Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов




Скачать 82.91 Kb.
НазваниеИнструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов
ТипИнструкция
rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция
Приложение к приказу

от 25.01.2012 № 33-ОСД

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ

ЛИЧНЫХ ДЕЛ СТУДЕНТОВ

В ФГБОУ ВПО «СЫКТЫВКАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРИСТЕТ»
I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


    1. Данный документ является локальным нормативным актом ФГБОУ ВПО «Сыктывкарский государственный университет» и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов и слушателей, осваивающих основные образовательные программы высшего и среднего профессионального образования в ФГБОУ ВПО «СыктГУ» (далее обучающихся)

    2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными актами ФГБОУ ВПО «СыктГУ»:

  • Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» от 22.08.1996г. № 125-ФЗ;

  • Федеральным законом «Об образовании» от 10.07.1992г № 3266-1;

  • Федеральным законом «О персональных данных» от 08.07.2006г. № 152-ФЗ;

  • Постановлением Правительства РФ от 14.02.2008г. № 71 «Об утверждении типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)»

  • Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 21.10.2009г. № 442 «Об утверждении порядка приема граждан в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования»;

  • Приказом Минобразования РФ от 24.02.1998г. № 501 (ред. от 15.10.2010) «Об утверждении порядка перевода студента из одного высшего учебного заведения Российской Федерации в другое»;

  • Приказом Минобразования РФ от 25.03.2003г. № 1155 «Об утверждении Положения об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений Российской Федерации»;

  • Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 10.03.2005 № 65 «Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов»;

  • Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 09.03.2007 № 80 «Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов»;

  • Уставом ФГБОУ ВПО «СыктГУ»;

  • Правилами приема в ФГБОУ ВПО «СыктГУ»;

  • «Основными правилами работы архивов организаций» от 06.02.2002г.;

  • Инструкцией по делопроизводству ФГБОУ ВПО «СыктГУ» (приказ № 63-ОСД от 24.02.2009г.)

1.3. Инструкция обязательна к применению во всех структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «СыктГУ», ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся (Центральная приемная комиссия СыктГУ, приемные комиссии институтов, факультетов, колледжа экономики, права и информатики; отдел документационного обеспечения образовательных программ).

1.4. Информация из личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

1.5. Контроль за исполнением настоящей Инструкции возлагается на начальника отдела ДООП.


  1. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ


2.1. Личное дело абитуриента оформляется приемной комиссией института, факультета, колледжа в соответствии с действующими Правилами приема и Положением о центральной приемной комиссии.

2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственных и технических секретарей приемной комиссии, назначенных приказом ректора для проведения приема.

2.3. К моменту передачи личных дел из приемных комиссий институтов, факультетов, колледжа в отдел документационного обеспечения образовательных программ (далее отдел ДООП) они должны содержать следующие документы:

1) Титульный лист личного дела студента оформляется печатными буквами черной пастой и должно иметь содержание следующего характера:

- наименование вуза;

- наименование факультета, института (колледжа);

- специальность (направление подготовки);

- форма обучения (очная, заочная, очно-заочная);

- № личного дела студента;

- фамилия, имя, отчество;

- дата рождения;

- год поступления в университет;

- дата заведения личного дела

2) Полностью заполненная опись документов личного дела с фотографией 3х4 в правом верхнем углу

3) Заявление по форме и другие заявления (о перезачете экзаменов и т.д.)

4) Копия документа об образовании (для обучающихся на бюджетной и контрактной основе)

Заключение об эквивалентности документа об образовании и нотариально заверенный перевод документа на русский язык (при поступлении иностранных граждан);

5) Копия паспорта

6) Копии свидетельств о заключении (расторжения) брака, смене фамилии, имени, отчества

7) Копии документов, дающие право на льготный или иной порядок поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав, постановления органов опеки и попечительств, копии удостоверений участников боевых действий, рекомендации воинских частей для уволенных с воинской службы, копии справок МСЭ, копии дипломов победителей олимпиад и т.д.)

8) Экзаменационные работы (тесты, листы устного ответа, листы собеседования (при наличии))

9) Заполненный экзаменационный лист с фотографией 3х4 и результатами вступительных испытаний, ЕГЭ, заверенный подписью ответственного секретаря приемной комиссии и печатью приемной комиссии. Дополнительно может быть предоставлено свидетельство о результатах ЕГЭ или его копия.

10) Выписка из приказа о зачислении: для обучающихся на бюджетной основе полностью заполненная, для обучающихся на контрактной основе (если нет приказа о зачислении) без № и даты приказа о зачислении

11) Подлинник документа об образовании – аттестат о среднем общем (полном) образовании или диплом о среднем профессиональном образовании, диплом о высшем профессиональном образовании (для студентов), копия документа об образовании (для слушателей)

12) Лист-заверитель дела

2.4. Сформированные личные дела зачисленных абитуриентов ответственные секретари приемных комиссий факультетов, институтов, колледжа экономики и права и информатики передают на основании акта приема-передачи со списками в алфавитном порядке в отдел документационного обеспечения образовательных программ для дальнейшего их ведения.

2.5. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования в порядке перевода из другого вуза отдел ДООП формирует личное дело, содержащее перечень следующих документов:

- личное заявление о переводе студента;

- ксерокопия зачетной книжки;

- академическая справка (подлинник и копия);

- документ об образовании с копией;

- выписка из приказа о зачислении в порядке перевода;

- индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах);

- выписка из протокола аттестационной комиссии о перезачете ранее изученных дисциплин;

- документы, подтверждающие государственную аккредитацию вуза (свидетельство, лицензия).

2.6. Личное дело слушателя и студента параллельного образования по программе высшего профессионального образования должно содержать материалы, указанные в п.2.3. данной Инструкции, но со следующими особенностями:

- вместо оригинала документа об образовании содержится его копия, заверенная техническим секретарем приемной комиссии или нотариусом;

- академическая справка, выданная образовательным учреждением, в котором хранится оригинал документа об образовании.

2.7. Личные дела (с копиями документов) рекомендованных к зачислению абитуриентов хранятся в отделе ДООП 1 год, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Подлинники невостребованных документов об образовании рекомендованных к зачислению абитуриентов после изъятия из личных дел передаются по акту в центральную приемную комиссию СыктГУ.



  1. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В ПЕРИОД ОБУЧЕНИЯ




    1. Ответственность за ведение личных дел обучающихся студентов возлагается на отдел документационного обеспечения образовательных программ.

    2. На основании приказа о зачислении студенту выдаются студенческий билет и зачетная книжка, которые должны иметь единый порядковый номер, идентичный номеру личного дела для каждого студента. В случае выдачи дубликата сохраняется порядковый номер утерянного документа.

    3. При переводе студента внутри вуза в рамках факультета с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях, студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью проректора и скрепленная печатью университета, и выдается новый студенческий билет с сохранением порядкового номера заменяемого документа. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в журнале выдачи данных документов в учебном отделе.

    4. В личное дело подшиваются:

- выписки из приказов по данному студенту о зачислении, переводе с курса на курс, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании, смене фамилии, имени, отчества, и т.д. (в двухнедельный срок с момента издания приказа) с подлинниками личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения;

- копии академических справок и диплома о неполном высшем образовании;

- копии договоров об оплате обучения для обучающихся на контрактной основе обучения (при передаче из финансового отдела);

- протокол переаттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки, при переводе с одной основной образовательной программы на другую (в недельный срок с момента подписания);

Личные заявления должны иметь визы декана (заместителя), начальника учебного отдела, проректора по учебной работе, резолюцию ректора или первого проректора.

    1. При переводе студента на другую специальность (направление подготовки) в личном деле должен быть индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах), академическая справка.

    2. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело вкладывается:

- личное заявление бывшего студента со всеми визами на восстановление;

- выписка из приказа о восстановлении;

- оригинал документа об образовании, если при отчислении студент его забирал.

3.7. При отчислении студента (выпускника) из ФГБОУ ВПО «СыктГУ» ему выдается оригинал документа об образовании (аттестат, диплом) и в личное дело вносятся:

- выписка из приказа об отчислении с заявлением или представлением об отчислении с визами;

- учебная и личная карточки студента;

- студенческий билет, зачетная книжка;

- обходной лист;

- копия академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдаче подлинников);

- для выпускников копия документа об образовании с приложением.

3.8. Оригинал документа может быть выдан обучающемуся студенту на необходимый срок (но не более 3-х месяцев) при предоставлении зачетной книжки, студенческого билета, обходного листа и личного заявления (приказ № 135-ОСД от 28.03.2011г.)

3.9. Лист-заверитель страниц, имеющийся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов всего личного дела.

В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, сотрудником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.


  1. ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ



    1. С момента зачисления и обучения личные дела хранятся в отделе документационного обеспечения образовательных программ в отдельном помещении в металлических шкафах. Доступ к личным делам имеют только сотрудники отдела ДООП, отвечающие за ведение и хранение личных дел обучающихся.

    2. Право доступа к документам личного дела обучающегося, не вынося из помещения отдела ДООП, имеет также ректор, проректора, начальник учебного отдела.

    3. Сформированные личные дела отчисленных студентов и выпускников передаются отделом ДООП в архив университета на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством.

Похожие:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconИнструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел...
«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича»

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconНоу спо «кемеровский кооперативный техникум»
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с нормативными...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconПоложение о порядке ведения личных дел работников Муниципального...
Положение о порядке ведения личных дел работников Муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconИнформационно-методический
О внесении изменения в правила ведения личных дел совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconИнструкция о порядке подготовки и передачи дел в архив университета
Настоящая инструкция определяет общий порядок подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством дел постоянного и временного...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconИнструкция о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных...
Федерации от 28 сентября 2000 г. №731 «Об утверждении Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconВключая день получения наличных денег с банковского счета на указанные...
О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconИнструкция о порядке ведения и проверки тетрадей учащихся по иностранному языку I
Инструкция «О порядке ведения и проверки тетрадей учащихся по иностранному языку» является документом, отражающим единый подход учителей...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов icon«Смольный институт Российской академии образования»
«учебно-вспомогательный персонал». Специалист по учебно-методической работе является исполнителем распоряжений Начальника отдела...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconИнструкция о порядке учета, хранения и ведения отчетности при производстве...
Совета Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г....

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconПриказ Минфина РФ от 29 августа 2001 г. N 68н
Об утверждении Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconРазведка и разработка нефтегазовых месторождений на континентальном шельфе морей и океанов
Афии уделяется геологическим особенностям формирования залежей нефти в условиях шельфа, хранения и транспортировки нефтепродуктов,...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconПравительство республики башкортостан постановление
В целях реализации Постановления Правительства Республики Башкортостан от 21 апреля 2009 года n 147 "О порядке формирования и ведения...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов icon"Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования горюче-смазочных...
Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования горюче-смазочных материалов в гражданской авиации

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов icon1. назначение
Настоящая инструкция устанавливает систематизированный перечень наименований дел в делопроизводстве фгбоу впо «Кемеровский гсхи»...

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов iconМетодические рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел...
Она является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов и составлении конкретной номенклатуры дел,...


Руководство, инструкция по применению






При копировании материала укажите ссылку © 2017
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск