Согласовано




НазваниеСогласовано
страница6/11
ТипРуководство пользователя
rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство пользователя
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

3.5 Создание резолюций


Резолюция является разновидностью контрольного документа в системе электронного документооборота Челябинской области и возможна для добавления к входящей корреспонденции пользователями, обладающими соответствующими правами. Модуль «Резолюции» позволяет осуществлять следующие основные функции:

- формирование резолюций на основании базового входящего документа с указанием контрольных сроков и ответственных исполнителей;

- формирование иерархической структуры базового документа и созданных на его основании контрольных документов.

3.5.1 Интерфейс левого бокового меню базы «Входящие»


Левое меню состоит из блоков:



В каждом из блоков располагаются представления, в которых находятся документы с резолюциями в зависимости от их текущего состояния (статуса).

Название представления

Статус

Описание представления в левом меню

БЛОК



Передан на рассмотрение

Содержит новые зарегистрированные входящие документы



Подготовка проекта

Размещаются документы, в резолюциях которых при сохранении карточки был выключен флажок «Передать на согласование»



Передана на согласование

Содержатся документы, в резолюциях которых при сохранении карточки был включен флажок «Передать на согласование»



Согласована

Содержатся документы, у которых хотя бы одна резолюция согласована руководителем



На исполнении

Содержатся документы, у которых хотя бы одна резолюция отправлена на исполнение, а также документы, резолюции которых отправлены исполнителю на доработку



Получен отчет

Содержатся документы, имеющие хотя бы одну резолюцию, по которой исполнителем был сделан и отправлен отчет



Проверена

Содержатся документы, у которых хотя бы одна резолюция подготовлена к снятию с контроля, т.к. отчеты по ним были одобрены руководителем



Работа по документу завершена

Содержатся документы, у которых хотя бы одна резолюция снята с контроля

БЛОК



На исполнении

Содержатся документы с признаком «Срочно», у которых хотя бы одна резолюция отправлена на исполнение



На исполнении

Содержатся документы, у которых есть хотя бы одна резолюция типа «Контроль/ Особый контроль», отправленная на исполнение



На исполнении

Содержатся документы без признака «Срочно», у которых хотя бы одна резолюция не типа «Контроль/ Особый контроль» отправлена на исполнение



На доработке

Содержатся документы с признаком «Срочно», у которых хотя бы одна резолюция отправлена на доработку



На доработке

Содержатся документы, у которых хотя бы одна резолюция типа «Контроль/ Особый контроль», отправлена исполнителю на доработку



На доработке

Содержатся документы, у которых хотя бы одна резолюция отправлена исполнителю на доработку



Направлен отчет

Содержатся документы, имеющие хотя бы одну резолюцию, по которой исполнителем был сделан и отправлен отчет



Работа по документу завершена

Содержатся документы, у которых хотя бы одна резолюция снята с контроля



На исполнении / На доработке

Содержатся документы, у которых резолюции имеют статус «На исполнении» или « На доработке» с контрольной датой меньше текущей или датой создания резолюции, превышающей текущую на 30 дней



3.5.2 Создание новой резолюции


Для создания новой резолюции к документу необходимо сделать следующее:

  1. Перейти в раздел «Входящие»



  1. Выбрать нужный документ из списка, либо воспользоваться поиском.




Список

Область поиска


Откроется карточка Входящего документа.


  1. На верхней панели инструментов нажать кнопку «Резолюция».



Откроется карточка резолюции, часть полей в карточке заполняется автоматически по данным Входящего документа, на основе которого создается резолюция.



  1. Заполнить необходимые поля карточки.

Карточка содержит следующие поля (обязательные для заполнения поля помечены «звездочкой»):

    • Поле «Готова к утверждению» - по умолчанию помечено галкой. Для снятия отметки щелкнуть по надписи «Готово». В этом случае резолюция не уйдет сразу же к исполнителю, ее можно будет отредактировать позже или, при необходимости, удалить.

    • Поле «Дата резолюции» - по умолчанию принимает текущую дату и может быть изменено щелчком по пиктограмме календаря:



Для выбора даты, отличной от текущей, необходимо сначала выбрать значение года, затем месяца, затем даты. Для подтверждения нажать кнопку в правом верхнем углу календаря. Чтобы закрыть календарь без сохранения выбора, нажать кнопку закрытия в правом верхнем углу календаря.

  • Поле «Автор резолюции» - поле с единичным выбором из списка, является обязательным.

  • Поле «Исполнители» - является обязательным полем с множественным выбором из списка. Для отображения списка нажать кнопку с многоточием справа от наименования поля. Отобразится окно выбора исполнителя:



Цифры «5, 7, 9» в верхней части окна позволяют выбрать количество отображаемых в списке элементов.

Цифры в нижней части окна «1/33» и стрелки – это панель навигации по страницам списка и количество страниц.

Для быстрого выбора нужного исполнителя можно воспользоваться строкой поиска в верхней части окна. Для поиска ввести слово или часть слова в строку поиска и нажать клавишу Enter, либо кнопку с изображением лупы.

Если одинаковый вид работы поручается нескольким исполнителям, то все они выбираются путем последовательного добавления:


Для выбора элемента щелкнуть на его наименование с пиктограммой плюса. Выбранный элемент добавится в область в правой части окна. Для удаления элемента щелкнуть по его наименованию с пиктограммой минуса в правой части окна. Для изменения отображения порядка выбранных элементов, переместить элемент на позицию вверх или вниз, используя круглые кнопки со стрелками справа от каждого. Для подтверждения выбора щелкнуть кнопку с галкой в правом нижнем углу окна. Для отмены и закрытия окна без выбора щелкнуть кнопку закрытия в правом верхнем углу окна.

  • Поле «Текст резолюции» - текст может быть введен вручную. Для сохранения введенного теста как автосодержания в целях последующей автоподстановки в другие резолюции нажать кнопку «Сохранить в шаблон» над полем ввода текста. Для автоподстановки текста из имеющегося списка нажать кнопку «Вставить из шаблона».

  • Поле «Резолюции для прочих исполнителей» - текст может быть введен вручную

  • Поле «Тип контроля» - единичный выбор из списка. По умолчанию выбран параметр «Без контроля». При выборе параметров «Контроль» или «Особый контроль» отображается дополнительная секция с полями «Предложение внести до» и «Контрольный срок» - оба поля подразумевают выбор даты из календаря, оба поля по умолчанию пустые. Выбор признака в поле «Тип контроля» влияет на метку, которой будет отмечена резолюция в списке контрольных документов («К», либо «!К»).

  • Поле «Файл резолюции» позволяет прикрепить файл произвольного формата к резолюции. Для добавления файла нажать кнопку «Добавить», выбрать необходимый файл. Прикрепленные файлы отображаются списком. Справа от каждого файла есть кнопка с пиктограммой минуса для удаления конкретного файла. Для удаления всех файлов необходимо нажать кнопку «Удалить все» справа от кнопки «Добавить».

На данном этапе создание резолюции завершается. Если необходимо создать еще одну резолюцию к этому же документу – необходимо нажать кнопку внизу документа. Текущая резолюция сохраняется автоматически. Нажимать вверху страницы кнопку «Сохранить» не требуется, поскольку после данной операции останется возможность создания резолюции на резолюцию, но для создания резолюции к базовому документу необходимо будет вернуться к общему списку документов.

Все созданные к данному документу резолюции отображаются списком на текущей странице проекта новой резолюции. Для перехода к ним необходимо щелкнуть по названию резолюции в списке.


уже назначенные исполнители с наложенной резолюцией

Возможность добавить других исполнителей с иной резолюцией


Для просмотра резолюций к документу необходимо из карточки входящего документа перейти в раздел «Иерархия» . В данном разделе отображена древовидная структура резолюций. Переход к резолюции возможен при щелчке на наименование резолюции.

3.5.3 Наложение резолюции на резолюцию


Для создания резолюции на резолюцию необходимо перейти в карточку резолюции из раздела «Иерархия» и нажать кнопку «Резолюция» на верхней панели инструментов. По завершении редактирования для сохранения единственной резолюции нажать кнопку «Сохранить» вверху страницы. Для создания нескольких резолюций подряд – нажать кнопку «Новый исполнитель» внизу страницы.

Все созданные резолюции отображаются в разделе «Контроль» с различными метками:

- исполненные документы;

- документы, работа по которым завершена;

- документы на контроле;

- документы на особом контроле;

- новые резолюции, не прочитанные текущим пользователем (метка с правой стороны от наименования документа).

Ход исполнения резолюции отображается в самой резолюции при переходе в ее карточку из раздела «Контроль».

В разделе «Контроль» также возможна фильтрация резолюций по статусу. Для этого можно выбрать нужный статус в левом боковом меню:



3.5.4 Согласование резолюций


Варианты выполнения данной операции.

  1. В разделе «Контроль»:

  1. открыть в разделе «Контроль» нужную резолюцию:





  1. В левом верхнем углу страницы нажать кнопку «Действия». Отобразится меню выбора действия.

  2. Выбрать «Согласовать».

Карточка примет вид:



  1. В разделе «Входящие»:

  1. Найти нужный документ, открыть его, кликнув по нему левой кнопкой мыши.

  2. В открывшейся карточке в блоке «Содержание» → «Работа с документом» → найти строку с нужной резолюцией со статусом «Передана на согласование» → нажать кнопку «Согласовать»:




  1. В разделе «Входящие».

  1. из карточки входящего документа перейти в раздел «Иерархия» .

  2. В отображенном списке всех резолюций найти нужную и нажать кнопку «Согласовать» в правой части строки резолюции:




3.5.5 Передача резолюции на исполнение


Согласованную(-ые) Руководителем резолюцию(-и) Помощник руководителя передает на исполнение.

В карточке входящего документа и в режиме «Документ», и в режиме «Иерархия» в правой части строки согласованной резолюции есть значок «Передать на исполнение» - :




3.5.6 Отчет об исполнении резолюции


Конечный исполнитель в базе «Контроль» видит все резолюции, направленные на его имя. На первоначальном этапе работы резолюции имеют статус «На исполнении» и в правой части строки у них имеется значок , показывающий, что Исполнитель данную резолюцию еще не просматривал:


Если резолюция направлена только для ознакомления (например, «Для информации», «К сведению» и т.п.),



то Исполнителю достаточно открыть карточку такой резолюции, вызвать меню нажатием кнопки «Действия», выбрать команду «Принять к сведению»:



После закрытия окна в базе «Контроль» у резолюции изменится статус – «Работа по документу завершена»:



Если же резолюция требует от Исполнителя выполнения каких-либо действий с последующим отчетом, то необходимо будет сделать следующее.

Выполнив задачу, поставленную в резолюции, Исполнитель открывает ее карточку, кнопкой «+Отчет об исполнении» вызывает меню, в котором выбирает «Внести данные об исполнении»:



В открывшейся карточке отчета формулируется краткий текст отчета в поле «Текст отчета», прикрепляется документ:



Карточка принимает вид:



Затем нажатием кнопки «Действия» Исполнитель вызывает меню, в котором выбирает «Отчитаться об исполнении»:



В базе «Контроль» статус резолюции примет вид «Направлен отчет»:


1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Похожие:

Согласовано iconСогласовано согласовано утверждаю
Государственного бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад №108

Согласовано iconСогласовано согласовано
Указания Управления Государственной Инспекции Безопасности дорожного движения мвд по рк от 27. 12. 2012г. №13/6-5153 с методическими...

Согласовано iconРуководство пользователя Код документа: 98957020. 37. 00,00. 11....
«сведения о государственных (муниципальных) закупках с возможными рисками несоблюдения законодательства в данной области» 60

Согласовано iconРуководство администратора 38304406. 42579078. 001. 03 Листов 24...
«Система оперативной отчетности на платформе «Универсальная фронт-офисная система»

Согласовано iconРегламент функционирования Удостоверяющего центра согласовано согласовано...
Начальник отдела технических средств защиты информации Департамента безопасности

Согласовано iconСогласовано согласовано утверждено
Разработчики: гоу нпо то «пл №1» Юношева И. И. мастер производственного обучения высшей категории, Севостьянова Е. В. – мастер производственного...

Согласовано icon"Утверждаю" "Согласовано" Президент федерации шахмат Председатель...
Утверждаю" "Согласовано" Президент федерации шахмат Председатель комитета по спорту

Согласовано iconПравила пожарной безопасности для предприятий и организаций газовой...
Согласовано главным управлением Государственной противопожарной службы мвд россии 15 августа 1997 г. N 20 2/1786

Согласовано iconСогласовано

Согласовано iconСогласовано

Согласовано iconСогласовано Утверждаю

Согласовано iconСогласовано утверждаю

Согласовано iconСогласовано утверждаю

Согласовано icon«согласовано» «утверждаю»

Согласовано iconСогласовано Принято Утверждаю

Согласовано iconЕ. Г. Рогожниковой «Согласовано» «Утверждаю»


Руководство, инструкция по применению






При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск