2.1. Основные понятия и проблемы информационных систем и информационных ресурсов организации
С чего мы должны начать обсуждение вопросов управления информационными ресурсами? Разумеется, с терминологии, чтобы договорится о том, что и как называть. И с основных проблем в этой области и методов их решений.
В самое начало обсуждения мы поставили термин «система управления», хотя понимаем, что представление о системе управления является общим местом для нашего читателя. И мы вовсе не хотим говорить о субъекте и объекте управления, уровнях управления, процессе принятия решения и т.п. последовательно и точно. Наша цель – показать, где возникает информационный контур и информационная система, и как на них влияют перечисленные выше категории. В конце концов информационная система организации, ее информационные ресурсы являются «нервной системой» любой системы управления.
2.1.1. Система управления
См.: модуль «организация и ее деловая среда»
Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (с государственными органами управления, с другими объектами и т.п.) и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение своего назначения.
См.: модуль «общее управление организацией»
Организация
В дальнейшем будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса, организацией.
Организация – это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Существует ряд общих черт у всех организаций, а также и много индивидуальных особенностей.
Информация из внешней среды: виды и ставки налогов, таможенные ставки, уровень инфляции, сведения о конкуренциях и т.д.
Результатом взаимодействия организации со средой являются происходящие в ней изменения различного рода. Эти изменения могут иметь две крайние и противоположные друг другу формы: деградацию (разрушение организации) и развитие (усложнение организации, накопление в ней информации). Кроме того, возможно и временное равновесие между организацией и средой, благодаря которому организация в течение некоторого времени остается неизменной либо испытывает лишь обратимые изменения. Эти изменения в организации вызывают необходимость управления. Иначе говоря, такого целенаправленного воздействия на организацию, которое обеспечит достижение поставленных целей.
Цели управления: выживание в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на определенные рынки
Управление позволяет в зависимости от особенностей конкретных организаций и целей управления стабилизировать их, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта.
Совокупность управляющей части и управляемого процесса образует систему управления
Поскольку осуществление управления выделяется в особую функцию, то на ее выполнении специализируются некоторые элементы организаций. В связи с этим в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления). Их совокупность определяется как система управления.
Информационыый контур
Управляющая часть оказывает на управляемый процесс определенное воздействие. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур.
Рис. 2.1. Информационный контур
Информационная система организации
В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, о состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.
Как правило, любая организация является сложным комплексом, состоящим из нескольких объектов, имеющих собственные управляемые процессы и управляющие части. Поэтому для согласованного функционирования комплекса вводится дополнительная управляющая часть, координирующая действия остальных управляющих частей и управляемых процессов (как бы локальных систем управления), ориентируя их деятельность на выполнение общей цели комплекса. При более сложном строении управляемого процесса управляющая часть может иметь многоуровневую структуру, что является характерным для большинства систем управления.
Иерархичность системы управления
Обычно различают три уровня управления в управляющей части объекта: высший, средний и низший. Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяется миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень управления – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, осуществляется оперативный контроль и учет и т.п.
(См., например: Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. В. В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996.– 222 с.)
См. рис. 2.3 и 2.4 для установления связи: уровень управления – информация и решения – типы информационных систем
Рис. 2.2. Управленческая пирамида
Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции реализуются в разном объеме на разных уровнях управления. Вплоть до того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.
(Взаимосвязь функций и уровней управления см.: Информационные системы в экономике:
Учебник / Под ред. В.В.Дика.– М.: Финансы и статистика, 1996. С. 11)
Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах.
Выделение планирования или контроля как функций управления порождает соответствующие структурные элементы в организационной структуре организации, а в рамках ее информационной системы – подсистему планирования или контроля. Первая обеспечивает формирование бизнес-планов, планов производства, планов маркетинговых исследований, финансовых планов и т.п. Вторая – информационную поддержку контроля.
В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха – каждую смену, мастер – наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения информации об объекте управления меньше. Если же говорить об управлении различными технологическими процессами, например в нефтехимии, то там информация поступает постоянно.
Таким образом, в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность получения информации об управляемом процессе различна. Соответственно и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в соответствии с ее целями будет возникать или не возникать с частотой получения информации.
Принятие решений и процесс принятия решений
Акт целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется принятием решения, а процесс формирования решения – процессом принятия решений. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления.
Задача информационной системы
Обеспечение процесса принятия решений, а именно предоставление нужной информации в нужное время и нужном месте, – одна из основных задач информационной системы организации. В этой связи характер решений, процесс их принятия, дискретность принятия решений оказывают существенное влияние на функционирование информационной системы организации, применяемые там технологии и даже вызвали необходимость формирования целого класса информационных систем – систем поддержки решений.
Разумеется, что рассмотренная выше система управления организации была определена с позиций кибернетического взгляда на нее. Если говорить о системе управления без некоторой абстракции, то на информационную систему организации, кроме указанного выше, оказывают влияние ее организационная структура, персонал, принятые процедуры выполнения заданий, внутренняя культура организации и многое другое.
Что значит оказывает влияние? Это значит предопределяет, какая информация и как хранится в информационной системе, как она обрабатывается, как работает эта система и т.д.
|
