Обработка материала и сборка результата RF-сессии
«Сборка» - создание отторжимого результата групповой работы.
Хронологически обработка материала форсайт сессии проводится в несколько этапов:
Техническая фиксация содержания по ходу работы (фото, аудио, фиксация на карте будущего и флипчартах, перенесение карты, ее элементов и ключевых фраз из обсуждений в электронный вид, работа с бумажными и электронными шаблонами и т.д.).
Быстрая обработка – сбор информации по одному-двум критериям для проведения завершающего пленара, которая может быть представлена всем участникам сессии (например: перечень инициатив для ранжирования их эффективности или скорости внедрения или презентация с картой инициатив по карте будущего для представления аказчику).
Быстрая сборка – обработка материала в течение ближайших пары дней, выделение наиболее важного содержания, подбор представления содержания в наиболее компактной и удобной форме.
Полноценная сборка – полноценная обработка, включая при необходимости проведение дополнительной аналитики, подготовку официальных отчетных документов.
Важно отметить, что каждый этап сбора и обработки материала представляет собой результат, который может быть отторжим от модератора и участников группы.
Техническая фиксация результатов работы группы
В техническую фиксацию работы группы входит:
Визуализация (на стене, флип-чарте) – сборщик может прямо по ходу работы формировать общую схему рассмотрения объекта форсайта группой
При наличии ресурсов могут использовать дополнительные инструменты: скрайбинг, облако понятий и другие. Уместно всё, что позволяет группе глубже разобраться с объектом, а затем сформировать целостную, отторгаемую картину.
Аудио-фиксация (с последующей расшифровкой).
Фото-фиксация.
Видео-фиксация.
Заполнение шаблонов (карта будущего в MS Visio, описание карточек в MS Excel или прямая сборка карты c помощью ресурса http://foresightmap-ru.1gb.ru/).
Ведение подробного лога сессии с последующей структуризацией материала.
При технической сборке важно зафиксировать и сохранить контекст обсуждения, без которого по окончании сессии бывает трудно или даже невозможно восстановить настоящее значение карточек. Кроме того, важно отмечать эмоциональный фон группы, так как он говорит об отношении участников к элементам карты будущего.
При наличии ресурсов рекомендуется обеспечить работу нескольких сборщиков в группе. Это позволит осуществить дальнейшую пересборку и составление общего итогового продукта, включая обсуждение преимуществ, недостатков и особенностей каждого индивидуального результата.
Пересборка может осуществляться сборщиками совместно с командой модераторов, а также ведущим сессии для создания единой карты будущего и связывания воедино всех индивидуальных или мини-групповых результатов.
Обобщение материала на итоговом пленаре
Представление материала работы группы проводится в виде краткого доклада:
с помощью флип-чарта, на который вынесена ключевая информация.
с помощью презентации в электронном виде.
Докладчик выбирается из числа участников. Это дополнительное действие по присвоению участниками содержания карты будущего.
Ведущий сессии в ходе итогового пленара (а иногда и во время промежуточных):
составляет схему обсуждения, фиксируя общее и различие в представлениях групп, прорывные идеи, поле проектных инициатив.
интегрирует и обобщает итоги работы отдельных групп, формирует единую картину в контексте целей и задач мероприятия.
В ряде случае в ходе пленара может проводится голосование за предложенные инициативы и проекты изменений, образы будущего или отдельные его элементы. Также ведущий может предложить участникам ранжировать инициативы и проекты изменений.
Например, для того, чтобы быстрее сформировать программу работ и дорожную карту, используется ранжировние по трем критериям: самый быстрый – проект или инициатива, которую быстрее всего можно реализовать; самый дешевый – проект или инициатива реализация которых не требует средств; самый эффективный – проект или инициатива, внедрение которых окажет максимальное внимание на приближение желаемого будущего.
В ходе итогового пленара могут быть запланированы выступления экспертов, вопросы участников друг другу, борьба – противопоставление образов будущего или программ изменений.
Быстрая сборка
Быстрая сборка предполагает обработку итогов сессии в течение одного-двух дней после ее окончания, и не включает дополнительных материалов. Ключевые цели такой сборки:
быстрое представление результатов во внешнюю среду для старта инициатив.
распространение материала участникам сессии, чтобы собрать с них обратную связь и включить в дальнейшую работу в области форсайта.
Самое важное в быстрой сборке полно и достоверно отразить содержание работы в группах и его обобщение на итоговом пленаре. Вместе с тем, в быструю сборку целесообразно включать:
описание структуры сессии (целей, задач, сценария).
краткое описание хода работы в группах (контекст обсуждения).
схема развития объекта и представлений о нем, заложенные в сессию.
предложения-маркеры и слова-маркеры, позволяющие участникам идентифицировать результат работы и отнестись к нему.
визуализацию материалов работы, позволяющую участникам увидеть своё содержание.
обобщения сборщиков, которые позволяют демонстрировать результат сторонним лицам, не принимавшим участие в сессии.
Форма представления быстрой сборки согласуется с заказчиком.
Основная сборка
Основная сборка включает в себя две составные части:
подготовка концентрированного упакованного содержания для дальнейшей работы.
подготовка официальных отчетных документов.
Основная сборка включает в себя помимо материалов сессии:
верификация данных (например, проверка количественных оценок по трендам, проверка наличия технологий, форматов, нормативных актов и т.д.).
материалы предварительной аналитики, проведенной командой форсайт сессии.
обработку материалов предварительных и постсессионных интервью и рабочих встреч.
сравнение итогов проведенной сессии с результатами аналогичных форсайтов, стратегических сессий, прогнозами футурологов и визионеров.
детализация проектных инициатив.
Помочь в создании отчета могут эти рекомендации
Обсуждайте с коллегами логику документа: какие выводы Вы хотите отразить, какова цепочка рассуждений, ведущая к этим выводам;
Проговорите с кем-нибудь Ваш методический подход, проверьте понятно ли Вы излагаете, не осталось ли что-то не проговоренным как само собой разумеющееся;
Запишите удачные фразы;
Запишите конкретные факты, которые Вы выявили в ходе работы;
Накидайте абзацами (не связанными) текст в разделы документа;
Загляните в техническое задание на проект и ваши обязательства клиенту.
И, конечно, старайтесь больше обсуждать в рабочей группе и с посторонними, просто так и давать посмотреть материалы. Чем больше Вы говорите, тем быстрее сформируется понимание, что и как надо написать.
Финальный отчет кроме прочего должен соответствовать нормативным требованиям к подобного рода документам, которые определяются типом заказчика и характером оформления договорных отношений. Вместе с тем, есть ряд общий правил подготовки финального отчета:
оформление документа должно соответствовать предъявляемым требованиям, что касается титульного листа, шрифтов, полей, заголовков, оформления схем, таблиц, приложений, глоссария и т.д.
в языке документа должны сохраняться образы, метафоры, сравнения, графические приемы, которые уже известны заказчику, обсуждены с заказчиком, понятны ему и приняты им.
документ должны быть составлен в терминологии заказчика.
в документе должны быть выверены все даты, цифры, имена, наименования.
документ должен быть проверен на орфографию и синтаксис.
В самом лучшем случае основная сборка становится законченным продуктом. Например: Атлас новых профессий.
|
