Согласовано

Введение 14

1.1 Область применения системы 14

1.2. Уровень подготовки пользователя 14

2. Назначение и условия применения 15

2.1 Виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначена система: 15

2.2 Условия, при соблюдении которых обеспечивается применение системы в соответствии с назначением 16

2.2.1 Требования к рабочему месту 16

3. Описание операций 17

3.1. Вход в систему 17

3.1.1 Описание интерфейса 17

3.1.2 Вход в систему через стартовую страницу 18

3.2 Управление Справочниками корреспондентов 19

3.2.1 Общие сведения 19

3.2.2 Общее описание интерфейса 19

3.2.3 Просмотр списка элементов справочника 22

1) на панели разделов системы выбрать раздел «Справочники»; 22

2) в левом боковом вертикальном меню выбрать тип справочника «Корреспонденты»; 22

3) при необходимости осуществить прокручивание списка корреспондентов вниз с помощью колеса мыши, либо воспользовавшись стандартными полосами прокрутки в окне браузера; 22

4) для перехода между страницами воспользоваться панелью навигации, расположенной внизу раздела, под списком корреспондентов – 23

– номер текущей страницы списка / количество страниц списка; 23

– кнопки для перехода к первой/последней странице списка; 23

– кнопки для перехода к предыдущей/следующей странице списка. 23

5) – для регулирования количества отображаемых на странице элементов списка нажать кнопку с количеством объектов. Текущее количество отображаемых элементов выделяется рамкой. 23

3.2.4 Просмотр элемента (карточки корреспондента) 23

Функция просмотра элементов справочника (карточек корреспондентов) предназначена для получения пользователем краткой/подробной информации о корреспонденте, либо выполнении операции редактирования, удаления корреспондента. 23

3.2.4.1 Просмотр краткой информации о корреспонденте 23

Для просмотра краткой информации о корреспонденте необходимо выполнить следующее: 23

1) Найти нужного корреспондента в списке (см. пункт 3.2.3). 23

2) Щелкнуть левой кнопкой мыши по круглой стрелке слева от наименования нужного корреспондента в списке. После выполнения данной операции под наименованием корреспондента отобразятся краткие сведения о пользователе, создавшем корреспондента (параметр «Автор»), статусе корреспондента (параметр «Доступен»/«Удален»), об ответственном. 23

3.2.4.2 Просмотр полной информации о корреспонденте (карточки корреспондента) 24

Для просмотра полной информации о корреспонденте (карточки корреспондента) необходимо выполнить следующее: 24

1) найти нужного корреспондента в списке (см. пункт 3.2.3); 24

2) щелкнуть левой кнопкой мыши по наименованию корреспондента в списке. После выполнения данной операции откроется карточка корреспондента, содержащая полную информацию о корреспонденте, при условии, что она была заполнена ранее (рисунок 7) 24

24

Рисунок 7 – Карточка корреспондента 24

1) 24

2) 24

3) – для возврата к списку корреспондентов нажать круглую кнопку в левом верхнем углу страницы. Карточка закроется и отобразится список корреспондентов. 24

3.2.5 Добавление новых элементов в справочник 24

Для навигации по списку воспользоваться кнопками навигации внизу окна, либо строкой поиска. При ошибочном вызове меню нажать кнопку закрытия в правом верхнем углу окна. 26

Поле «Полное наименование организации» – обязательное поле, подразумевает ввод текста вручную; 26

Поле «Краткое наименование организации» – подразумевает ввод текста вручную; 26

Поле «Адрес организации» – подразумевает ввод текста вручную; 26

Поле «Адрес МЭДО» – подразумевает ввод текста вручную; 26

Поле «Контактный телефон» – подразумевает ввод цифр вручную; 26

Поле «Контактный email» – подразумевает ввод текста вручную; 26

Поле «Контактное лицо» – подразумевает ввод текста вручную. 26

5) Для сохранения введенных сведений необходимо нажать кнопку «Сохранить» в левом верхнем углу страницы. Карточка станет не редактируемой, внесенные изменения сохранятся. 27

6) Для отмены создания нового корреспондента необходимо нажать кнопку «Отмена» в левом верхнем углу страницы. 27

7) Для закрытия карточки и перехода к просмотру списка корреспондентов в верхнем левом углу карточки необходимо нажать круглую кнопку «Закрыть». 27

В случае если карточка не сохраняется, следует проверить, заполнены ли все обязательные поля, помеченные символом «звездочки». Под каждым незаполненным обязательным полем отобразится сообщение о необходимости внести данные (рисунок 10) 27

27

Рисунок 10 – сообщение о необходимости заполнить обязательное поле 27

3.2.6 Редактирование элементов справочника 27

2) Найти нужного корреспондента в списке (см. пункт 3.2.3). 27

3.2.7 Удаление элементов справочника 28

2) Найти нужного корреспондента в списке (см. пункт 3.2.3). 28

3.2.8 Поиск и фильтрация элементов справочника 28

3.2.8.1 Поиск элементов (простой поиск) 28

3.2.8.2 Фильтрация элементов (расширенный поиск) 29

3.3 Управление входящей корреспонденцией 29

3.3.1 Общие сведения 29

3.3.2 Общее описание интерфейса 30

3.3.3 Просмотр списка элементов 34

1) На панели разделов системы выбрать раздел «Входящие». 34

2) Выбрать закладку с годом, за который нужно отобразить документы. 34

3) В левом боковом вертикальном меню выбрать «Все». 34

4) При необходимости осуществить прокручивание списка документов вниз с помощью колеса мыши, либо воспользовавшись стандартными полосами прокрутки в окне браузера. 34

5) Для перехода между страницами воспользоваться панелью навигации, расположенной внизу раздела, под списком документов – 34

– номер текущей страницы списка / количество страниц списка; 34

– кнопки для перехода к первой/последней странице списка; 34

– кнопки для перехода к предыдущей/следующей странице списка. 34

6) – для регулирования количества отображаемых на странице элементов списка нажать кнопку с количеством объектов. Текущее количество отображаемых элементов выделится рамкой. 34

3.3.4 Просмотр элемента (карточки входящего документа) 34

Функция просмотра входящих документов (карточек документов) предназначена для получения пользователем краткой/подробной информации о документе, либо выполнении операции редактирования, удаления, передачи на рассмотрение документа. 34

Для просмотра полной информации о документе (карточки документа) выполнить следующее: 35

1) Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.3.3 и 3.3.10). 35

2) Щелкнуть левой кнопкой мыши по наименованию документа в списке. После выполнения данной операции откроется карточка документа, содержащая полную информацию о документе, при условии, что она была заполнена ранее (рисунок 15): 35

35

Рисунок 15 – Карточка входящего документа 35

3) – для выполнения операций редактирования/удаления корреспондента нажать кнопку «Действия» в левом верхнем углу страницы. После выполнения данной операции раскроется меню выбора действия (подробное описание действий редактирования, удаления и передачи на рассмотрение приведено в п.3.3.7, 3.3.9 и п. 3.3.8 соответственно). 35

4) – некоторые блоки отображаются свернутыми для удобства работы с карточкой. Чтобы развернуть/свернуть блок, щелкните мышью по наименованию блока. 36

5) Некоторые документы имеют вложенные файлы – они отображаются и в верхнем правом углу карточки, и в блоке «Содержание», в поле «Работа с документом». Для просмотра содержимого файла щелкните мышью по названию файла. Далее отобразится диалоговое окно открытия/сохранения файл, либо файл автоматически сохранится в папку «Загрузки» компьютера (данные действия зависят от настроек браузера). 36

6) Некоторые документы имеют связанные файлы – они отображаются в блоке «Связанные документы». Для перехода к карточке связанного документа нажмите на наименование документа. Для возврата к карточке просматриваемого документа нажмите кнопку «Назад» в браузере. 36

7) – для просмотра истории работы с документом (операций создания/редактирования/удаления) нажать кнопку «История», расположенную в центральной верхней части страницы. 36

