Согласовано




НазваниеСогласовано
страница5/11
ТипРуководство пользователя
rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство пользователя
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

3.4 Управление исходящей корреспонденцией

3.4.1 Общие сведения


Подсистема «Исходящая корреспонденция» позволяет вести учет исходящей корреспонденции. Доступ к подсистеме «Исходящая корреспонденция» имеет пользователь с ролью «Делопроизводитель».

Подсистема обеспечивает выполнение следующих функций и операций (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.2):

  1. просмотр списка элементов (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.3);

  2. сортировка элементов (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.5) по следующим критериям:

    • номер документа;

    • дата документа;

    • состояние документа;

    • контрольная дата.

  1. просмотр элементов (карточки документа, подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.4);

  2. регистрация исходящего документа (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.6);

  3. редактирование элементов (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.7);

  4. передача документа на рассмотрение (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.8);

  5. удаление (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.9);

  6. поиск и фильтрация элементов (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.4.10).

3.4.2 Общее описание интерфейса


Управление исходящей корреспонденцией возможно на главной странице (раздел «Исходящие») после входа в систему под учетной записью пользователя с ролью «Делопроизводитель» (рисунок 19) или при выборе в главном меню системы раздела «Исходящие».

Главная страница со списком документов (раздел «Исходящие») содержит следующие элементы управления:

  • – кнопка сворачивания/разворачивания панели разделов системы; предназначена для отображения полного/краткого вида главной страницы системы; кнопка расположена в верхнем левом углу системы и доступна во всех модулях системы;



Рисунок 19 – Главная страница раздела «Исходящие»

  • – кнопка «Новый документ» предназначена для создания произвольного вида документа вне зависимости от раздела, в котором находится пользователь в текущий момент. Кнопка находится в левом верхнем углу системы и доступна во всех модулях системы. При нажатии на кнопку открывается меню выбора вида создаваемого документа.

  • – кнопка «Исходящий» предназначена для быстрого создания нового исходящего документа. Кнопка находится в левом верхнем углу системы и доступна только из раздела «Исходящие». При нажатии на кнопку открывается пустая карточка нового документа (подробное описание приведено в п. 3.4.6).

  • – наименование текущего раздела, в котором находится пользователь. Элемент находится в центре верхней панели системы и отображается в каждом модуле системы, изменяясь в соответствии с наименованием текущего раздела.

  • – элемент отображает ФИО текущего пользователя. Элемент находится в правом верхнем углу системы и отображается в каждом модуле системы, изменяясь в соответствии с учетной записью пользователя, осуществившего вход в систему.

  • – кнопка «Справка» предназначена для вызова помощника по системе (руководства пользователя). Кнопка находится в правом верхнем углу системы и доступна во всех модулях системы. При нажатии на кнопку открывается окно справки.

  • – кнопка «Выход» предназначена для завершения текущего сеанса пользователя и выхода из системы. Кнопка находится в правом верхнем углу системы и доступна во всех модулях системы. При нажатии на кнопку открывается стартовая страница системы.

Под верхней панелью системы находится панель разделов (рисунок 20), на которой расположены кнопки доступа к модулям/подсистемам СЭД. Текущий раздел, в котором находится пользователь, выделяется рамкой:



Рисунок 20– панель разделов СЭД с выделенным разделом «Исходящие»

Панель разделов доступна во всех модулях системы и может быть скрыта/развернута кнопкой для удобства работы и изменения величины области отображаемых элементов внутри раздела.

Под панелью разделов находятся закладки , предназначенные для разбивки документов по годам.

Под закладками находится левое боковое вертикальное меню, в котором отображаются документы в работе. Данный раздел предназначен для быстрой фильтрации документов (подробное описание приведено в п. 3.4.10.) В основной части страницы расположены блоки поиска и сортировки элементов отображаемого списка (рисунок 21):



Рисунок 21 – инструменты для поиска и сортировки элементов

Инструменты поиска и сортировки элементов доступны во всех модулях системы и подсистемах для работы с документами (подробное описание приведено в п. 3.4.10 и 3.4.5).

– внизу страницы, под списком документов расположена панель навигации, содержащая количество страниц списка, номер страницы, на которой находится пользователь, кнопки в форме стрелок для перемещения к предыдущей/следующей, либо первой/последней странице списка (подробное описание приведено в п.3.4.3).

3.4.3 Просмотр списка элементов


Функция просмотра списка исходящей корреспонденции предназначена для получения пользователем списка исходящих документов с краткой информацией о них.

Для просмотра списка всех исходящих документов выполнить следующие шаги:

  1. На панели разделов системы выбрать раздел «Исходящие».

  2. Выбрать закладку с годом, за который нужно отобразить документы.

  3. В левом боковом вертикальном меню выбрать «Все».

  4. При необходимости осуществить прокручивание списка документов вниз с помощью колеса мыши, либо воспользовавшись стандартными полосами прокрутки в окне браузера.

  5. Для перехода между страницами воспользоваться панелью навигации, расположенной внизу раздела, под списком документов –

  • – номер текущей страницы списка / количество страниц списка;

  • – кнопки для перехода к первой/последней странице списка;

  • – кнопки для перехода к предыдущей/следующей странице списка.



  1. – для регулирования количества отображаемых на странице элементов списка нажать кнопку с количеством объектов. Текущее количество отображаемых элементов выделится рамкой.

3.4.4 Просмотр элемента (карточки исходящего документа)


      Функция просмотра исходящих документов (карточек документов) предназначена для получения пользователем краткой/подробной информации о документе, либо выполнении операции редактирования, удаления, передачи на рассмотрение документа.

3.4.4.1 Просмотр полной информации о документе (карточки документа)


      Для просмотра полной информации о документе (карточки документа) выполнить следующее:

  1. Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.4.3 и 3.4.10).

  2. Щелкнуть левой кнопкой мыши по наименованию документа в списке. После выполнения данной операции откроется карточка документа, содержащая полную информацию о документе, при условии, что она была заполнена ранее (рисунок 22).

  3. – для выполнения операций редактирования/удаления документа нажать кнопку «Действия» в левом верхнем углу страницы. После выполнения данной операции раскроется меню выбора действия (подробное описание действий редактирования, удаления и отправки документа адресату приведено в п.3.4.7, 3.4.9 и п. 3.4.8 соответственно).



        Рисунок 22 – Карточка исходящего документа



  1. – некоторые блоки отображаются свернутыми для удобства работы с карточкой. Чтобы развернуть/свернуть блок, щелкните мышью по наименованию блока.

  2. Некоторые документы имеют вложенные файлы – они отображаются в поле «Приложенный файл». Для просмотра содержимого файла щелкните мышью по названию файла. Далее отобразится диалоговое окно открытия/сохранения файл, либо файл автоматически сохранится в папку «Загрузки» компьютера (данные действия зависят от настроек браузера).

  3. Некоторые документы имеют связанные файлы – они отображаются в блоке «Связанные документы». Для перехода к карточке связанного документа нажмите на наименование документа. Для возврата к карточке просматриваемого документа нажмите кнопку «Назад» в браузере.

  4. – для просмотра истории работы с документом (операций создания/редактирования/удаления) нажать кнопку «История», расположенную в центральной верхней части страницы.

  5. – для возврата к списку документов нажать круглую кнопку в левом верхнем углу страницы. Карточка закроется, отобразится список документов.

3.4.5 Сортировка списка документов


        Функция сортировки предназначена для изменения порядка отображения списка документов в соответствии с заданными целями пользователя. В системе возможна сортировка документов по нескольким параметрам:

  • по номеру документа;

  • по дате документа;

  • по состоянию (зарегистрирован, передан на рассмотрение, удален);

  • по контрольной дате.

        Панель сортировки расположена над списком документов (рисунок 23). Для выбора параметра сортировки необходимо нажать на соответствующую кнопку. Пиктограмма треугольника (прямого или перевернутого) слева от названия параметра сортировки отображает сортировку по возрастанию, либо по убыванию (по дате, либо в алфавитном порядке).



        Рисунок 23 – Сортировка элементов списка

3.4.6 Регистрация исходящего документа


Функция регистрации исходящих документов предназначена для добавления новых элементов с целью сохранения необходимой информации и выполнения действий редактирования, удаления, передачи адресату.

Для регистрации нового исходящего документа выполнить следующие шаги:

  1. На главной странице системы выбрать раздел «Исходящие».

  2. В левом верхнем углу страницы нажать кнопку «Исходящий» – . После выполнения данной операции откроется пустая редактируемая карточка нового исходящего документа.

  3. Заполнить все необходимые поля.

Карточка содержит следующие поля (обязательные для заполнения поля помечены «звездочкой»):

  • Блок «Общие сведения» – скрываемый блок, содержит следующие поля:

    • «Исходящий номер» – обязательное поле, подразумевает ручной ввод цифр. При наличии в базе документа с таким номером отображает сообщение о дублировании.

    • «Исходящая дата» – обязательное поле, выбор даты из календаря (рисунок 24):



Рисунок 24 – Выбор даты в карточке из календаря

По умолчанию принимает текущую дату. Для выбора даты, отличной от текущей, необходимо сначала выбрать значение года, затем месяца, затем даты. Для подтверждения нажать кнопку в правом верхнем углу календаря. Чтобы закрыть календарь без сохранения выбора, нажать кнопку закрытия в правом верхнем углу календаря.

    • «Бронь» – может быть помечено флагом, либо оставаться пустым. Для установки флага щелкнуть по надписи «Бронь», для снятия флага выполнить аналогичное действие. При выборе данной опции после сохранения создается пустая карточка документа с присвоенным исходящим номером и статусом «Забронировано».

    • «Дополнительный номер» – текстовое поле для ручного ввода;

    • «Ответ на входящий номер» – текстовое поле для ручного ввода;

    • «Кто подписал» – обязательное поле, единичный выбор из списка. Для выбора подписанта щелкнуть по кнопке с многоточием, выбрать нужный элемент из списка.

    • «Адресаты внешние» – множественный выбор адресата из списка.

        Для выбора адресата из списка нажать кнопку с многоточием – отобразится список элементов для выбора (рисунок 25):



        Рисунок 25 – список элементов для выбора адресата

        Для выбора элемента щелкнуть на его наименование с пиктограммой плюса. Выбранный элемент добавится в область в правой части окна. Для удаления элемента щелкнуть по его наименованию с пиктограммой минуса в правой части окна. Для подтверждения выбора щелкнуть кнопку с флагом в правом верхнем углу окна. Для отмены и закрытия окна без выбора щелкнуть кнопку закрытия в правом верхнем углу окна.

    • «Адрес МЭДО» – автозаполняемое поле, при выбранном значении в поле «Адресаты внешние» автоматически принимает соответствующее данному адресату значение адреса МЭДО.

    • «Отправлять по МЭДО» – может быть помечено флагом, либо оставаться пустым. Для установки флага щелкнуть по надписи «Отправлять по МЭДО», для снятия флага выполнить аналогичное действие.

    • «Адресаты внутренние» – множественный выбор адресата из списка.

    • «Прочие адресаты» – тестовое поле для ручного ввода.

  • Блок «Содержание» – скрываемый блок, содержит следующие поля:

    • «Краткое содержание» – текст может быть введен вручную. Для сохранения введенного теста как автосодержания в целях последующей автоподстановки в другие документы нажать кнопку «Сохранить в шаблон» над полем ввода текста. Для автоподстановки текста из имеющегося списка нажать кнопку «Вставить из шаблона».

    • «Приложенный файл» – прикрепление вложенного файла любого формата. Для прикрепления файла нажать кнопку «Добавить», выбрать в открывшемся диалоговом окне расположение файла. Прикрепленный файл отобразится в списке. Для удаления файла нажать кнопку «Удалить» с пиктограммой минуса справа от названия файла. Для удаления всех вложенных файлов нажать кнопку «Удалить все» справа от кнопки «Добавить».

    • «Поступил ответ (Краткое содержание)» – текстовое поле для ручного ввода без возможности автоподстановки;

  • Блок «Дополнительные сведения» – скрываемый блок, содержащий следующие поля:

    • «Сведения об отправке» – текстовое поле для ручного ввода;

    • «ФИО исполнителя» – единичный выбор из списка, а также возможность ручного ввода текста.

  1. Для сохранения введенных сведений нажать кнопку «Сохранить» в левом верхнем углу страницы. Карточка станет не редактируемой, внесенные изменения сохранятся.

  2. Для отмены регистрации нового документа нажать кнопку «Отмена» в левом верхнем углу страницы.

  3. Для закрытия сохраненной карточки и перехода к просмотру списка документов в верхнем левом углу карточки нажать круглую кнопку «Закрыть».

        В случае если карточка не сохраняется, следует проверить, заполнены ли все обязательные поля, помеченные символом «звездочки». Под каждым незаполненным обязательным полем отобразится сообщение о необходимости внести данные (рисунок 26):



        Рисунок 26 – сообщение о необходимости заполнить обязательное поле

3.4.7 Редактирование документа


Функция редактирования документов предназначена для внесения изменений в уже существующие документы. Для редактирования исходящего документа выполнить следующие шаги:

  1. На главной странице системы выбрать раздел «Исходящие».

  2. Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.4.3 и 3.4.10).

  3. Щелкнуть по наименованию документа для просмотра карточки и списка возможных действий с ним.

  4. В левом верхнем углу страницы нажать кнопку «Действия». Отобразится меню выбора действия.

  5. Выбрать «Редактировать».

  6. Внести необходимые изменения в карточку.

  7. В верхнем левом углу страницы нажать «Сохранить». Карточка закроется, отобразится общий список документов.

3.4.8 Отправка документа адресату


Функция предназначена для передачи документа адресату, указанному в соответствующем поле карточки документа.

Для передачи исходящего документа адресату выполнить следующие шаги:

  1. На главной странице системы выбрать раздел «Исходящие».

  2. Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.4.3 и 3.4.10).

  3. Щелкнуть по наименованию документа для просмотра карточки и списка возможных действий с ним.

  4. В левом верхнем углу страницы нажать кнопку «Действия». Отобразится меню выбора действия.

  5. Выбрать «Отправка адресатам». Документ будет передан на рассмотрение внешним и внутренним адресатам, указанным в соответствующих полях карточки документа, статус документа изменится на «Отправлено адресату». Карточка закроется, отобразится общий список документов. В случае отсутствия адресов e-mail в справочнике корреспондентов, будет выведен список адресатов, доставка документа которым не может быть завершена успешно.

3.4.9 Удаление исходящих документов


Функция удаления элементов предназначена для удаления неактуальных документов. Удаление возможно только для документов со статусом «Зарегистрирован». Для удаления документа выполнить следующие шаги:

  1. На главной странице системы выбрать раздел «Исходящие».

  2. Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.4.3 и 3.4.10).

  3. Щелкнуть по наименованию документа для просмотра карточки документа и списка возможных действий с ним.

  4. В левом верхнем углу страницы нажать кнопку «Действия». Отобразится меню выбора действия.

  5. Выбрать «Перенести в удаленные». Откроется окно подтверждения удаления.

  6. Для удаления в левом верхнем углу страницы нажать кнопку «ОК». Карточка закроется, отобразится общий список элементов.

  7. При ошибочном выборе действия удаления, в верхнем левом углу страницы нажать «Отмена». Карточка закроется, отобразится общий список элементов.

Удаленные документы перемещаются в раздел «Удаленные» в левом боковом вертикальном меню главной страницы раздела «Исходящие» и доступны для просмотра карточки.
      1. Поиск и фильтрация исходящих документов


3.4.10.1 Поиск элементов (простой поиск)

Функция поиска документов предназначена для быстрого нахождения конкретных документов при наличии известного параметра поиска.

Для быстрого поиска по одному параметру выполнить следующее:

  1. В строку поиска, расположенную над списком документов, ввести значение известного параметра документа, имеющегося в карточке.

  2. Для осуществления поиска нажать кнопку с изображением лупы справа от строки поиска, либо клавишу «Enter». Отобразится список найденных элементов. В случае если поиск не даст результатов, отобразится пустой список.

  3. Для сброса результатов поиска и отображения полного списка корреспондентов нажать кнопку справа от кнопки с изображением лупы.

Поиск осуществляется не только в карточке документа, но и внутри вложенных файлов, представленных в машиночитаемом формате.

3.4.10.2 Фильтрация элементов (расширенный поиск)


Функция фильтрации (расширенного поиска) элементов предназначена для задания более сложных условий поиска элементов, чем при простом поиске.

Для поиска по нескольким параметрам выполнить следующее:

  1. Нажать кнопку справа от строки простого поиска. Раскроется блок добавления условий фильтрации (рисунок 27):



Рисунок 27 – Блок добавления условий фильтрации списка

  1. Внести значение для поиска в соответствующее поле, нажать «Добавить» справа от поля.

  2. При необходимости внести еще одно значение для сужения количества искомых элементов, нажать кнопку «Добавить». Добавленные условия фильтрация отобразятся под блоком поиска. Искомые элементы появятся в списке документов сразу же после каждого нажатия кнопки «Добавить».

  3. При необходимости для удаления добавленных условий фильтрации нажать «Удалить» слева от каждого условия.

  4. При необходимости скрыть блок фильтрации нажатием на кнопку «Расширенный поиск». При выполнении данной операции добавленные условия фильтрации сохраняются.

3.4.10.3 Быстрая фильтрация по готовым шаблонам


В системе имеется возможность быстрой фильтрации документов по заданным шаблонам. Список шаблонов представлен в левом боковом вертикальном меню «Документы в работе» и содержит следующие параметры:

  • «Все» – отображает полный список исходящих документов.

  • «Созданные мной» – отображает список документов, зарегистрированных, забронированных и отправленных адресату текущим пользователем.

  • «Забронированные» – отображает список забронированных документов;

  • «Зарегистрированные» – отображает список документов, зарегистрированных текущим пользователем;

  • «Отправленные» – отображает список документов, отправленных адресату текущим пользователем;

  • «Удаленные» – отображает список документов со статусом «Удален».
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Похожие:

Согласовано iconСогласовано: Заместитель главного врача по экономическим вопросам
Согласовано: главная медицинская сестра Согласовано: начальник отдела планирования и размещения закупок

Согласовано iconСогласовано согласовано утверждаю
Государственного бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад №108

Согласовано iconСогласовано согласовано
Указания Управления Государственной Инспекции Безопасности дорожного движения мвд по рк от 27. 12. 2012г. №13/6-5153 с методическими...

Согласовано iconРуководство пользователя Код документа: 98957020. 37. 00,00. 11....
«сведения о государственных (муниципальных) закупках с возможными рисками несоблюдения законодательства в данной области» 60

Согласовано iconРуководство администратора 38304406. 42579078. 001. 03 Листов 24...
«Система оперативной отчетности на платформе «Универсальная фронт-офисная система»

Согласовано iconРегламент функционирования Удостоверяющего центра согласовано согласовано...
Начальник отдела технических средств защиты информации Департамента безопасности

Согласовано iconСогласовано согласовано утверждено
Разработчики: гоу нпо то «пл №1» Юношева И. И. мастер производственного обучения высшей категории, Севостьянова Е. В. – мастер производственного...

Согласовано icon"Утверждаю" "Согласовано" Президент федерации шахмат Председатель...
Утверждаю" "Согласовано" Президент федерации шахмат Председатель комитета по спорту

Согласовано iconПравила пожарной безопасности для предприятий и организаций газовой...
Согласовано главным управлением Государственной противопожарной службы мвд россии 15 августа 1997 г. N 20 2/1786

Согласовано iconСогласовано

Согласовано iconСогласовано

Согласовано iconСогласовано утверждаю

Согласовано iconСогласовано утверждаю

Согласовано iconСогласовано Утверждаю

Согласовано icon«согласовано» «утверждаю»

Согласовано iconЕ. Г. Рогожниковой «Согласовано» «Утверждаю»


Руководство, инструкция по применению






При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск