Согласовано




НазваниеСогласовано
страница4/11
ТипРуководство пользователя
rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство пользователя
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

3.3 Управление входящей корреспонденцией

3.3.1 Общие сведения


Подсистема «Входящая корреспонденция» позволяет вести учет входящей корреспонденции и осуществлять контроль исполнительской дисциплины. Доступ к подсистеме «Входящая корреспонденция» имеет пользователь с ролью «Делопроизводитель».

Подсистема обеспечивает выполнение следующих функций и операций (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.2):

  1. просмотр списка элементов (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.3);

  2. сортировка элементов (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.5) по следующим критериям:

    • номеру документа;

    • дате документа;

    • состоянию документа;

    • контрольной дате.

  3. просмотр элементов (карточки документа, подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.4);

  4. регистрация входящего документа (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.6);

  5. редактирование элементов (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.7);

  6. передача документа на рассмотрение (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.8);

  7. удаление (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.9);

  8. поиск и фильтрация элементов (подробное описание интерфейса приведено в п. 3.3.10).

3.3.2 Общее описание интерфейса


Управление входящей корреспонденцией возможно на главной странице (раздел «Входящие») после входа в систему под учетной записью пользователя с ролью «Делопроизводитель» (рисунок 12) или при выборе в главном меню системы раздела «Входящие».



Рисунок 12 – Главная страница раздела «Входящие»

Главная страница со списком документов (раздел «Входящие») содержит следующие элементы управления:

  • – кнопки сворачивания/разворачивания верхнего и левого меню разделов системы; предназначены для отображения полного/краткого вида главной страницы системы; кнопки расположены в верхнем левом углу системы и доступны во всех модулях системы;

  • – кнопка «Новый документ» предназначена для создания произвольного вида документа вне зависимости от раздела, в котором находится пользователь в текущий момент. Кнопка находится в левом верхнем углу системы и доступна во всех модулях системы. При нажатии на кнопку открывается меню выбора вида создаваемого документа.

  • – кнопка «Входящий» предназначена для быстрого создания нового входящего документа вида «Письмо». Кнопка находится в левом верхнем углу системы и доступна только из раздела «Входящие». При нажатии на кнопку открывается пустая карточка нового документа (подробное описание приведено в п. 3.3.6).

  • – наименование текущего раздела, в котором находится пользователь. Элемент находится в центре верхней панели системы и отображается в каждом модуле системы, изменяясь в соответствии с наименованием текущего раздела.

  • – элемент отображает ФИО текущего пользователя. Элемент находится в правом верхнем углу системы и отображается в каждом модуле системы, изменяясь в соответствии с учетной записью пользователя, осуществившего вход в систему.

  • – кнопка «Справка» предназначена для вызова помощника по системе (руководства пользователя). Кнопка находится в правом верхнем углу системы и доступна во всех модулях системы. При нажатии на кнопку открывается окно справки.

  • – кнопка «Выход» предназначена для завершения текущего сеанса пользователя и выхода из системы. Кнопка находится в правом верхнем углу системы и доступна во всех модулях системы. При нажатии на кнопку открывается стартовая страница системы.

Под верхней панелью системы находится панель разделов (рисунок 13), на которой расположены кнопки доступа к модулям/подсистемам СЭД. Текущий раздел, в котором находится пользователь, выделяется цветом:



Рисунок 13 – панель разделов СЭД с выделенным разделом «Входящие»

Панель разделов доступна во всех модулях системы и может быть скрыта/развернута кнопкой для удобства работы и изменения величины области отображаемых элементов внутри раздела.

Под панелью разделов находятся закладки , предназначенные для разбивки документов по годам. При первом входе пользователя в какой-либо раздел необходимо щелкнуть по нужной закладке, чтобы отобразились документы/резолюции, которые уже, возможно, там есть, иначе содержимое раздела будет пустым.

Под закладками находится левое боковое вертикальное меню, в котором отображаются документы в работе. Данный раздел предназначен для быстрой фильтрации документов (подробное описание приведено в п….). При необходимости его можно скрыть, щелкнув по кнопке в левом верхнем углу окна . В основной части страницы расположены блоки поиска и сортировки элементов отображаемого списка (рисунок 14):



Рисунок 14 – инструменты для поиска и сортировки элементов

Инструменты поиска и сортировки элементов доступны во всех модулях системы и подсистемах для работы с документами (подробное описание приведено в п. 3.3.5 и 3.3.10).

– внизу страницы, под списком корреспондентов расположена панель навигации, содержащая количество страниц списка, номер страницы, на которой находится пользователь, кнопки в форме стрелок для перемещения к предыдущей/следующей, либо первой/последней странице списка (подробное описание приведено в п.3.3.3).

3.3.3 Просмотр списка элементов


Функция просмотра списка входящей корреспонденции предназначена для получения пользователем списка входящий документов с краткой информацией о них.

Для просмотра списка всех входящих документов выполнить следующие шаги:

    1. На панели разделов системы выбрать раздел «Входящие».

    2. Выбрать закладку с годом, за который нужно отобразить документы.

    3. В левом боковом вертикальном меню выбрать «Все».

    4. При необходимости осуществить прокручивание списка документов вниз с помощью колеса мыши, либо воспользовавшись стандартными полосами прокрутки в окне браузера.

    5. Для перехода между страницами воспользоваться панелью навигации, расположенной внизу раздела, под списком документов –

  • – номер текущей страницы списка / количество страниц списка;

  • – кнопки для перехода к первой/последней странице списка;

  • – кнопки для перехода к предыдущей/следующей странице списка.

    1. – для регулирования количества отображаемых на странице элементов списка нажать кнопку с количеством объектов. Текущее количество отображаемых элементов выделится рамкой.

3.3.4 Просмотр элемента (карточки входящего документа)


      Функция просмотра входящих документов (карточек документов) предназначена для получения пользователем краткой/подробной информации о документе, либо выполнении операции редактирования, удаления, передачи на рассмотрение документа.

      Для просмотра полной информации о документе (карточки документа) выполнить следующее:

  1. Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.3.3 и 3.3.10).

  2. Щелкнуть левой кнопкой мыши по наименованию документа в списке. После выполнения данной операции откроется карточка документа, содержащая полную информацию о документе, при условии, что она была заполнена ранее (рисунок 15):



        Рисунок 15 – Карточка входящего документа

  1. – для выполнения операций редактирования/удаления корреспондента нажать кнопку «Действия» в левом верхнем углу страницы. После выполнения данной операции раскроется меню выбора действия (подробное описание действий редактирования, удаления и передачи на рассмотрение приведено в п.3.3.7, 3.3.9 и п. 3.3.8 соответственно).



  1. – некоторые блоки отображаются свернутыми для удобства работы с карточкой. Чтобы развернуть/свернуть блок, щелкните мышью по наименованию блока.

  2. Некоторые документы имеют вложенные файлы – они отображаются и в верхнем правом углу карточки, и в блоке «Содержание», в поле «Работа с документом». Для просмотра содержимого файла щелкните мышью по названию файла. Далее отобразится диалоговое окно открытия/сохранения файл, либо файл автоматически сохранится в папку «Загрузки» компьютера (данные действия зависят от настроек браузера).

  3. Некоторые документы имеют связанные файлы – они отображаются в блоке «Связанные документы». Для перехода к карточке связанного документа нажмите на наименование документа. Для возврата к карточке просматриваемого документа нажмите кнопку «Назад» в браузере.

  4. – для просмотра истории работы с документом (операций создания/редактирования/удаления) нажать кнопку «История», расположенную в центральной верхней части страницы.

  5. – для возврата к списку документов нажать круглую кнопку в левом верхнем углу страницы. Карточка закроется, отобразится список документов.

3.3.5 Сортировка списка документов


        Функция сортировки предназначена для изменения порядка отображения списка документов в соответствии с заданными целями пользователя. В системе возможна сортировка документов по нескольким параметрам:

  • по номеру документа;

  • по дате документа;

  • по состоянию (зарегистрирован, передан на рассмотрение, удален);

  • по контрольной дате.

        Панель сортировки расположена над списком документов (рисунок 16). Для выбора параметра сортировки необходимо нажать на соответствующую кнопку. Пиктограмма треугольника (прямого или перевернутого) слева от названия параметра сортировки отображает сортировку по возрастанию, либо по убыванию (по дате, либо в алфавитном порядке).



        Рисунок 16 – Сортировка элементов списка

3.3.6 Регистрация входящего документа


Функция регистрации входящих документов предназначена для добавления новых элементов с целью сохранения необходимой информации и выполнения действий редактирования, удаления, передачи на рассмотрение.

Для регистрации нового входящего документа выполнить следующие шаги:

  1. На главной странице системы выбрать раздел «Входящие».

  2. В левом верхнем углу страницы нажать кнопку «Входящий» – . После выполнения данной операции откроется пустая редактируемая карточка нового входящего документа.

  3. Заполнить все необходимые поля.

Карточка содержит следующие поля (обязательные для заполнения поля помечены «звездочкой»):

  • Поле «Готово к отправке» – по умолчанию помечено флагом. В этом случае после сохранения документ сразу будет доступен руководителю для просмотра и наложения резолюций.

  • Поле «Вид документа» – обязательное поле. По умолчанию принимает значение «Письмо». При необходимости выбора иного вида документа щелкнуть по кнопке с многоточием, затем выбрать нужный вид документа из списка.

  • Поле «Категория» – обязательное поле, единичный выбор из двух параметров «Внутреннее», либо «ДСП». Одновременно может быть выбрано только одно значение.

  • Поле «Исходящий номер» – необязательное поле, подразумевает ручной ввод цифр. При наличии в базе документа с таким номером отображается сообщение о дублировании.

  • Поле «Входящий номер» – формируется автоматически в зависимости от выбранных значений в других полях. Часть номера может быть введена вручную.

  • Поле «Исходящая дата» – необязательное поле, выбор даты из календаря

      • поле «Входящая дата» – обязательное поле, выбор даты из календаря;

      • поле «Способ доставки» – подразумевает выбор даты и способа доставки из списка элементов «Почта», «Факс», «Эл. почта», «Телеграмма», «МЭДО». Сначала необходимо выбрать дату в календаре (если дата отлична от текущей), затем поочередно нажимать кнопки с нужными способами доставки. Элементы добавляются в список с выбранной датой. Для удаления какого-либо способа доставки нажать кнопку «Удалить» справа от способа доставки в списке.

      • Поле «Корреспондент» – обязательное поле, подразумевает единичный выбор из списка

        Для навигации по списку воспользоваться кнопками навигации внизу окна, либо строкой поиска. При ошибочном вызове меню нажать кнопку закрытия в правом верхнем углу окна.

  • Поле «Организация» – текстовое поле для ручного ввода;

  • Поле «Адрес» – текстовое поле для ручного ввода;

  • Поле «ФИО» – текстовое поле для ручного ввода;

  • Поле «Дополнительные корреспонденты» – множественный выбор корреспондента из списка, а также возможность ручного ввода.

        Для выбора корреспондента из списка нажать кнопку с многоточием слева от поля. Отобразится список элементов для выбора (рисунок 17)



        Рисунок 17 – список элементов для выбора корреспондента

        Для выбора элемента щелкнуть на его наименование с пиктограммой плюса. Выбранный элемент добавится в область правой части окна. Для удаления элемента щелкнуть по его наименованию с пиктограммой минуса в правой части окна. Для подтверждения выбора щелкнуть кнопку с флагом в правом верхнем углу окна. Для отмены и закрытия окна без выбора щелкнуть кнопку закрытия в правом верхнем углу окна.

  • Поле «Адресат» – обязательное поле, единичный выбор из списка;

  • Поле «Дополнительные адресаты» – множественный выбор адресата из списка, а также возможность ручного ввода.

  • Поле «Тема» – обязательное поле, единичный выбор из списка;

  • Блок «Содержание» – содержит поля:

    • раздел для добавления текста содержания – текст может быть введен вручную. Для сохранения введенного теста как автосодержания в целях последующей автоподстановки в другие документы нажать кнопку «Сохранить в шаблон» над полем ввода текста. Для автоподстановки текста из имеющегося списка нажать кнопку «Вставить из шаблона».

    • Признак срочности – может быть помечено флагом, либо оставаться пустым. Для установки флага щелкнуть по надписи «Срочно». Для снятия флага выполнить аналогичное действие.

    • «Документ» – прикрепление вложенного файла любого формата. Для прикрепления файла нажать кнопку «Добавить», выбрать в открывшемся диалоговом окне расположение файла. Прикрепленный файл отобразится в списке. Можно добавить несколько файлов. Для удаления файла нажать кнопку «Удалить» с пиктограммой минуса справа от названия файла. Для удаления всех вложенных файлов нажать кнопку «Удалить все» справа от кнопки «Добавить».

