Инструкция по ведению архива страница из

Скачать 71.87 Kb.

Название	Инструкция по ведению архива страница из
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство ремонт > Инструкция

ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея»

Код документа

СМК-ДП 02.01

III/ ВИ

Испытательный лабораторный центр

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ВЕДЕНИЮ АРХИВА

Страница

из
Дата издания

10.01.2017г

Издание

№ 4

2. Общие положения

Архив ИЛЦ предназначен для комплектования, учета и обеспечения сохранности документов о деятельности лаборатории и входит в архив ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Адыгея». Доступ посторонних лиц к архиву не разрешается. Папки с архивными документами хранятся на стеллажах. Приказом главного врача назначаются:

- ответственный за ведение архива;

- ответственные лица за делопроизводство и формирование документов, предназначенных для передачи в архив в каждом отделении ИЛЦ.

Лица, ответственные за делопроизводство в отделениях, ведут «Журнал учета документов, сданных в архив» (Приложение 1). В начале каждого года (до 25 января) менеджер по качеству или руководитель ИЛЦ составляет «График сдачи документов в архив ИЛЦ» (Приложение 5). Сдача документов по утвержденному графику в архив сопровождается записью в «Журнале учета документов, поступивших в архив» (Приложение 2), и подтверждается личной подписью сотрудника, сдавшего документы в архив и ответственного за архив сотрудника, принимающего документы.

Документы, хранящиеся в архиве должны быть подшиты в папки объемом не более 250 листов. Каждый комплект документов имеет «Опись дела» (Приложение 4), пронумерованные листы и учетный номер, присваиваемый ему при регистрации в «Журнале учета документов, поступивших в архив».

В помещении, где находится архив, обеспечиваются условия хранения документов в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов», утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263, «Об архивном деле в Российской Федерации»: температура (20±5)°С; отсутствие просачивающейся воды и плесени.

В архив ИЛЦ сдается следующая документация:

- акты отбора проб, протоколы лабораторных испытаний;

- отмененные документы СМК (Паспорт ИЛЦ, Положение об ИЛЦ, Руководства по качеству (все редакции со всеми изменениями), документированные процедуры и др.)

- документы, согласно номенклатуры дел, более одного года давности окончания, требующие архивного хранения.

Документы сдаются ответственными лицами в архив в течении первого квартала года, следующего за отчетным, но не позднее марта месяца. Выдача документов из архива осуществляется только с разрешения руководителя ИЛЦ. Документы выдаются под роспись. Выданные документы регистрируются в «Журнале выдачи документов из архива» (Приложение 3) и подлежат обязательному возврату в архив не позднее чем через 5 рабочих дней. При этом сотрудник ИЛЦ, получивший документ из архива, несет личную ответственность перед руководителем ИЛЦ за сохранность документа.

Возврат документов фиксируется в «Журнале учета выдачи документов из архива» (Приложение 3)

Предусмотрены следующие сроки хранения документов в архиве:

- материалы, содержащие информацию о результатах испытаний для заказчиков, хранятся в архиве в течении 5-и лет;

- акты отбора проб, отмененные документы СМК (Паспорт ИЛЦ, Положение об ИЛЦ, Руководства по качеству (все редакции со всеми изменениями), документированные процедуры и др.) – 5 лет;

- документы, согласно номенклатуры дел – до истечения срока хранения в архиве.

По истечении установленного срока хранения документы, находящиеся в архиве, подлежат уничтожению. Уничтожение документов производится один раз в год внутренней экспертной комиссией, назначенной распоряжением главного врача. Комиссия составляет акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения (Приложение 6), в котором указывается наименование папок и учетные номера уничтоженных документов. В «Журнале учета документов, поступивших в архив» (Приложение 2) делается соответствующая отметка с указанием даты уничтожения документа и номера акта об уничтожении. Акты о списании и уничтожении дел подшиваются в отдельную папку.

Приложения.

Приложение 1.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, СДАННЫХ В АРХИВ

Регистра- ционный № (по номенклатуре дел)	Наименование документа	Дата введения	Дата отмены	Срок хранения в архиве после отмены
1	2	3	4	5

Приложение 2.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ В АРХИВ

№ п/п	Дата поступления документа в архив	Наименование документа, его регистрационный номер	Кол-во страниц	ФИО лица, сдавшего документ, роспись	ФИО лица, принявшего документ, подпись	Дата уничтожения документа № акта
1	2	3	4	5	6	7

Приложение 3.

Журнал учета выдачи документов из архива

№ п/п	Дата выдачи доку-мента	Наимено- вание документа	Основание для выдачи документа, кем подписано дата	ФИО лица, выдавшего документ	Подпись лица, получившего документ	Дата возврата документа	Подпись удосто- веряющая возврат доку- мента
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 4.
Опись дела

№ п/п	Наименование, учетный номер документа	Количество листов документа	Дата поступления документа	Срок хранения документа
1	2	3	4	5

Приложение 5.
График сдачи документов в архив

испытательного лабораторного центра.
Архив ИЛЦ находится по адресу: г. Майкоп, ул. Гагарина, 40.

Структурное подразделение ИЛЦ	Наименование документа	Дата сдачи	ФИО, подпись сдавшего документы на хранение	Подпись ответственного за ведение архива.
1	2	3	4	5

Приложение 6.
Утверждаю:

Главный врач

ФБУЗ «Центр гигиены и

эпидемиологии в Республике Адыгея»

___________ А.Х. Агиров

«____» _________ 20___г.
Акт-отчет

об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Комиссия в составе: председатель комиссии –зам. гл. врача Н. Д. Труфанов члены комиссии: руководитель ИЛЦ С.Д. Зацепина, нач. отдела обеспечения сан-гиг надзора З.И. Шеожев, главный бухгалтер С.Н. Кикова, пом. врача по общей гигиене Н.Н. Горохова, инженер отдела орг. деятельности Ю.Ю.Якименко Составили настоящий акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения «___» ___________20___г


№ п/п	Наименование папок	Учетные номера уничтоженных документов	Количество страниц	Год издания
1	2	3	4	5

Документы изъяты из архива и уничтожены.
Председатель комиссии –

_______________ зам. гл. врача Н. Д. Труфанов

подпись

члены комиссии:

1. ____________ руководитель ИЛЦ С.Д. Зацепина

подпись

2.______________нач. отдела обеспечения сан-гиг надзора З.И. Шеожев

подпись

3.______________главный бухгалтер С.Н. Кикова

подпись

4. _____________пом. врача по общей гигиене Н.Н. Горохова

подпись

5. _____________ инженер отдела орг. деятельности Ю.Ю.Якименко

Подпись

Похожие:

	Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке Инструкция... В соответствии Положением о Министерстве юстиции Республики Коми, утвержденным постановлением Правительства Республики Коми от 22....		Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке Инструкция... Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке (далее – Инструкция) разработана в целях установления единого порядка...
	Инструкция по учету и актуализации нд. Инструкция по ведению архива... Закрытое акционерное общество санкт-петербургская техническая экспертная компания		Инструкция по ведению делопроизводства и архива Агентства по туризму... Правовой основой деятельности Агентства по туризму и внешним связям Камчатского края (далее – Агентство) в области рассмотрения обращений...
	Инструкция по ведению делопроизводства и архива Агентства по туризму... Правовой основой деятельности Агентства по туризму и внешним связям Камчатского края (далее – Агентство) в области рассмотрения обращений...		Инструкция по заполнению паспорта архива организации Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного...
	Уникум Подготовлено к изданию с использованием материалов и архива Московского отделения межрегионального общества инвалидов и пенсионеров...		Уникум Подготовлено к изданию с использованием материалов и архива Московского отделения межрегионального общества инвалидов и пенсионеров...
	Инструкция по размещению архива на сайте Для создания архива выберите... Для создания архива выберите необходимые документы и поместите их в одну папку (Рис. 1)		Отчет о работе гу рк «национальный архив республики коми» за 2013... Архив) работал над выполнением годового плана работы, Мероприятий (программ) по основным направлениям деятельности архива, писем...
	Инструкция по ведению делопроизводства в первичных и местных организациях... Инструкция разработана в соответствии с Уставом Профсоюза и Правилами по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза, утвержденными...		Инструкция по ведению классных журналов. Настоящая инструкция составлена... Классный журнал – государственный нормативно-финансовый документ, вести который обязан каждый учитель и классный Все записи в классном...
	Организация работы архива суда Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов документов общего делопроизводства, имеющих научную и...		Создание пользовательского архива на спк-207 В руководстве описаны возможности ведения архива в спк-207 со средой программирования CoDeSys Рекомендуется использовать CoDeSys...
	Конкурсных материалов 1 этап. Оформление конкурсных материалов Загрузка архива на Яндекс. Диск, Google. Диск или Облако@mail ru. Подготовка архива		Инструкция по применению Страница 2 Первая глава преамбуле

Руководство, инструкция по применению