Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль




НазваниеТиповая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль
страница1/5
ТипИнструкция
rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция
  1   2   3   4   5
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ АДМИНИСТРАЦИИ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ


ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И ПРЕДПРИЯТИЯХ

ЯРОСЛАВЛЬ

2004

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и пред­приятиях.

ГАЯО - Ярославля, 2001 - 62с.
В инструкции сконцентрированы правила и нормы по составлению документов, даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организа­ции документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.

Согласовано Экспертно-проверочной методической комиссией (ЭНМК) Управления по делам архивов Администрации Ярославской области протокол

№20 от 24.12.99

Составитель: А. Г. Никонова.

Компьютерная верстка и техническое редактирование: Е. Л. Пилатова.

Государственный архив Ярославской области. 2001

ВВЕДЕНИЕ

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях разработана с учетом требований ГОСТ Р. 6.30-97, методических рекомендаций на основе ГОСТ Р. 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, гак и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, независимо от носителей, так как компьютерные технологии обработки информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

В инструкции сконцентрированы правила и нормы по составлению документов, даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.
1. ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

  • первичную обработку;

  • предварительное рассмотрение, разметку;

  • регистрацию;

  • рассмотрение документов руководством:

  • направление на исполнение;

  • контроль исполнения:

  • подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой "лично"). Затем необходимо проверить: правильность адресования вложенного и конверт документа; количество листов документа; наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание".

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки "конфиденциально", "срочно".

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении", содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

1.Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом. В регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

2. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПЭВМ.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаше всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы;

  • исходящие документы;

  • внутренние документы;

  • контракты коммерческие;

  • документы, имеющие гриф "КГ" ("Конфиденциально").

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или №01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа: условного обозначения структурного полразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например: номер документа № 72\01-05 включает:

72 - порядковый номер документа по журналу регистрации; 01-05 - номер дела по номенклатуре.

В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 01-05/72 или 01-05-72.

Индекс документа может также содержать условное обозначение (кол) должностного лица, вопросов деятельности и т.д., например, №72-БМ включает: 72-порядковий номер; БМ — Борис Мишин - автор документа.

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то её следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы и карточки. Гораздо чаше, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

3. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

  1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие "документ" - "документированная информация"- как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

  2. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом. Перечень реквизитов и схемы их расположения даны в приложениях 1, 2. 3.

  3. В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным:

на бланках и печатях;

на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;

на бланках иных органов государственной власти.

3.4. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование
герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами,
конституциями и т.д.) (далее по тексту - нормативными актами) субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации нормативными актами городов, районов России.

3.5. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (далее по тексту - эмблема) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российский Федерации о товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения
товаров".

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб субъекта Российской Федерации.

3.6. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной
власти и управления (ОКОГУ).

Код организации - автора документа (автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организации. Код является элементом электронной идентификации документа.

3.7. Код формы документа, входящего в состав УСД, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации.

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих и следующие Унифицированные системы документации (УСД).

3.8. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, се' структурное подразделение, должностное лицо.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Если позволяет техническое и программное обеспечение организаций, возможно оформление реквизитов совместных бланков на средствах ЭВТ. Порядок датирования, регистрации и подписания таких документов оговорен в пп. 3.11, 3.12, 3.23.

3.9. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов; код по ОКПО или ОЕОГУ; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).

3.10. "Наименование вида документа" должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. В табель включаются унифицированные формы документов включенные в ОКУД, и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, её задачам, видам деятельности.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

3.11. "Дата документа'' - реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и / или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации опубликования (по тексту - подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому ГОСТ определяет местонахождение даты каждого из них.

Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Дачу проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и гола, а число проставляется при подписании.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 июня 2001 года или 5 октября 2001 г.), а в остальных случаях - цифровой (14.06.2001 или 05.11. 2001).

Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2001.02.02 или 20011105 или 01.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вина документа.

3.12. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13. Реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на вопрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор, и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

3.14. Реквизит "место составления или издания документа" указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит устанавливается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите ''Справочные данные об организации".

Место издания документа предполагает подготовку: решения, постановления, приказа, договора и т.д., который затем будет тиражирован и направлен для исполнения или ориентации при принятии решений.

Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Ярославский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте нахождения.

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

3.15. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей крут лиц, имеющих доступ к документу.

Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной или коммерческой документированной информации, неправомерное обращение с которой, может нанести различного рода ущерб её собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу.

Доступ к ней может ограничиваться её обладателем лишь на законном основании.

Организация - владелец документов принимает меры к охране информации в соответствии с законодательством. Документированная информация с ограниченным доступом по условиям её правового режима в соответствии с законом "Об информации, информатизации и защите информации" подразделяется на информацию отнесенную к государственной тайне и конфиденциальную.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О государственной тайне" (1993), в котором установлены три степени секретности ("особой важности", "совершенно секретно", "секретно"). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, определен Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. №1203.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188

В действующих нормативных актах не отражено конкретное наименование грифов, поэтому их обозначение используют, исходя из сложившейся практики организаций. Грифы могут иметь наименования: "Для служебного пользования" (ДСП"), "Конфиденциально" и т.д.

Гриф ограничения доступа при необходимости может дополняться номером экземпляра документа, например:

"Конфиденциально Экз.2. " или

"Для служебного пользования Экз.З. "

Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

3.16. Реквизит "Адресат".

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда.

Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, гражданам.

Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

Законодательство

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Государственная налоговая инспекция по Кировскому району г. Ярославля

Бухгалтерия Старшему экономисту А.С. Николаеву

или

Главе территориальной администрации Ленинского района мэрии г. Ярославля В.А. Репкину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Ярославской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.)

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: "Справочные данные об организации"; "Адресат").

Наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственный архив Ярославской области ул. Советская 68 г. Ярославль 150003

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И. И.

ул. Лермонтова, д.3. кв.2,

г. Ростов. Ростовского района (р-на).

Ярославской обл.. 1521OO

3.17. "Гриф утверждения документа" - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным липом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица. утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО "Спецавтоматики "

Личная подпись В.Ю. Сенников

12.09.2001

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего

собрания акционеров

Протокол от 15.08.2001. №14
Или
УТВЕРЖДЕН

Приказом Председателя

Правления банка

От 15.09.2001 № 152

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. В документах, утверждаемых указами Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями Правительства Российской Федерации гриф состоит из слов "УТВЕРЖДЕН" (например, состав комиссии), "УТВЕРЖДЕНО" (положение), "УТВЕРЖДЕНЫ" (списки) и вида документа в творительном падеже, (чем) Указом от... №: (а не указ). Органы федеральной исполнительной власти в практической работе придерживаются аналогичного порядка оформления выпускаемых документов: постановлений, распоряжений, приказов.

3.18. '"Резолюция" - реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа.

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложении и др.

Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

О.В. Ивановой

Г. П. Смирнову

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой "Яртелссеть " к 21.12.2001

Личная подпись

05.11.2001

При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относятся.

3.19. "Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии:

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет составитель документа.

КС тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

3.20. Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

-типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;

-индивидуальный срок исполнения документа срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

В соответствии с ГОСТом отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом '"Контроль".

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок". Затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения. её вводят для проведения контроля. Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка. На ее верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для простановки срока фактического исполнения документа. Карточка помещается в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики). 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце, в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце, в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. В контрольной картотеке карточки располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в- пределах месяца) соответствует ячейка картотеки.

Контрольная картотека может вестись не только на документы, но и на устные поручения и задания руководства предприятия.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале, на карточке или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

В ряде фирм для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Ряд программ предоставляют пользователю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для- проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится JV» документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). ПК не только будет давать предварительные напоминания секретарю, но и сможет в случае-необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и, в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа" см. раздел 1.2.). Кроме того, ставится отметка об исполнении в карточке или журнале.

Контроль исполнения документов как часть делопроизводства и контроль как функция управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении поставленных целей ("единство команды") и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению контроля за исполнением документов в фирме.

3.21. Правила оформления реквизита "Текст документа" изложены в разделе 4.

3.22. Реквизит "Отметка о наличии приложений" располагается под текстом и может быть оформлен двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на З л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ "Рыбинские моторы " на 5 л. в 1 экз. 2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 30марта 200J г. № 19 и приложения

к нему, всего ни 35 л,

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение; и .5 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронный учет документов» 3 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №3

к приказу директора Института om l4.04.2001 №31
Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

3.23. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы фамилия).

Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, например:
не на бланке организации:
Исполнительный директор компании
"Фантом-93 " личная подпись В. Г. Гупювский
или при использований бланка документа:


Исполнительный директор личная подпись В. Г. Гупювский
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор личная подпись Е. П. Сидоров

Главный бухгалтер личная подпись П. О. Лопухина
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии личная подпись Д. П. Корноухов

Члены комиссии личная подпись А.М. Кукушкин

личная подпись В.А. Молодцов

личная подпись С. М. Перхуров
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель Министра юстиции Заместитель Министра финансов

Российской Федерации Российской Федерации

Личная, Личная

подпись В.М. Степанов подпись А.П. Миронов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

3.24. "Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО

Начальник управления по делам

архивов Администрации Ярославской области

Личная подпись В. М. Кошонин

23.04.2001
Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания

Правления страховой

компании "Ярославия "

Протокол от 25.01.200 J №5
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом:


ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Положения об общих принципах сотрудничества


СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор Генеральный директор

АО "РИКО-ПРЕСС" АОЗТ Торговый дом "Апрель плюс"

личная подпись С. II. Лукичей личная подпись В.Е. Афанасьев

14.06.2001 14.06.2001

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Президент Питер-Траст Лтд Председатель Правления

банка "Югра"

личная личная

подпись С.А.Лшнев подпись Н.М.Титов

17.06.2001 17.06.2001

3.25. "Визы согласования документа" (далее по тексту - визы) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием.

Документ визируется исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами, ответственными, лицами финансовых и экономических служб, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату: при необходимости - должность визирующего, например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись В. Г.Смирнов

12.05.2001.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А. С. Пушкарный

23.02.2001

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).

Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или па отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

В отдельных случаях исполнитель визирует каждый лист документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.26. Реквизит "Печать".

В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений и их официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти.

Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами города, района Российской Федерации.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее по тексту -печать) ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом. Примерный перечень документов, на которых ставится печать, дан в приложении 12.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "МП." без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Порядок хранения и использования печатей и бланков отражен в разделе 7.

3.27. Реквизит "Отметка о заверении копии".

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику следует ''Отметку о заверении копии'" оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи ( инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор Общего отдела личная подпись Л. Д. Никифорова

07.05.2001

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью, организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий с наименованием службы Документационного обеспечения управления организации (канцелярия, общий отдел и т.п.).

3.28. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Например:

Петров или Петров Иван Васильевич

30-32-47 30-32-47

При изготовлении документа машинописным способом отме^. .5 исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания. Например:

Самойлов Василий Сидорович

72-65-43

ОМ2 01.04.2001

3.29. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"'.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении: слова "В дело": номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.04.2001 №11

В дело №14

Личная подпись

01.04.2001

или

Издан приказ от 01.04.2001 №12

"О создании экспертной комиссии"

В дело №01 -01

Личная подпись

12.09.2001

3.30. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" проставляется от руки или в форме штампа в нижней част лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются; порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости часы и минуты.

3.31. Реквизит «Отметка для автоматического поиска и контроля информации» проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа.

Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Отметка может дополняться другими поисковыми данными, в зависимости от особенностей информационных систем организации.
  1   2   3   4   5

Похожие:

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconПримерная инструкция по делопроизводству в учреждении
Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconЕдиные правила оформления лекарств, приготовляемых в аптечных учреждениях...
Все лекарства, приготовляемые в аптечных учреждениях (предприятиях), оформляются соответствующими этикетками

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconИнструкция по применению дезинфицирующего средства «Максимус»
Инструкция предназначена для персонала медицинских, лечебно-профилактических организаций, на санитарном транспорте, многопрофильных...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconИнструкция № ап-12/05 по применению дезинфицирующего средства «Аламинол...
Фгуп «гнц «ниопик», Россия для целей дезинфекции в лечебно-профилактических учреждениях и на предприятиях коммунально-бытового обслуживания,...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconИнструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными...
...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconРаспоряжение
Ссср утвердить и ввести в действие согласованные с Центральным комитетом профсоюза работников просвещения, высшей школы и научных...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconНпо га-85 согласовано
Ссср и является основным нормативным актом Министерства гражданской авиации, регламентирующим вопросы по противопожарному обеспечению...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconПояснительная записка к отчету по форме 21-гит государственной инспекции...
Югре за II полугодие 2012 года по организации федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconПояснительная записка к отчету по форме 21-гит государственной инспекции...
Югре за 1-е полугодие 2012 года по организации федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconПояснительная записка к отчету по форме 21-гит государственной инспекции...
Югре за 1-е полугодие 2013 года по организации федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconПояснительная записка к отчету по форме 21-гит государственной инспекции...
Югре за II полугодие 2013 года по организации федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconТиповая инструкция по применению и техническому обслуживанию огнетушителей...
Инструкция предназначена для применения энергетическими предприятиями

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconТиповая инструкция по применению и техническому обслуживанию огнетушителей...
Инструкция предназначена для применения энергетическими предприятиями

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconИнструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры российской федерации
Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратурах (далее прокуратуры субъектов Российской Федерации), прокуратурах городов...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconИнструкция по делопроизводству пермь 2005
Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...

Типовая инструкция по делопроизводству в организациях, учреждениях и предприятиях ярославль iconИнструкция по использованию радиосвязи в предприятиях и организациях...
...


Руководство, инструкция по применению






При копировании материала укажите ссылку © 2017
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск