Обработка ПДн, осуществляемая без использования средств автоматизации
4.3.1 Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации
Работники БУ ВО «ВОГЦ», осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется БУ ВО «ВОГЦ» без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами БУ ВО «ВОГЦ».
При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них ПДн (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:
- типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации; имени (наименовании) и адресе БУ ВО «ВОГЦ»; фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных; источник получения персональных данных; сроки обработки персональных данных; перечень действий с персональных данных, которые будут совершаться в процессе их обработки; общее описание используемых БУ ВО «ВОГЦ» способов обработки персональных данных;
- типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
- типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).
При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
4.3.2. Порядок обработки персональных данных без использования средств автоматизации
Обработка персональных данных без использования средств автоматизации осуществляется в рамках осуществления кадровой и бухгалтерской работы с персоналом БУ ВО «ВОГЦ», в том числе присвоения квалификационных категорий, подготовки и переподготовки, проведения конкурсов, конференций, обучающих семинаров, а также в рамках повышения качества оказываемых услуг (прием жалоб граждан на качество оказываемых услуг).
Обработка персональных данных без использования средств автоматизации, осуществляемая в рамках ведения кадровой деятельности БУ ВО «ВОГЦ», осуществляется при заключении трудового договора с работником, заполнении им личной карточки формы Т-2, автобиографии и другой необходимой при приеме на работу документации:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка, за исключением случаев, когда работник принимается на работу впервые или на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (военный билет);
документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (диплом, свидетельство об аттестации и присвоении категории, документ об усовершенствовании или специализации);
документы о присвоении ученой степени, ученого звания;
документы, подтверждающие те или иные факты, касающиеся жизни сотрудника (например, свидетельство о заключении брака и расторжении брака, свидетельство о рождении ребенка);
документы, подтверждающие наличие наград, присвоение званий и т.д.;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (при наличии);
необходимые справки (например, справка о доходах по форме НДФЛ-2 с прежнего места работы).
|