8) – для возврата к списку документов нажать круглую кнопку в левом верхнем углу страницы. Карточка закроется, отобразится список документов. 36

3.3.5 Сортировка списка документов 36

Функция сортировки предназначена для изменения порядка отображения списка документов в соответствии с заданными целями пользователя. В системе возможна сортировка документов по нескольким параметрам: 36

по номеру документа; 36

по дате документа; 36

по состоянию (зарегистрирован, передан на рассмотрение, удален); 36

по контрольной дате. 36

Панель сортировки расположена над списком документов (рисунок 16). Для выбора параметра сортировки необходимо нажать на соответствующую кнопку. Пиктограмма треугольника (прямого или перевернутого) слева от названия параметра сортировки отображает сортировку по возрастанию, либо по убыванию (по дате, либо в алфавитном порядке). 37

37

Рисунок 16 – Сортировка элементов списка 37

3.3.6 Регистрация входящего документа 37

Для навигации по списку воспользоваться кнопками навигации внизу окна, либо строкой поиска. При ошибочном вызове меню нажать кнопку закрытия в правом верхнем углу окна. 38

Поле «Организация» – текстовое поле для ручного ввода; 38

Поле «Адрес» – текстовое поле для ручного ввода; 38

Поле «ФИО» – текстовое поле для ручного ввода; 39

Поле «Дополнительные корреспонденты» – множественный выбор корреспондента из списка, а также возможность ручного ввода. 39

Для выбора корреспондента из списка нажать кнопку с многоточием слева от поля. Отобразится список элементов для выбора (рисунок 17) 39

39

Рисунок 17 – список элементов для выбора корреспондента 39

Для выбора элемента щелкнуть на его наименование с пиктограммой плюса. Выбранный элемент добавится в область правой части окна. Для удаления элемента щелкнуть по его наименованию с пиктограммой минуса в правой части окна. Для подтверждения выбора щелкнуть кнопку с флагом в правом верхнем углу окна. Для отмены и закрытия окна без выбора щелкнуть кнопку закрытия в правом верхнем углу окна. 39

Поле «Адресат» – обязательное поле, единичный выбор из списка; 40

Поле «Дополнительные адресаты» – множественный выбор адресата из списка, а также возможность ручного ввода. 40

Поле «Тема» – обязательное поле, единичный выбор из списка; 40

Блок «Содержание» – содержит поля: 40

раздел для добавления текста содержания – текст может быть введен вручную. Для сохранения введенного теста как автосодержания в целях последующей автоподстановки в другие документы нажать кнопку «Сохранить в шаблон» над полем ввода текста. Для автоподстановки текста из имеющегося списка нажать кнопку «Вставить из шаблона». 40

Признак срочности – может быть помечено флагом, либо оставаться пустым. Для установки флага щелкнуть по надписи «Срочно». Для снятия флага выполнить аналогичное действие. 40

«Документ» – прикрепление вложенного файла любого формата. Для прикрепления файла нажать кнопку «Добавить», выбрать в открывшемся диалоговом окне расположение файла. Прикрепленный файл отобразится в списке. Можно добавить несколько файлов. Для удаления файла нажать кнопку «Удалить» с пиктограммой минуса справа от названия файла. Для удаления всех вложенных файлов нажать кнопку «Удалить все» справа от кнопки «Добавить». 40

Блок «Связанные документы» – скрываемое поле, позволяет создать связь с другими документами (входящими, исходящими). Для создания связи щелкнуть по кнопке с многоточием для выбора базы. Далее щелкнуть по кнопке «Добавить», выбрав необходимый документ. Связанный документ отобразится в списке. Для его удаления нажать кнопку «Удалить» справа от названия документа. Для просмотра карточки связанного документа щелкнуть по наименованию связанного документа в списке. Отобразится карточка документа. Для возврата к редактированию текущей карточки нажать кнопку «Назад» в браузере. 40

Блок «Работа с документом» – скрываемый блок, содержит следующие поля: 41

«Ход исполнения» – предполагает ручной ввод текста; 41

«Соисполнители» – множественный выбор из списка 41

«Заключение» – предполагает ручной ввод текста. 41

Блок «Дополнительные сведения» – скрываемый блок, содержит текстовые поля для ручного ввода: «Экземпляр №», «Количество листов», «Количество приложений», «Примечания». 41

Блок «Результат исполнения» – скрываемый блок, содержит следующие поля: 41

«Номер документа ответа» – предполагает ручной ввод цифр; 41

«Дата документа ответа» – выбор даты из календаря; 41

«Кто подписал» – единичный выбор из списка. 41

Блок «Списание документа в дело» – скрываемый блок, содержит поля для ручного ввода цифр: «Дело №», «Том №», «Листы». 41

4) Для сохранения введенных сведений нажать кнопку «Сохранить» в левом верхнем углу страницы. Карточка станет не редактируемой, внесенные изменения сохранятся. 41

5) Для отмены регистрации нового документа нажать кнопку «Отмена» в левом верхнем углу страницы. 41

6) Для закрытия сохраненной карточки и перехода к просмотру списка документов в верхнем левом углу карточки нажать круглую кнопку «Закрыть». 41

В случае если карточка не сохраняется, следует проверить, заполнены ли все обязательные поля, помеченные символом «звездочки». Под каждым незаполненным обязательным полем отобразится сообщение о необходимости внести данные (рисунок 17): 41

42

Рисунок 17 – сообщение о необходимости заполнить обязательное поле 42

3.3.7 Редактирование документа 42

2) Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.3.3 и 3.310). 42

3.3.8 Передача документа на рассмотрение 42

2) Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.3.3 и 3.3.10). 42

3.3.9 Поиск и фильтрация входящих документов 43

3.3.9.1 Поиск элементов (простой поиск) 43

3.3.9.2 Фильтрация элементов (расширенный поиск) 43

3.3.9.3 Быстрая фильтрация по готовым шаблонам 44

3.4 Управление исходящей корреспонденцией 45

3.4.1 Общие сведения 45

3.4.2 Общее описание интерфейса 46

3.4.3 Просмотр списка элементов 49

1. На панели разделов системы выбрать раздел «Исходящие». 49

2. Выбрать закладку с годом, за который нужно отобразить документы. 49

3. В левом боковом вертикальном меню выбрать «Все». 49

4. При необходимости осуществить прокручивание списка документов вниз с помощью колеса мыши, либо воспользовавшись стандартными полосами прокрутки в окне браузера. 49

5. Для перехода между страницами воспользоваться панелью навигации, расположенной внизу раздела, под списком документов – 49

– номер текущей страницы списка / количество страниц списка; 50

– кнопки для перехода к первой/последней странице списка; 50

– кнопки для перехода к предыдущей/следующей странице списка. 50

6. – для регулирования количества отображаемых на странице элементов списка нажать кнопку с количеством объектов. Текущее количество отображаемых элементов выделится рамкой. 50

3.4.4 Просмотр элемента (карточки исходящего документа) 50

Функция просмотра исходящих документов (карточек документов) предназначена для получения пользователем краткой/подробной информации о документе, либо выполнении операции редактирования, удаления, передачи на рассмотрение документа. 50

3.4.4.1 Просмотр полной информации о документе (карточки документа) 50

Для просмотра полной информации о документе (карточки документа) выполнить следующее: 50

1. Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.4.3 и 3.4.10). 50

2. Щелкнуть левой кнопкой мыши по наименованию документа в списке. После выполнения данной операции откроется карточка документа, содержащая полную информацию о документе, при условии, что она была заполнена ранее (рисунок 22). 50

3. – для выполнения операций редактирования/удаления документа нажать кнопку «Действия» в левом верхнем углу страницы. После выполнения данной операции раскроется меню выбора действия (подробное описание действий редактирования, удаления и отправки документа адресату приведено в п.3.4.7, 3.4.9 и п. 3.4.8 соответственно). 50

51

Рисунок 22 – Карточка исходящего документа 51

1) – некоторые блоки отображаются свернутыми для удобства работы с карточкой. Чтобы развернуть/свернуть блок, щелкните мышью по наименованию блока. 51

2) Некоторые документы имеют вложенные файлы – они отображаются в поле «Приложенный файл». Для просмотра содержимого файла щелкните мышью по названию файла. Далее отобразится диалоговое окно открытия/сохранения файл, либо файл автоматически сохранится в папку «Загрузки» компьютера (данные действия зависят от настроек браузера). 51

3) Некоторые документы имеют связанные файлы – они отображаются в блоке «Связанные документы». Для перехода к карточке связанного документа нажмите на наименование документа. Для возврата к карточке просматриваемого документа нажмите кнопку «Назад» в браузере. 51

4) – для просмотра истории работы с документом (операций создания/редактирования/удаления) нажать кнопку «История», расположенную в центральной верхней части страницы. 52

5) – для возврата к списку документов нажать круглую кнопку в левом верхнем углу страницы. Карточка закроется, отобразится список документов. 52

3.4.5 Сортировка списка документов 52

Функция сортировки предназначена для изменения порядка отображения списка документов в соответствии с заданными целями пользователя. В системе возможна сортировка документов по нескольким параметрам: 52

по номеру документа; 52

по дате документа; 52

по состоянию (зарегистрирован, передан на рассмотрение, удален); 52

по контрольной дате. 52

Панель сортировки расположена над списком документов (рисунок 23). Для выбора параметра сортировки необходимо нажать на соответствующую кнопку. Пиктограмма треугольника (прямого или перевернутого) слева от названия параметра сортировки отображает сортировку по возрастанию, либо по убыванию (по дате, либо в алфавитном порядке). 52

52

Рисунок 23 – Сортировка элементов списка 52

3.4.6 Регистрация исходящего документа 53

«Адресаты внешние» – множественный выбор адресата из списка. 54

Для выбора адресата из списка нажать кнопку с многоточием – отобразится список элементов для выбора (рисунок 25): 55

55

Рисунок 25 – список элементов для выбора адресата 55

Для выбора элемента щелкнуть на его наименование с пиктограммой плюса. Выбранный элемент добавится в область в правой части окна. Для удаления элемента щелкнуть по его наименованию с пиктограммой минуса в правой части окна. Для подтверждения выбора щелкнуть кнопку с флагом в правом верхнем углу окна. Для отмены и закрытия окна без выбора щелкнуть кнопку закрытия в правом верхнем углу окна. 55

«Адресаты внутренние» – множественный выбор адресата из списка. 56

«Краткое содержание» – текст может быть введен вручную. Для сохранения введенного теста как автосодержания в целях последующей автоподстановки в другие документы нажать кнопку «Сохранить в шаблон» над полем ввода текста. Для автоподстановки текста из имеющегося списка нажать кнопку «Вставить из шаблона». 56

«Приложенный файл» – прикрепление вложенного файла любого формата. Для прикрепления файла нажать кнопку «Добавить», выбрать в открывшемся диалоговом окне расположение файла. Прикрепленный файл отобразится в списке. Для удаления файла нажать кнопку «Удалить» с пиктограммой минуса справа от названия файла. Для удаления всех вложенных файлов нажать кнопку «Удалить все» справа от кнопки «Добавить». 56

В случае если карточка не сохраняется, следует проверить, заполнены ли все обязательные поля, помеченные символом «звездочки». Под каждым незаполненным обязательным полем отобразится сообщение о необходимости внести данные (рисунок 26): 57