  • Блок «Связанные документы» – скрываемое поле, позволяет создать связь с другими документами (входящими, исходящими). Для создания связи щелкнуть по кнопке с многоточием для выбора базы. Далее щелкнуть по кнопке «Добавить», выбрав необходимый документ. Связанный документ отобразится в списке. Для его удаления нажать кнопку «Удалить» справа от названия документа. Для просмотра карточки связанного документа щелкнуть по наименованию связанного документа в списке. Отобразится карточка документа. Для возврата к редактированию текущей карточки нажать кнопку «Назад» в браузере.

  • Блок «Работа с документом» – скрываемый блок, содержит следующие поля:

    • «Ход исполнения» – предполагает ручной ввод текста;

    • «Соисполнители» – множественный выбор из списка

    • «Заключение» – предполагает ручной ввод текста.

  • Блок «Дополнительные сведения» – скрываемый блок, содержит текстовые поля для ручного ввода: «Экземпляр №», «Количество листов», «Количество приложений», «Примечания».

  • Блок «Результат исполнения» – скрываемый блок, содержит следующие поля:

    • «Номер документа ответа» – предполагает ручной ввод цифр;

    • «Дата документа ответа» – выбор даты из календаря;

    • «Кто подписал» – единичный выбор из списка.

  • Блок «Списание документа в дело» – скрываемый блок, содержит поля для ручного ввода цифр: «Дело №», «Том №», «Листы».

  1. Для сохранения введенных сведений нажать кнопку «Сохранить» в левом верхнем углу страницы. Карточка станет не редактируемой, внесенные изменения сохранятся.

  2. Для отмены регистрации нового документа нажать кнопку «Отмена» в левом верхнем углу страницы.

  3. Для закрытия сохраненной карточки и перехода к просмотру списка документов в верхнем левом углу карточки нажать круглую кнопку «Закрыть».

        В случае если карточка не сохраняется, следует проверить, заполнены ли все обязательные поля, помеченные символом «звездочки». Под каждым незаполненным обязательным полем отобразится сообщение о необходимости внести данные (рисунок 17):



        Рисунок 17 – сообщение о необходимости заполнить обязательное поле

3.3.7 Редактирование документа


Функция редактирования документов предназначена для внесения изменений в уже существующие документы. Для редактирования входящего документа выполнить следующие шаги:

  1. На главной странице системы выбрать раздел «Входящие».

  2. Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.3.3 и 3.310).

  3. Щелкнуть по наименованию документа для просмотра карточки и списка возможных действий с ним.

  4. В левом верхнем углу страницы нажать кнопку «Действия». Отобразится меню выбора действия.

  5. Выбрать «Редактировать».

  6. Внести необходимые изменения в карточку.

  7. В верхнем левом углу страницы нажать «Сохранить». Карточка закроется, отобразится общий список документов.

!!! Данная функция не доступна под ролью «Руководитель».

3.3.8 Передача документа на рассмотрение


Функция передачи документа на рассмотрение предназначена для назначения ответственного за обработку документа.

Для передачи входящего документа на рассмотрение адресату выполнить следующие шаги:

  1. На главной странице системы выбрать раздел «Входящие».

  2. Найти нужный документ в списке (см. пункт 3.3.3 и 3.3.10).

  3. Щелкнуть по наименованию документа для просмотра карточки и списка возможных действий с ним.

  4. В левом верхнем углу страницы нажать кнопку «Действия». Отобразится меню выбора действия.

  5. Выбрать «Передать на рассмотрение». Документ будет передан на рассмотрение адресату, указанному в поле «Адресат» документа, статус документа изменится на «Передано на рассмотрение». Карточка закроется, отобразится общий список документов.

3.3.9 Поиск и фильтрация входящих документов

3.3.9.1 Поиск элементов (простой поиск)


Функция поиска документов предназначена для быстрого нахождения конкретных документов при наличии известного параметра поиска.

Для быстрого поиска по одному параметру выполнить следующее:

  1. в строку поиска, расположенную над списком документов, ввести значение известного параметра документа, имеющегося в карточке;

  2. для осуществления поиска нажать кнопку с изображением лупы справа от строки поиска, либо клавишу «Enter». Отобразится список найденных элементов. В случае если поиск не даст результатов, отобразится пустой список;

  3. для сброса результатов поиска и отображения полного списка корреспондентов нажать кнопку справа от кнопки с изображением лупы.

Поиск осуществляется не только в карточке документа, но и внутри вложенных файлов, представленных в машиночитаемом виде.

3.3.9.2 Фильтрация элементов (расширенный поиск)


Функция фильтрации (расширенного поиска) элементов предназначена для задания более сложных условий поиска элементов, чем при простом поиске.

Для поиска по нескольким параметрам выполнить следующее:

  1. Нажать кнопку справа от строки простого поиска. Раскроется блок добавления условий фильтрации (рисунок 18):



Рисунок 18 – Блок добавления условий фильтрации списка

  1. Внести значение для поиска в соответствующее поле, нажать «Добавить» справа от поля.

  2. При необходимости внести еще одно значение для уменьшения количества искомых элементов, нажать кнопку «Добавить». Добавленные условия фильтрация отобразятся под блоком поиска. Искомые элементы появятся в списке документов сразу же после каждого нажатия кнопки «Добавить».

  3. При необходимости для удаления добавленных условий фильтрации нажать «Удалить» слева от каждого условия.

  4. При необходимости скрыть блок фильтрации нажатием на кнопку «Расширенный поиск». При выполнении данной операции добавленные условия фильтрации сохраняются.

3.3.9.3 Быстрая фильтрация по готовым шаблонам


В системе имеется возможность быстрой фильтрации документов по заданным шаблонам. Список шаблонов представлен в левом боковом вертикальном меню «Документы в работе» и содержит следующие параметры:

  • «Все» – отображает полный список входящих документов.

  • «Новые на рассмотрении» – отображает список документов, имеющих статус «На рассмотрении».

  • «Созданные мной» – отображает список документов, зарегистрированных текущим пользователем.

  • «Переданные адресату» – отображает список документов, переданных на рассмотрение адресату текущим пользователем.

  • «Почта» – отображает список документов, вид способа доставки которых содержит параметр «Почта».

  • «Телеграммы» – отображает список документов, вид способа доставки которых содержит параметр «Телеграмма».

  • «Факсы» – отображает список документов, вид способа доставки которых содержит параметр «Факс».

  • «Нормативно-правовые акты» – отображает список нормативно-правовых актов.

  • «Получено по МЭДО» – отображает список документов, полученных по МЭДО.

  • «Получено из ОИВ» – отображает список документов, полученных из ОИВ.

  • «Удаленные» – отображает список документов со статусом «Удален».
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Похожие:

Согласовано iconСогласовано: Заместитель главного врача по экономическим вопросам
Согласовано: главная медицинская сестра Согласовано: начальник отдела планирования и размещения закупок

Согласовано iconСогласовано согласовано утверждаю
Государственного бюджетного дошкольного образовательного учреждения детский сад №108

Согласовано iconСогласовано согласовано
Указания Управления Государственной Инспекции Безопасности дорожного движения мвд по рк от 27. 12. 2012г. №13/6-5153 с методическими...

Согласовано iconРуководство пользователя Код документа: 98957020. 37. 00,00. 11....
«сведения о государственных (муниципальных) закупках с возможными рисками несоблюдения законодательства в данной области» 60

Согласовано iconРуководство администратора 38304406. 42579078. 001. 03 Листов 24...
«Система оперативной отчетности на платформе «Универсальная фронт-офисная система»

Согласовано iconРегламент функционирования Удостоверяющего центра согласовано согласовано...
Начальник отдела технических средств защиты информации Департамента безопасности

Согласовано iconСогласовано согласовано утверждено
Разработчики: гоу нпо то «пл №1» Юношева И. И. мастер производственного обучения высшей категории, Севостьянова Е. В. – мастер производственного...

Согласовано icon"Утверждаю" "Согласовано" Президент федерации шахмат Председатель...
Утверждаю" "Согласовано" Президент федерации шахмат Председатель комитета по спорту

Согласовано iconПравила пожарной безопасности для предприятий и организаций газовой...
Согласовано главным управлением Государственной противопожарной службы мвд россии 15 августа 1997 г. N 20 2/1786

Согласовано iconСогласовано

Согласовано iconСогласовано

Согласовано iconСогласовано утверждаю

Согласовано icon«согласовано» «утверждаю»

Согласовано iconСогласовано Утверждаю

Согласовано iconСогласовано утверждаю

Согласовано iconСогласовано Принято Утверждаю


Руководство, инструкция по применению






При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск