номер сертификата соответствия
|
Дополнительная информация
|
Наименование
|
ИНН
|
Код страны происхождения
|
Производитель или импортер
|
входящий номер Департамента
|
Наименование
|
ИНН
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
|
N
|
N
|
|
|
|
|
|
|
|
N
|
|
|
|
N
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
↑
|
↑
|
↑
|
|
|
|
↑
|
|
↑
|
↑
|
↑
|
|
↑
|
↑
|
↑
|
↑
|
↑
|
↑
|
1
|
|
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
9
|
10
|
11
|
|
14
|
15
|
16
|
17
|
19
|
23
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ч
|
т
|
т
|
т
|
ч
|
ч
|
ч
|
ч
|
ч
|
ч
|
ч
|
ч
|
т
|
т
|
т
|
т
|
т
|
т
|
д
|
т
|
т
|
Графы в новой и старой формах приложений не совпадают (символом N здесь помечены новые графы), поэтому при первом заполнении новой формы нельзя перенести строки с остатками целиком из старой формы. Стрелками помечены те графы, значения из которых надо перенести в новую форму, при этом прямо под шапкой отчета указаны номера граф в новой декларации, а в строке ниже стрелок – номера этих же граф в старой форме декларации. Графы можно переносить блоками.
В нижней строке для справки обозначены форматы граф: ч – числовой, т – текстовый, д – датный.
Итак, для переноса остатков:
1. Сделайте копию старой декларации и работайте только с копией! Это нужно, чтобы у вас сохранился вариант декларации, который вы сдали в департамент.
2. Откройте новую декларацию и приготовьте незаполненные листы приложений, столько, сколько у вас лицензий. В этих листах должны быть только шапки.
3. Откройте копию старой декларации.
4. Перенос остатков одного приложения.
4.1. Удаление строк, где нет конечных остатков
Это можно сделать двумя способами. Выбирайте способ, какой вам более удобен.
1 способ с помощью сортировки.
В старой декларации на листе приложения выделите все строки с данными. В меню выберите пункт «Данные», затем «Сортировка». Если появиться сообщение, что обнаружены данные вне дапазона выделения и т.д., из предлагаемых вариантов выберите «сортировать в пределах указанного выделения» и нажмите «сортировка». В окне сортировки в пункте «Сортировать по» укажите номер колонки 8 (или номер графы «H»), затем выберите пункт «по убыванию» и нажмите «Ок». Строки с нулевыми значениями остатков встанут вниз таблицы. Выделите их все, нажмите правую кнопку мыши и выберите «удалить». Таким образом у вас останутся только строки с ненулевыми значениями остатка. Эти строки и надо перенести в новую форму декларации.
2 способ с помощью фильтра.
В старой декларации на листе приложения выделите данные в графе, где содержаться остатки на конец периода, захватывая ячейку, где указан номер графы «8». То есть выделите ячейку H14 и протяните выделение вниз до последней строки с данными. В меню выберите пункт «Данные», затем «Фильтр», затем «Автофильтр». В ячейке с номером графы (где номер 8), т.е. в ячейке H14, появится треугольник, нажмите на него, раскроется меню, в нем выберите строку с текстом «0» (что означает, что вы ставите фильтр на строки, где значение равно 0). У вас останутся видимыми только строки с нулевым значением остатка. Теперь выделите все эти строки (все графы), нажмите правую кнопку мыши, выберите «удалить строку». Все строки удаляться. Опять нажмите на треугольник в ячейке с номером графы 8, выберите строку «все», т.е. отмените фильтр. Покажутся все оставшиеся строки, т.е. с ненулевыми остатками. Эти строки и надо перенести в новую форму декларации.
4.2. Т.к. перечень граф в старой и новой формах не совпадает, нельзя перенести строки простым копированием. Перенос выполняется блоками.
Выделите в старой форме ячейки в 2,3 графах во всех строках с данными. Нажмите правую кнопку мыши и нажмите пункт копировать. Перейдите в новую форму, встаньте в ячейку в графе 4 на первой строке данных (ячейка с адресом D15), нажмите правую кнопку мыши, выберите пункт «вставить». Графы 4,5 заполняться данными.
Перенос других граф аналогичен.
Данные из 8 графы старой формы (остатки на конец периода) перенесите сразу в графу 6 новой формы (остатки на начала периода).
Выделите ячейки в графах 9,10,11 старой формы, скопируйте, перейдите в новую форму, встаньте в 12 графу, вставьте данные. Таким образом вы заполните графы 12,13,14 новой формы.
Выделите ячейки в графах 14,15,16,17 старой формы, скопируйте, перейдите в новую форму, встаньте в 16 графу, вставьте данные. Таким образом вы заполните графы 16,17,18,19 новой формы.
Данные из 19 графы старой формы перенесите в графу 20 новой формы (номер сертификата).
Данные из 23 графы старой формы перенесите в графу 21 новой формы (входящий номер департамента).
5. Пропишите штрих-коды товара (графа2) и код ОКПД (графа3). Расшифровку кодов ОКПД вы можете посмотреть на листе сводной декларации. Проставьте цену поставки. Поставьте код страны происхождения товара, для России - «RU», для других стран – любые 2 символа.
Приемы работы
Если вы формировали данные по торговой точке в отдельном файле, то чтобы перенести сформированное Приложение в сводный файл Декларация.xls необходимо выполнить следующее:
Открыть файл с заполненным по магазину Приложением и файл «Декларация.xls».
Если у вас уже есть в файле «Декларация.xls» лист с предыдущим вариантом приложения по этому магазину, удалите его. Для этого в файле «Декларация.xls» найдите соответствующий лист, встаньте на его наименование внизу экрана и нажмите правую клавишу мышки. Выберите пункт «удалить». Будьте внимательны, не удалите чего-нибудь не то!
Теперь перейдите в файл с данными по магазину, встаньте на лист Приложения, опять нажмите правую кнопку мышки и выберите пункт «Переместить/скопировать». В открывшемся окне в меньшем окошке под заголовком «в книгу» выберите книгу «Декларация» (для этого нажмите треугольник справа от окошка). Затем в окошке под заголовком «перед листом» выберите лист, перед которым вы хотите вставить ваш новый лист. И обязательно поставьте галочку «создавать копию»! Иначе ваш лист уйдет в сводную декларацию, а здесь не останется копии.
Перейдите в файл «Декларация.xls». Найдите в перечне листов (внизу экрана отчета) имя вашего только что перенесенного приложения, встаньте на него и нажмите правую клавишу мышки. Выберите теперь пункт «переименовать». Имя выделиться жирным шрифтом, введите номер приложения в соответствии с лицензией.
Чтобы найти строку символов, например, наименование или штрих-код, выберите в верхнем меню пункт «Правка», далее пункт «Найти». В открывшемся окне введите искомые символы и нажмите «Найти далее». После нахождения нужной строки окно поиска можно закрыть.
Чтобы перенумеровать строки, пропишите в первой строке 1, во второй 2, выделите обе ячейки, встаньте на правый нижний угол выделенного блока, чтобы появился знак плюса, и протяните выделение на нужное количество строк. Если надо начать нумерацию с другой цифры, в первых ячейках задайте соответствующие две последовательные цифры.
|