57

Рисунок 26 – сообщение о необходимости заполнить обязательное поле 57

3.4.7 Редактирование документа 57

2) Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.4.3 и 3.4.10). 57

3.4.8 Отправка документа адресату 58

2) Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.4.3 и 3.4.10). 58

3.4.9 Удаление исходящих документов 58

2) Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.4.3 и 3.4.10). 58

3.4.10 Поиск и фильтрация исходящих документов 59

3.4.10.2 Фильтрация элементов (расширенный поиск) 59

3.4.10.3 Быстрая фильтрация по готовым шаблонам 60

3.5 Создание резолюций 61

3.5.1 Интерфейс левого бокового меню базы «Входящие» 61

3.5.2 Создание новой резолюции 64

3.5.3 Наложение резолюции на резолюцию 69

3.5.4 Согласование резолюций 70

3.5.5 Передача резолюции на исполнение 72

3.5.6 Отчет об исполнении резолюции 73

3.5.7 Особенности наложения резолюций при взаимодействии нескольких исполнителей 76

3.5.7.1 Работа с резолюциями формата «последовательные» 76

3.5.7.2 Работа с резолюциями формата «параллельные» 81

3.6 Контроль совещаний Губернатора 83

3.6.1 Общие сведения 83

3.6.2 Общее описание интерфейса 84

3.6.3 Просмотр списка элементов 87

1. На панели разделов системы выбрать раздел «Совещания Губернатора». 87

2. В левом боковом вертикальном меню выбрать «Все». 87

3.6.4 Просмотр элемента (карточки совещания) 88

3.6.4.1 Просмотр краткой информации о совещании 88

3.6.4.2 Просмотр полной информации о совещании (карточки документа) 88

3.6.5 Сортировка списка совещаний 90

3.6.6 Регистрация нового совещания 91

Блок «Связанные документы» – скрываемое поле, позволяет создать связь с другими документами (входящими, исходящими). Для создания связи щелкнуть по кнопке с многоточием для выбора базы. Далее щелкнуть по кнопке «Добавить», выбрав необходимый документ. Связанный документ отобразится в списке. Для его удаления нажать кнопку «Удалить» справа от названия документа. Для просмотра карточки связанного документа щелкнуть по наименованию связанного документа в списке. Отобразится карточка документа. Для возврата к редактированию текущей карточки нажать кнопку «Назад» в браузере. 95

3.6.7 Редактирование документа-основания 96

3.6.8 Создание событий 96

3.6.9 Удаление совещаний 98

3.6.10. Поиск и фильтрация совещаний 99

3.6.10.1 Поиск элементов (простой поиск) 99

3.6.10.2 Фильтрация элементов (расширенный поиск) 99

3.6.10.3 Быстрая фильтрация по готовым шаблонам 100

3.7 Контроль поручений Президента 100

3.7.1 Общие сведения 100

3.7.2 Общее описание интерфейса 101

3.7.3 Просмотр списка элементов 104

1. На панели разделов системы выбрать раздел «Документы Президента». 104

2. В левом боковом вертикальном меню выбрать «Все». 104

3. При необходимости осуществить прокручивание списка документов вниз с помощью колеса мыши, либо воспользовавшись стандартными полосами прокрутки в окне браузера. 104

3.7.4 Просмотр элемента (карточки поручения) 105

3.7.4.1 Просмотр краткой информации о поручении 105

3.7.4.2 Просмотр полной информации о поручении (карточки документа) 105

3.7.5 Сортировка списка поручений 107

3.7.6 Регистрация нового поручения 108

Блок «Связанные документы» – скрываемое поле, позволяет создать связь с другими документами (входящими, исходящими). Для создания связи щелкнуть по кнопке с многоточием для выбора базы. Далее щелкнуть по кнопке «Добавить», выбрав необходимый документ. Связанный документ отобразится в списке. Для его удаления нажать кнопку «Удалить» справа от названия документа. Для просмотра карточки связанного документа щелкнуть по наименованию связанного документа в списке. Отобразится карточка документа. Для возврата к редактированию текущей карточки нажать кнопку «Назад» в браузере. 111

3.7.7 Редактирование документа-основания 112

3.7.8 Создание событий 112

3.7.9 Удаление поручений 114

3.7.10 Поиск и фильтрация поручений 115

3.7.10.1 Поиск элементов (простой поиск) 115

3.7.10.2 Фильтрация элементов (расширенный поиск) 115

3.7.10.3 Быстрая фильтрация по готовым шаблонам 116