Трудовая функция (должностная инструкция) заведующей канцелярией Свердловского регионального отделения Общероссийской общественной организации Союз театральных деятелей Российской Федерации (Всероссийское театральное общество)

Скачать 115.7 Kb.

Название

Тип

Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Инструкция

Приложение 1

к трудовому договору
Трудовая функция (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)

заведующей канцелярией Свердловского регионального отделения

Общероссийской общественной организации «Союз театральных деятелей Российской Федерации (Всероссийское театральное общество)

(далее — Отделение, Специалист)
1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности Специалиста по четырем направлениям деятельности.

2. На должность Специалиста назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование и опыт кадрового делопроизводства.

Специалист должен обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, пунктуальность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность в себе, умение убеждать, способность к самоорганизации, правильная русская речь, чувство стиля в одежде, коммуникациях, в жестах, при оформлении документов, умение вести телефонные переговоры.

3. Назначение на должность специалиста и освобождение от должности производится приказом Председателя Отделения по результатам тестирования Работника и собеседования с Председателем. Специалист находится в непосредственном подчинении Первого помощника председателя Отделения и находится в системных коммуникациях с заместителями председателя по вопросам своих функциональных обязанностей, а также руководителями структурных подразделений Отделения.

4. В период временного отсутствия Первого помощника председателя (на период отпуска, больничного листа) его обязанности возлагаются на Специалиста.

5. Специалист должен знать:

5.1. внутреннюю и внешнюю политику Отделения; Устав СТД РФ (ВТО); Регламент Отделения; Коллективный договор и Правила внутреннего трудового распорядка Отделения; Инструкцию по делопроизводству и Номенклатуру дел Отделения; решения Правления; планы деятельности Отделения и расписание работы Дома актера; историческую информацию по Отделению и Дому актера – актерскому клубу, структурному подразделению Отделения;

5.2. структуру, оргтехнику и оборудование современного офиса; устройство офисных помещений и принципы их зонирования;

5.3. принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и в Доме актера Отделения;

5.4. порядок и стандарты делопроизводства, систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий, учетом законодательства Российской Федерации, правил и рекомендаций архивной службы и Инструкции по делопроизводству Отделения;

5.5. комплекс вопросов, связанных с организацией кадрового делопроизводства: порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале Отделения; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; системы и методы личностной оценки аппаратных и штатных работников Отделения;

5.6. основы социологии, психологии и организации труда;

5.7. компьютерные технологии и программное обеспечение по автоматизированной обработке информации (текстов, базы данных, и т.д.);

5.8. трудовое законодательство Российской Федерации;

5.9. требования законодательства Российской Федерации к оформлению хозяйственных договоров;

5.10. правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

5.11. мотивационные методы и стратегии;

5.12. состав информации, являющейся служебной и коммерческой тайной Отделения, порядок ее защиты и использования.

6. Специалист несет персональную ответственность за результаты своей деятельности по выполнению настоящей Трудовой функции (должностной инструкции), руководствуясь при этом:

- законодательными и нормативными актами Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Уставом СТД РФ (ВТО);

- Регламентом, Коллективным договором и Правилами внутреннего распорядка Отделения;

- иными внутренними локальными актами Отделения;

- указаниями и распоряжениями председателя Отделения, поручениями непосредственного руководителя;
7. Обязанности Специалиста по направлениям:

7.1. Направление 1 «Делопроизводство»

7.1.1. Организует делопроизводство Отделения в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Отделении и Номенклатурой дел Отделения, получает входящую корреспонденцию, почтовые, телеграфные, факсимильные и электронные отправления, передает их на рассмотрение;

7.1.2. принимает участие в рабочих совещаниях, ведет протоколы и иные документы, оформляющие их ход и результат;

7.1.3. по поручению председателя Отделения или непосредственного руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных и общественных подразделений, доводит до них указания и распоряжения председателя Отделения;

7.1.4. Ведет учет и регистрацию входящей, исходящей корреспонденции Отделения, внутренних локальных актов Отделения в специализированной электронной базе данных в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству и Регламентом Отделения;

7.1.5. осуществляет контроль исполнения поручений председателя, принятых решений, локальных актов Отделения и других документов в сроки и в порядке, определенными Регламентом Отделения;

7.1.6. организует подготовку и своевременную рассылку исходящей корреспонденции Отделения: организует и контролирует работу курьера, работает со службами по доставке корреспонденции, почтой, координирует взаимодействие с телеграфным отделением;

7.1.7. при организации делопроизводства и коммуникаций обеспечивает соблюдение фирменного стиля и Инструкции по делопроизводству Отделения;

7.1.8. проводит методические инструктажи для штатных работников Отделения по технологиям соблюдения фирменного стиля и Инструкции по делопроизводству Отделения при оформлении проектов исходящей корреспонденции;

7.1.9. оказывает методическую помощь при организации делопроизводства аффелированным лицам Отделения – Некоммерческое партнерство «Агентство театральных дел» и Благотворительный театральный фонд «Общество вспоможения».

7.2. Направление 2. «Персонал-технологии»

7.2.1. Организует работу по подбору необходимых для работы в Отделении специалистов и работников на основе квалификационных требований и характеристик, полученных от заместителей председателя Отделения, курирующих соответствующие подразделения и руководителей структурных подразделений Отделения;

7.2.2. Формирует кадровый резерв Отделения;

7.2.3. Организует проведение исследований опыта успешных некоммерческих организаций с целью разработки и реализации планов и программ по работе с штатным персоналом Отделения с целью привлечения и закрепления в Отделении нужных специалистов, работников требуемых специальностей и квалификации;

7.2.4. Организует и координирует разработку комплекса мер повышению трудовой мотивации работников Отделения всех категорий на основе реализации гибкой политики материального и нематериального стимулирования, улучшений условий труда, повышения его содержательности и престижности, рационализации Организационной структуры и Штатного расписания Отделения укрепления корпоративной культуры Отделения и дисциплины труда;

7.2.5. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии Отделения;

7.2.6. Проводит анализ причин текучести кадров, разрабатывает и представляет на утверждение председателю планы мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение;

7.2.7. На основании приказа Отделения организует проведение аттестации работников Отделения, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссии, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации;

7.2.8. Организует и проводит внутрикорпоративные мероприятия Отделения, среди которых традиционные, посвященные праздничным поводам: Новогодний праздник; день равноденствия (посвящен 23 февраля и 8 марта); Международный день театра; день рождения Дома актера;

7.2.9. Организует поздравления аппаратных и штатных работников Отделения с личными датами, днями рождений, годовщинами работы в Отделении, по иным особым поводам и личным событиям;

7.2.10. Контролирует соблюдение в Отделении Коллективного договора;

7.2.11. Организует проведение плановых медицинских осмотров, вакцинаций и диспансеризаций штатных работников Отделения;

7.2.12. Разрабатывает график ежегодных индивидуальных собеседований председателя Отделения, заместителей председателя Отделения с ведущими специалистами Отделения; руководителей структурных подразделений с подчиненными штатными работниками Отделения с целью анализа эффективности выполнения Трудовых функций и организует эти собеседования;

7.2.13. В постоянном режиме изучает специальную и периодическую литературу по вопросам корпоративной культуры организаций и мотивации сотрудников.
7.3. Направление 3 «Кадровое делопроизводство»

7.3.1. Организует своевременное документальное оформление приема, перевода и увольнения аппаратных и штатных работников Отделения в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, Правилами внутреннего трудового распорядка Отделения, приказами Отделения, указаниями председателя Отделения;

7.3.2. Ведет учет личного состава, обеспечивает выдачу справок о настоящей и прошлой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления аппаратных и штатных работников Отделения к поощрениям и награждениям, в том числе на государственные награды;

7.3.3. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также необходимых для назначения пенсий работникам Отделения и их семьям, а также представления их в органы социального обеспечения граждан;

7.3.4. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных средств, созданию банка данных о персонале Отделения, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

7.3.5. Организует табельный учет рабочего времени, составление и выполнение графиков отпусков;

7.3.6. Обеспечивает составление и своевременную сдачу Отделением отчетности по учету личного состава и работе с кадрами, обязательному социальному и медицинскому страхованию в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

7.3.7. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до штатных работников Отделения;

7.3.8. Оформляет трудовые договоры, ведет личные дела штатных работников и другую кадровую документацию;

7.3.9. Составляет характеристики штатных работников. Оформляет справки и ответы на, касающиеся личных дел штатных работников Отделения;

7.3.10. Ведет мониторинг состояния трудового законодательства Российской Федерации и обеспечивает соблюдение трудового законодательства в Отделении.
7.4. Направление 4 «Оперативный учет членов СТД РФ»
7.4.1. Организует и ведет оперативный учет членов СТД РФ (ВТО), состоящих на учете в Отделении, в электронном виде в специальной компьютерной программе, а также на бумажных носителях по формам, утвержденным Центральным аппаратом СТД РФ (ВТО) и специальными решениями председателя Отделения, в том числе:

- учетных карточек членов СТД РФ (ВТО) с обязательной фиксацией в них всех изменений в персональных сведениях, отметок о постановке и снятии с учета, уплате членских взносов, присвоении почетных званий, вручении премий и наград;

- ежегодного Отчета о численности членов СТД РФ (ВТО) по форме, утвержденной Центральным аппаратом СТД РФ (ВТО);

- ежеквартальных отчетов для бухгалтерии Отделения и Отдела кадров Центрального аппарата СТД РФ (ВТО) об изменениях в численном и персональном составе членов СТД РФ (ВТО), состоящих на учете в Отделении.

7.4.2. Организует оформление документов на вступление в СТД РФ и исключение из СТД РФ в соответствии с Уставом СТД РФ;

7.4.3. Готовит материалы для рассмотрения Комиссией Правления Отделения по персональным вопросам и докладывает на заседаниях Комиссии и Правления Отделения по вопросам вступления в СТД РФ (ВТО) и исключения из СТД РФ (ВТО).

7.4.4. На основании соответствующего приказа Отделения выполняет обязанности Ответственного секретаря Комиссии Правления Отделения по персональным вопросам;

7.4.5. Координирует работу уполномоченных общественных представителей СТД РФ (ВТО) в первичных организациях Отделения, организует их коммуникации с аппаратными работниками Отделения по текущим вопросам жизнедеятельности Отделения и Дома актера, вопросам организации и проведения сбора членских взносов, для чего проводит специальные консультации и своевременно (до 20 февраля каждого года) выдает на руки бланки Ведомостей по учету сбора членских взносов;

7.4.5. Организует и проводит коммуникации с уполномоченными представителями СТД РФ (ВТО), руководителями и главными бухгалтерами театров с целью разработки и внедрения нового и рационального способа сбора членских взносов путем оформления соответствующих договоров театров с Отделением, предметом которых является перечисление на расчетный счет Отделения единой суммы членских взносов, удержанных из заработной платы членов Союза равными долями в течение календарного года на основании личных заявлений членов СТД РФ (ВТО);

7.4.6. Поддерживает коммуникации с работниками бухгалтерии театров, отвечающими за начисление заработной платы, удержание из заработной платы членских взносов и перечисление их равными долями на расчетный счет Отделения периодически, согласно соответствующим договорам, с предоставлением Отделению итоговой ведомости с обозначением суммы персонального взноса каждого члена СТД РФ. Проводит методические совещания и своевременные консультации по порядку удержания членских взносов, используя современные технологии и возможности электронных программных продуктов, применяемых в современном бухгалтерском учете;

7.4.7. Ведет постоянный оперативный учет своевременности и правильности уплаты членских взносов членами СТД РФ (ВТО), состоящими на учете непосредственно в Отделении.

Определяет задолжников — кандидатов на исключение из СТД РФ (ВТО) и готовит информационный материал для Контрольно — ревизионной комиссии Отделения в случаях выявления нарушений порядка уплаты членских взносов.

7.4.8. Разрабатывает предложения для Технического задания по разработке специальной, многофункциональной компьютерной программы — базы данных членов СТД РФ (ВТО), состоящих на учете в Отделении.

7.4.9. Готовит для председателя Отделения, а также по запросу структурных подразделений и штатных работников Отделения сведения и справки, необходимые для проведения специальных акций, почтовых рассылок или аналитического мониторинга, списки по определенным формам, целевые выборки из состава членов СТД РФ (ВТО), состоящих на учете в Отделении;

7.4.10. Готовит сведения по профессиональному и возрастному составу членов СТД РФ (ВТО), состоящих на учете в Отделении, по изменениям в количественном составе к Отчетно-выборным конференциям Отделения. Поддерживает в актуальном состоянии Справку «Портрет Свердловского отделения СТД РФ по составу членов, состоящих на учете».

7.4.11. Координирует, организует, проводит и контролирует целевые рассылки специальных и периодических материалов, а также приглашений на мероприятия Отделения и Дома актера (по специально составленным базам данных) членам СТД РФ (ВТО);

7.4.12. Проводит работу по организации контактов с членами СТД РФ (ВТО), работающими в различных учреждениях культуры искусства (аббревиатура этой категории - РУКИ) и состоящими на учете непосредственно в Отделении, с целью информирования их о жизни Отделения и своевременной рассылки им периодических и специальных информационных материалов и приглашений на мероприятия Отделения, отслеживает своевременность и правильность уплаты ими членских взносов, а также переход на работу вне сферы культуры и искусства и, соответственно утрату права на членства в СТД РФ (ВТО) после 3 лет;

7.4.13. Проводит консультации для уполномоченных представителей СТД РФ (ВТО) в первичных организациях и театральных деятелей по оформлению документов, необходимых для вступления в СТД РФ (ВТО), выдает образцы и формы этих документов, а также Устав СТД РФ (ВТО) для ознакомления.

7.4.14. Ведет прием документов для вступления в СТД РФ (ВТО) по установленным формам и правилам; проводит дополнительную работу с кандидатами на членство в СТД РФ (ВТО) и отвечает на вопросы, возникающие по Уставу и организационному устройству СТД РФ (ВТО);

7.4.15. Готовит периодическую Церемонию вручения членских билетов новым членам СТД РФ (ВТО);

7.4.16. Организует поздравление новых членов СТД РФ (ВТО) по случаю вступления в Союз через средства массовой информации.
8. Специалист несет ответственность:

- за надлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей трудовой функцией, - в пределах, установленных законодательством Российской Федерации;

- за соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, Регламента, Инструкции по делопроизводству и Номенклатуры дел Отделения, других локальных правовых актов;

- за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за причинение материального и имиджевого ущерба Отделению – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
9. Составитель трудовой функции В.В. Мишарин, председатель Отделения
С трудовой функцией ознакомлен:
/Н.С. Светлакова
02 февраля 2010 г.

	Должностная инструкция ведущего арт-менеджера Дома актера Свердловского... Всероссийское театральное общество) (далее по тексту – Отделение), назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование,...		Председатель Комитета по образованию Правительства Председатель совета Санкт-Петербургского городского отделения Общероссийской общественной организации «Всероссийское добровольное...
	Доклад председателя Калининградской областной организации общероссийской... Повестка дня заседания Совета по делам инвалидов при Губернаторе Калининградской области		Уста в региональной общественной организации Настоящий Устав определяет правовой статус и порядок деятельности Республиканской общественной организации – Союз туриндустрии Республики...
	Вопросы к экспертам: Вопрос 1 Общероссийской общественной организации защиты семьи «Родительское Всероссийское Сопротивление» (далее – ооозс рвс) и заключённым...		Отчет о результатах самообследования Наро-Фомнского ро моо оо «воа» Общая характеристика Полное наименование организации согласно Уставу: Наро-Фоминске районное отделение Московской областной организации Общественной организации...
	«Тематические новости» "Рынок мяса рф" Бюллетень содержит данные Председатель Правительства Российской Федерации В. В. Путин принял участие в работе V съезда Общероссийской общественной организации...		Союз Реабилитологов России Всероссийское общество неврологов Ассоциация... Гау г. Москвы «Научно-практический центр медико-социальной реабилитации инвалидов им. Л. И. Швецовой»
	Геноцид и другие преступления антинародного режима Е. А., Председателю Одесской областной общественной организации Всеукраинского Союза Рабочих Василькову А. В., помощникe-консультанту...		Национальная ассоциация по борьбе с инсультом Всероссийское общество... Клинико?(эта приставка присутствует в предложениях по внесению изменений в номенклатуру мед услуг)психологическая реабилитация пациентов...
	«Согласовано» Исполнительный директор Общероссийской общественной... Исполнительный директор Общероссийской общественной организации «Российская шахматная федерация»		«утверждаю» Директор Федерации бокса России Председатель кфкиС Общероссийской общественной организации «Федерация бокса России» от 29 августа 2014 года, в соответствии с Единым календарным планом...
	Должностная инструкция №2 заместитель заведующей по учебно-воспитательной работе утверждаю Заместитель заведующей по учебно-воспитательной работе принимается на работу и увольняется заведующей мбдоу		Заседание состоится по адресу: ул. Молодогвардейская, 133, к. 3,... Регистрация и уплата ежегодных членских взносов. Регистрация приглашенных участников. Секретарь со рал зонненберг Н. Н
	Должностная инструкция Заведующего канцелярией I. Общие положения На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к...		Кaлужское областное отделение общероссийской общественной организации

Похожие: